Absence & Coverage Übersicht
Ein Abwesenheitsantrag sagt, wann jemand weg ist. Eine Vertretung sagt, wer ihn vertritt. In Vitextra Absence & Coverage sind beide getrennte Datensätze, die sich verknüpfen lassen: Eine Vertretung, die für einen Antrag erstellt wurde, teilt das Schicksal dieses Antrags, eine eigenständig erstellte Vertretung dagegen nicht.
Dieser Artikel beschreibt den Lebenszyklus beider Datensätze Schritt für Schritt, damit Mitarbeiter, Genehmigende und Vorgesetzte wissen, was nach jeder Aktion zu erwarten ist. Die Anleitungen für einzelne Bildschirme werden nicht wiederholt; Links dazu stehen im letzten Abschnitt.
Was verknüpft ist und was nicht
| Abwesenheitsantrag | Mit dem Antrag verknüpfte Vertretung | |
|---|---|---|
| Wo sie erstellt wird | Neuer Antrag im Web Part My Absences | Automatisch, aus dem Feld Vertretung des Antrags, oder mit Zuweisen auf der Registerkarte Keine Vertretung |
| Wer zustimmen muss | Der Genehmigende (bei Arten ohne Genehmigung nicht nötig) | Die vertretende Person, die annimmt oder ablehnt |
| Daten | Beginn und Ende der Abwesenheit | Werden beim Erstellen der Vertretung aus dem Antrag kopiert; halbe Tage werden nicht übernommen |
| Art | – | Immer Befristet, wenn aus dem Antrag erstellt |
| Zuständigkeiten | – | Leer, wenn aus dem Antrag erstellt; der Text wird nur im Bereich Vertretung zuweisen eingegeben |
| Verknüpfung | – | Die Vertretung speichert die Nummer des Antrags |
Eine Vertretung, die mit Vertretung zuweisen in der Symbolleiste des Web Parts Substitutions erstellt wird, hat keine Verknüpfung mit einem Antrag. In diesem Artikel heißt sie eigenständig.
Die Verknüpfung ist einseitig. Ein Antrag ändert seine Vertretungen; eine Vertretung ändert nie den Antrag. Das Annehmen, Ablehnen oder Stornieren einer Vertretung ändert den Status des Antrags nicht.
Der Lebenszyklus Schritt für Schritt
| Ereignis | Antrag | Vertretung | Was die Beteiligten sehen |
|---|---|---|---|
| Der Mitarbeiter reicht einen Antrag einer Art mit Genehmigung ein und benennt eine Vertretung | Genehmigung ausstehend | Noch nicht erstellt. Der Name wird nur im Antrag gespeichert | Vertretung: mit dem Namen in der Antragszeile; der Genehmigende sieht dieselbe Zeile auf der Registerkarte Genehmigungen |
| Der Genehmigende wählt Genehmigen | Genehmigt | Eine Vertretung wird mit dem Status Wartet auf Bestätigung und den Daten des Antrags erstellt | Die vertretende Person erhält einen Zähler auf der Registerkarte Ich vertrete |
| Der Mitarbeiter reicht einen Antrag einer Art ohne Genehmigung ein, oder er ist sein eigener Genehmigender, und benennt eine Vertretung | Sofort Genehmigt | Die Vertretung wird sofort mit dem Status Wartet auf Bestätigung erstellt | Dasselbe wie oben, ohne Wartezeit |
| Die vertretende Person wählt Annehmen | Keine Änderung | Angenommen | Die Abwesenheit verschwindet von der Registerkarte Keine Vertretung; der Status zeigt Geplant oder In Bearbeitung |
| Die vertretende Person wählt Ablehnen | Keine Änderung | Abgelehnt | Die Abwesenheit steht auf der Registerkarte Keine Vertretung mit „hat abgelehnt“ nach dem Namen; der Vorgesetzte kann Zuweisen wählen |
| Der Genehmigende wählt Ablehnen | Abgelehnt | Es gibt noch keine Vertretung; gäbe es eine, würde sie Storniert. Die im Antrag genannte Vertretung wird nie gefragt | Die vertretende Person sieht nichts |
| Der Mitarbeiter wählt Antrag stornieren | Storniert | Jede Vertretung dieses Antrags wird Storniert, auch angenommene und abgelehnte | Die Vertretungen verschwinden aus den Listen der vertretenden und der abwesenden Person |
| Die abwesende Person wählt Vertretung stornieren | Keine Änderung. Der Antrag bleibt Genehmigt | Storniert | Die Abwesenheit kehrt auf die Registerkarte Keine Vertretung zurück |
| Der Mitarbeiter benennt keine Vertretung | Keine Änderung | Keine | Eine genehmigte Abwesenheit erscheint auf der Registerkarte Keine Vertretung des Vorgesetzten, sofern ihre Art nicht die Kategorie Remote hat |
📝 Hinweis
Das Produkt sendet keine E-Mails oder Teams-Nachrichten. Jeder sieht die Änderungen, wenn er das Web Part öffnet: der Genehmigende am Zähler auf der Registerkarte Genehmigungen, die vertretende Person am Zähler auf der Registerkarte Ich vertrete.
Ein typischer Ablauf
- Anna Berzina beantragt Urlaub vom 2. bis 13. November 2026 und benennt Jonas Kalns als Vertretung.
- Der Antrag hat den Status Genehmigung ausstehend. Peter Hansen, ihr Vorgesetzter, sieht ihn auf der Registerkarte Genehmigungen zusammen mit der Zeile „Vertretung: Jonas Kalns“.
- Peter wählt Genehmigen. Der Antrag wird Genehmigt, und eine Vertretung vom 2. bis 13. November mit dem Status Wartet auf Bestätigung wird erstellt.
- Jonas öffnet das Web Part Substitutions, sieht den Zähler bei Ich vertrete und wählt Annehmen. Die Vertretung ist nun Geplant.
- Am 2. November wechselt der Status zu In Bearbeitung, und der Team Absence Calendar zeigt im Block Heute abwesend bei Anna „Vertreten durch“ Jonas Kalns an.
- Storniert Anna den Urlaub vor seinem Ende, wird der Antrag Storniert, und die Vertretung verschwindet.
Vertretungslücken
Die Registerkarte Keine Vertretung listet die genehmigten Abwesenheiten der direkten Mitarbeiter eines Vorgesetzten für die nächsten 120 Tage auf (auch bereits laufende), außer Abwesenheiten, deren Art die Kategorie Remote hat. Eine Abwesenheit bleibt auf der Registerkarte, bis eine angenommene Vertretung existiert, die mit dieser Abwesenheit verknüpft ist.
❗ Wichtig
Nur eine mit der Abwesenheit verknüpfte Vertretung schließt die Lücke. Eine eigenständige Vertretung für dieselbe Person und dieselben Daten, die mit Vertretung zuweisen in der Symbolleiste erstellt wurde, erscheint in den Listen, entfernt die Abwesenheit aber nicht von der Registerkarte Keine Vertretung. Um eine Lücke zu schließen, verwenden Sie die Schaltfläche Zuweisen in der Zeile der Lücke: Sie öffnet den Bereich mit der Person und den Daten der Abwesenheit und verknüpft die neue Vertretung damit.
Eigenständige Vertretungen
Verwenden Sie eine eigenständige Vertretung, wenn kein Antrag existiert: für die Aufgabenübergabe eines ausscheidenden Mitarbeiters, für die Vertretung einer Rolle oder für eine Vertretung, die erst vereinbart wird, nachdem der Antrag ohne sie genehmigt wurde. Eine solche Vertretung:
- gilt für die von Ihnen eingegebenen Daten und wird nicht beeinflusst, wenn ein Antrag abgelehnt oder storniert wird;
- muss trotzdem von der vertretenden Person angenommen werden;
- kann nur von der abwesenden Person mit Vertretung stornieren storniert werden;
- erscheint nicht in der Lückenliste und schließt keine Lücke.
Zur unbefristeten Vertretung siehe KB10349. So übergeben Sie Aufgaben, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet (ohne Enddatum).
💡 Tipp
Hat der Mitarbeiter vergessen, eine Vertretung zu benennen, muss der Vorgesetzte den Antrag nicht ablehnen. Er öffnet die Registerkarte Keine Vertretung, wählt in der Zeile der Abwesenheit Zuweisen und bestimmt dort die Vertretung. Die neue Vertretung ist mit dem Antrag verknüpft und folgt ihm von da an.
