Absence & Coverage Überblick
Vitextra Absence & Coverage bringt den alltäglichen Abwesenheitsprozess in Microsoft 365. Mitarbeiter beantragen Abwesenheiten, Vorgesetzte genehmigen oder lehnen die Anträge ab, alle sehen, wer abwesend ist, und Kollegen übernehmen Aufgaben, solange jemand fehlt — alles auf einer SharePoint-Seite oder in Microsoft Teams, ohne separates HR-System und ohne Daten an einen externen Dienst zu senden.
Die Lösung besteht aus drei Webparts, die gemeinsam auf einer gemeinsamen Website arbeiten: My Absences, Team Absence Calendar und Substitutions. Dieser Artikel erklärt, was jedes Webpart leistet, wer damit arbeitet, wo die Daten liegen, was Sie vorab benötigen und was diese Version des Produkts bewusst nicht tut.
Die drei Webparts
| Webpart | Funktion | Typische Anwender |
|---|---|---|
| My Absences | Eine persönliche Seite: Saldenkarten pro Abwesenheitsart, die Liste Ihrer Anträge mit Status, das Fenster Neuer Antrag (Arbeitstage, halbe Tage, Prüfungen auf Überschneidung und Saldo, eine Vertretung), anstehende gesetzliche Feiertage und eine .ics-Datei für Ihren Kalender. Vorgesetzte erhalten die Registerkarte Genehmigungen mit den Anträgen, die auf ihre Entscheidung warten. | Alle Mitarbeiter; Vorgesetzte und Genehmigende |
| Team Absence Calendar | Eine Zeitachse (Personen nach Tagen) und eine Monatsansicht, wer abwesend ist, ein Bereich Heute abwesend (2) mit den Vertretungen, Filter nach Abwesenheitsart, schraffiert dargestellte Anträge mit ausstehender Genehmigung, farbig hinterlegte Feiertage und Wochenenden sowie ein Export als CSV. | Mitarbeiter, Vorgesetzte, Personalabteilung |
| Substitutions | Die Registerkarten Ich vertrete, Meine Vertretung und Wer vertritt wen sowie — für Vorgesetzte — Keine Vertretung. Kollegen nehmen eine Vertretung an oder lehnen sie ab; Vorgesetzte weisen Vertretungen zu und sehen Abwesenheiten, die niemand abdeckt. | Vertretungen, abwesende Mitarbeiter, Vorgesetzte |
Wer was nutzt
| Rolle | Aufgaben | Wo |
|---|---|---|
| Mitarbeiter | Beantragt Abwesenheiten, verfolgt den Status, prüft Salden, storniert einen Antrag, übernimmt eine Abwesenheit in einen persönlichen Kalender | My Absences |
| Vorgesetzter / Genehmigender | Genehmigt oder lehnt Anträge ab, prüft, wer im selben Zeitraum noch abwesend ist, weist Vertretungen zu, findet Abwesenheiten ohne Vertretung | My Absences (Genehmigungen), Substitutions (Keine Vertretung), Team Absence Calendar |
| Kollegen | Sehen, wer heute abwesend ist und wer die Person vertritt | Team Absence Calendar |
| Vertretung | Nimmt eine Vertretung an oder lehnt sie ab und sieht, was abzudecken ist | Substitutions (Ich vertrete) |
| Personalabteilung / Websitebesitzer | Pflegt Abwesenheitsarten, jährliche Ansprüche, gesetzliche Feiertage und Einstellungen direkt in den Listen der Produktwebsite | SharePoint-Listen |
| IT-Administrator | Installiert das Paket, genehmigt die Microsoft-Graph-Berechtigung und stellt sicher, dass Mitarbeiter die Website erreichen | SharePoint Admin Center |
Wie die Daten gespeichert werden
Alle Daten liegen in sechs SharePoint-Listen auf einer Website Ihres eigenen Mandanten. Das erste Webpart, das Sie einer Seite hinzufügen, fordert Sie auf, diese Website auszuwählen, und legt dort die Listen an; die anderen Webparts verwenden dieselbe Website. Anträge, Vertretungen, Abwesenheitsarten, jährliche Ansprüche, gesetzliche Feiertage und Einstellungen unterliegen damit Ihren bestehenden SharePoint-Regeln für Governance, Sicherung und Aufbewahrung. Der einzige externe Aufruf der Webparts ist die Lizenzprüfung.
Die Webparts lesen und schreiben die Listen mit den Berechtigungen des angemeldeten Benutzers. Namen der Mitarbeiter, Vorgesetzte, direkte Mitarbeiter, Abteilungen und Fotos stammen über Microsoft Graph aus Microsoft Entra ID.
Die Liste Substitutions ist zugleich die Datenquelle für People Connector: Sie beantwortet die Frage „Wer vertritt X“, und eine Aufgabenübergabe ohne Enddatum bleibt aktiv, bis sie beendet wird.
Voraussetzungen
- Installation. Das Paket wird wie jedes andere Vitextra-Produkt im App-Katalog des Mandanten installiert — siehe KB10035. So installieren Sie ein Vitextra-Produkt in SharePoint Online.
- Zugriff auf die Produktwebsite. Jeder Mitarbeiter, der die Webparts verwendet, benötigt Mitglied-Zugriff (Bearbeiten) auf die Produktwebsite, weil die Listen mit den eigenen Berechtigungen des Benutzers gelesen und geschrieben werden.
- Microsoft-Graph-Berechtigung. Das Paket fordert die Berechtigung User.Read.All an (Profil, Vorgesetzter, direkte Mitarbeiter, Abteilung, Personensuche, Fotos). Ein Mandantenadministrator genehmigt sie im SharePoint Admin Center unter API-Zugriff.
- Verzeichnisdaten. Genehmigungsweg und Kalenderbereiche stützen sich auf Microsoft Entra ID: Jeder Mitarbeiter braucht einen Vorgesetzten (sonst ist ein Ersatzgenehmigender nötig), und für den Abteilungsbereich muss die Abteilung gepflegt sein.
- Ersteinrichtung. Wer die Website zum ersten Mal auswählt, muss Websitebesitzer dieser Website sein, weil die Listen in diesem Moment angelegt werden.
Wo es läuft
Die Webparts laufen auf modernen SharePoint-Online-Seiten (auch als Apps im Vollbildformat) und in Microsoft Teams als persönliche App und als Kanalregisterkarte. Die Oberfläche steht in 50 Sprachen zur Verfügung; Datumsangaben sowie Monats- und Wochentagsnamen richten sich nach der Kultur der Seite, ebenso der erste Wochentag. Sprachen mit Schreibrichtung von rechts nach links werden unterstützt, und die Webparts übernehmen das Design der SharePoint-Website.
Was in dieser Version nicht enthalten ist
📝 Hinweis
Diese Version sendet keine E-Mail- oder Microsoft-Teams-Benachrichtigungen: Neue Anträge, Entscheidungen und Vertretungsanfragen werden nur in den Webparts angezeigt (Zähler und Kennzeichen auf den Registerkarten). Sie schreibt auch nicht in Outlook-Kalender und setzt keine automatischen Antworten — stattdessen lässt sich ein Antrag als einmalige .ics-Datei herunterladen. Regeln für den schrittweisen Aufbau von Ansprüchen, Sperrzeiten, eine Begrenzung gleichzeitiger Abwesenheiten, die Delegierung der Genehmigung (abgesehen von einem einzelnen Ersatzgenehmigenden), Sicherheit auf Elementebene in den Listen, ein Verwaltungswebpart für die Referenzlisten und ein Import gesetzlicher Feiertage nach Land sind ebenfalls nicht Teil dieser Version.
❗ Wichtig
Die Vertraulichkeit einer Abwesenheitsart ist eine Anzeigeregel: Kollegen sehen statt der Art ein graues „Abwesend“. Wer Zugriff auf die Liste Absences selbst hat, kann die Anträge dort weiterhin lesen. Wenn strikte Vertraulichkeit erforderlich ist, schränken Sie den Zugriff auf die Produktwebsite entsprechend ein.
