Absence & Coverage Übersicht
Bevor Sie sich an einen Kollegen wenden, möchten Sie wissen, ob er im Dienst ist. Der Bereich Heute abwesend oben im Team Absence Calendar gibt die Antwort auf einen Blick: Er listet die Personen aus Ihrem Kalender auf, die heute abwesend sind, zeigt, wann sie zurückkehren, und nennt die Kollegen, die sie vertreten.
Der Bereich ist unabhängig vom Zeitraum, den Sie gerade ansehen, von der Ansicht und von der Legende. Er beschreibt immer den aktuellen Tag.
So sehen Sie, wer abwesend ist
- Öffnen Sie die SharePoint-Seite oder den Microsoft-Teams-Tab mit dem Webpart Team Absence Calendar.
- Sehen Sie sich den Bereich oben an. Die Überschrift lautet Heute abwesend, gefolgt von der Anzahl der Einträge in Klammern, zum Beispiel Heute abwesend (3).
- Lesen Sie jeden Eintrag: Foto und Name der Person, den farbigen Punkt und die Abwesenheitsart, bis und den letzten Tag der Abwesenheit sowie, falls es eine Vertretung gibt, Vertreten durch mit den Namen.
- Ist niemand abwesend, steht im Bereich Heute ist niemand abwesend.
Die Einträge dienen nur der Information: Sie können sie in diesem Bereich weder öffnen noch ändern. Die Tage rund um heute sehen Sie in der Zeitachse oder der Monatsansicht darunter (KB10339. Team Absence Calendar: Zeitachse und Monatsansicht).
Wer aufgelistet wird
Eine Person erscheint unter Heute abwesend, wenn alle diese Bedingungen erfüllt sind:
- Der Abwesenheitsantrag hat den Status Genehmigt; ausstehende Anträge werden hier nicht angezeigt, auch wenn der Kalender sie als schraffierte Balken darstellt;
- der heutige Tag liegt zwischen Start- und Enddatum der Abwesenheit, jeweils einschließlich;
- die Person gehört zum Bereich des Kalenders, oder der Bereich ist Alle mit Abwesenheiten (KB10340. So legen Sie fest, wessen Abwesenheiten der Team Absence Calendar anzeigt).
Die Zahl in der Überschrift zählt die aufgelisteten Abwesenheiten. Eine halbtägige Abwesenheit zählt als Abwesenheit für den ganzen Tag.
Einen Eintrag lesen
| Teil des Eintrags | Bedeutung |
|---|---|
| Foto und Name | Die abwesende Person |
| Farbiger Punkt und Art | Die Abwesenheitsart in ihrer Farbe. Bei einer privaten Art einer anderen Person steht stattdessen das graue Abwesend. |
| bis Datum | Der letzte Tag der Abwesenheit |
| Vertreten durch: Namen | Die Kollegen, die die Person heute vertreten; mehrere Namen sind durch Kommas getrennt |
Wer die Person vertritt
Der Teil Vertreten durch listet die Vertretungen der abwesenden Person auf, deren Vertretung heute aktiv ist. Eine Vertretung ist aktiv, wenn:
- ihr Status nicht Abgelehnt oder Storniert ist;
- heute ihr Startdatum oder später ist;
- sie kein Enddatum hat oder heute ihr Enddatum oder früher ist.
Zwei Folgen sind gut zu wissen:
- Auch eine Vertretung, die noch nicht bestätigt hat, wird aufgelistet. Eine Vertretung mit dem Status Wartet auf Bestätigung gilt als aktiv, sodass der Name erscheinen kann, bevor der Kollege angenommen hat.
- Alle Vertretungen der Person zählen, nicht nur die, die zusammen mit dem Abwesenheitsantrag erstellt wurde. Eine eigenständige Vertretung oder eine Aufgabenübergabe derselben Person erscheint ebenfalls unter Vertreten durch.
❗ Wichtig
Vertreten durch ist keine Bestätigung. Hängt Ihre Arbeit von der Vertretung ab, prüfen Sie den Status im Webpart Substitutions: Der Status einer Vertretung, die noch wartet, wird als Wartet auf Bestätigung angezeigt. Siehe KB10346. Was ist eine Vertretung: befristete Vertretung und Aufgabenübergabe.
Private Abwesenheitsarten
Ist die Art einer Abwesenheit als privat gekennzeichnet, zum Beispiel die Standardarten Krankheit und Elternzeit, sehen Sie anstelle des Artnamens einen grauen Punkt und das Wort Abwesend – es sei denn, Sie sind die abwesende Person oder der Genehmigende dieses Antrags. Das Enddatum und die Vertretungen werden weiterhin angezeigt. Die Einzelheiten stehen in KB10345. Private Abwesenheitsarten: Was Kollegen im Kalender sehen.
Wenn jemand fehlt
| Was Ihnen auffällt | Mögliche Ursache |
|---|---|
| Eine erwartete Person fehlt in der Liste | Der Antrag ist noch ausstehend, wurde abgelehnt oder storniert, die Person gehört nicht zum gewählten Bereich, oder das Limit Maximale Anzahl angezeigter Personen ist erreicht. |
| Ein Eintrag hat keinen Teil Vertreten durch | Es gibt keine aktive Vertretung, die Vertretung hat abgelehnt oder die Vertretung wurde storniert. Vorgesetzte finden solche Lücken auf der Registerkarte Keine Vertretung (KB10338. So finden Sie Abwesenheiten ohne Vertretung). |
| Der Bereich zeigt Heute ist niemand abwesend. | In Ihrem Bereich hat heute niemand eine genehmigte Abwesenheit. |
📝 Hinweis
Der Bereich wird beim Öffnen der Seite geladen. Nachdem ein Kollege zurückgekehrt ist oder eine neue Abwesenheit genehmigt wurde, aktualisieren Sie die Seite, um den Bereich zu aktualisieren.
💡 Tipp
Wie Sie jemanden als Vertretung für eine Abwesenheit ohne Vertretung einsetzen, steht in KB10337. So weisen Sie Ihrem direkten Mitarbeiter eine Vertretung zu.
