Absence & Coverage Übersicht
Wenn ein Kollege in den Urlaub geht, kann er Sie als die Person benennen, die seine Arbeit übernimmt. Verbindlich wird das erst, wenn Sie es bestätigen: Jede neue Vertretung beginnt mit dem Status Wartet auf Bestätigung, und nur Sie als vertretende Person können ihn auf „angenommen“ oder „abgelehnt“ ändern.
Dieser Artikel zeigt, wo eine Vertretung, die auf Ihre Antwort wartet, im Web Part Substitutions erscheint, wie Sie sie annehmen oder ablehnen und was die übrigen Beteiligten danach sehen. Er richtet sich an die vertretende Person. Wenn Sie selbst abwesend sind, lesen Sie KB10332. So nennen Sie eine Vertretung, wenn Sie Urlaub beantragen.
Bevor Sie beginnen
- Wie jeder andere Benutzer des Produkts benötigen Sie Mitglied-Zugriff (Bearbeiten) auf die SharePoint-Website, die die Abwesenheitslisten enthält. Der Administrator richtet ihn einmalig für das ganze Unternehmen ein.
- Ihnen muss eine Seite mit dem Web Part Substitutions zur Verfügung stehen: eine SharePoint-Seite oder die Microsoft-Teams-App, je nachdem, wie Ihr Unternehmen es veröffentlicht hat.
- Das Produkt sendet keine E-Mails oder Teams-Nachrichten, wenn jemand Sie als Vertretung benennt. Sie erfahren es nur, indem Sie das Web Part öffnen. Fragen Sie daher Ihren Kollegen oder Vorgesetzten, wo es veröffentlicht ist, und schauen Sie gelegentlich nach.
📝 Hinweis
Vertretungen entstehen auf zwei Wegen: Ein Kollege kann Sie in einem Abwesenheitsantrag benennen (siehe KB10350. Wie Abwesenheitsanträge und Vertretungen zusammenwirken), oder ein Vorgesetzter oder die abwesende Person weist Sie direkt zu (siehe KB10337. So weisen Sie Ihrem direkten Mitarbeiter eine Vertretung zu). Sie antworten in beiden Fällen auf dieselbe Weise.
Vertretungen finden, die auf Ihre Antwort warten
- Öffnen Sie die Seite mit dem Web Part Substitutions.
- Wählen Sie die Registerkarte Ich vertrete. Sie listet alle auf, die Sie jetzt vertreten oder später vertreten werden. Ist Ich vertrete die Standardregisterkarte des Web Parts, öffnet sie sich von selbst.
- Suchen Sie Zeilen mit dem Status Wartet auf Bestätigung.
Die Zahl auf der Registerkarte Ich vertrete ist ein Zähler: Er zählt die Vertretungen, die auf Ihre Bestätigung warten, sodass Sie auf einen Blick sehen, dass etwas Ihre Aufmerksamkeit braucht.
Jede Zeile zeigt, wen Sie vertreten sollen (mit der Beschriftung „Sie vertreten diese Person“), die Aufgaben, die die abwesende Person unter Zuständigkeiten übergeben hat (falls angegeben), den Zeitraum, die Art der Vertretung (Befristet oder Aufgabenübergabe) und den Status. Bei einer Aufgabenübergabe ohne Enddatum steht statt eines Zeitraums „ab“ mit dem Startdatum.
Eine Vertretung annehmen
- Suchen Sie auf der Registerkarte Ich vertrete die Zeile mit dem Status Wartet auf Bestätigung.
- Prüfen Sie die Person, den Zeitraum und die Zuständigkeiten. Sind die Zuständigkeiten leer, klären Sie die Einzelheiten mit Ihrem Kollegen außerhalb des Produkts.
- Wählen Sie Annehmen.
Über den Registerkarten erscheint die Meldung „Sie haben die Vertretung angenommen.“, und der Status der Zeile wechselt von Wartet auf Bestätigung zu einer Phase, die von den Daten abhängt: Geplant, wenn der Zeitraum noch nicht begonnen hat, oder In Bearbeitung, wenn er schon läuft. Der Zähler auf der Registerkarte Ich vertrete sinkt um eins. Ein Kommentar wird nicht verlangt.
Eine Vertretung ablehnen
- Suchen Sie auf der Registerkarte Ich vertrete die Zeile mit dem Status Wartet auf Bestätigung.
- Wählen Sie Ablehnen.
Es erscheint die Meldung „Sie haben die Vertretung abgelehnt.“, und der Status der Zeile wechselt zu Abgelehnt. Das Produkt fragt nicht nach einem Grund. Teilen Sie Ihrem Kollegen oder Vorgesetzten daher selbst mit, warum Sie nicht helfen können; sonst erfahren sie es erst, wenn sie das Web Part öffnen.
❗ Wichtig
Ihre Antwort lässt sich von Ihrer Seite aus nicht ändern. Nach dem Ablehnen verschwinden die Schaltflächen Annehmen und Ablehnen aus der Zeile, und eine angenommene Vertretung kann nur die abwesende Person stornieren. Haben Sie versehentlich abgelehnt, bitten Sie Ihren Kollegen oder Vorgesetzten, die Vertretung erneut zuzuweisen.
Sie können auch auf der Registerkarte Wer vertritt wen annehmen oder ablehnen: Dieselben Schaltflächen erscheinen in den Zeilen, in denen Sie die vertretende Person sind. Siehe KB10348. So finden Sie heraus, wer wen vertritt.
Was die anderen danach sehen
| Ihre Aktion | Status der Vertretung | Was Sie sehen | Was die abwesende Person sieht | Was der Vorgesetzte sieht |
|---|---|---|---|---|
| Noch keine | Wartet auf Bestätigung | Eine Zeile mit Annehmen und Ablehnen sowie ein Zähler auf der Registerkarte Ich vertrete | Eine Zeile auf der Registerkarte Meine Vertretung mit dem Status Wartet auf Bestätigung | Ist die Vertretung mit der Abwesenheit verknüpft, bleibt die Abwesenheit auf der Registerkarte Keine Vertretung mit dem Status „Wartet auf“ und Ihrem Namen |
| Annehmen | Angenommen, angezeigt als Geplant oder In Bearbeitung | Die Zeile bleibt bis zum Ende des Zeitraums auf der Registerkarte Ich vertrete, ohne Schaltflächen | Dieselbe Zeile mit dem Status Geplant oder In Bearbeitung | Eine mit dieser Vertretung verknüpfte Abwesenheit verschwindet von der Registerkarte Keine Vertretung: Sie ist jetzt abgedeckt |
| Ablehnen | Abgelehnt | Die Zeile bleibt bis zum Ende des Zeitraums mit dem Status Abgelehnt stehen, ohne Schaltflächen | Die Zeile bleibt auf der Registerkarte Meine Vertretung mit dem Status Abgelehnt | Eine mit dieser Vertretung verknüpfte Abwesenheit erscheint auf der Registerkarte Keine Vertretung mit Ihrem Namen und „hat abgelehnt“ sowie einer Schaltfläche Zuweisen, um jemand anderen zu wählen |
Die Registerkarte Keine Vertretung steht Vorgesetzten zur Verfügung, die in Microsoft Entra ID direkte Mitarbeiter haben; sie wird in KB10338. So finden Sie Abwesenheiten ohne Vertretung beschrieben.
Wenn der Zeitraum endet
Nach dem Enddatum verschwindet eine Vertretung von den Registerkarten Ich vertrete und Meine Vertretung. Weitere 30 Tage finden Sie sie auf der Registerkarte Wer vertritt wen mit dem Filter Beendet. Eine Vertretung ohne Enddatum (Aufgabenübergabe) bleibt aktiv, bis die abwesende Person sie storniert.
Antworten Sie nicht, bleibt die Vertretung einfach auf Wartet auf Bestätigung stehen. Der Vorgesetzte sieht die Abwesenheit weiterhin als nicht abgedeckt, antworten Sie also, sobald Sie wissen, ob Sie helfen können.
📝 Hinweis
Das Annehmen einer Vertretung ändert die Abwesenheit selbst nicht. Der Abwesenheitsantrag behält seinen eigenen Status, und im Team Absence Calendar erscheint, solange die Vertretung läuft, neben dem Namen der abwesenden Person der Text „Vertreten durch“ mit Ihrem Namen. Siehe KB10342. So sehen Sie, wer heute abwesend ist und wer vertritt.
