Listen von Absence & Coverage: Was wo gespeichert ist

Übersicht

Die drei Webparts von Vitextra Absence & Coverage — My Absences, Team Absence Calendar und Substitutions — speichern alle ihre Daten in sechs Standard-SharePoint-Listen auf einer einzigen Website, der Produktwebsite. Diese Website gehört zu Ihrem eigenen Microsoft-365-Tenant, sodass Abwesenheitsanträge, Salden und Vertretungen ihn nicht verlassen; kein externer Dienst speichert sie. Der einzige Aufruf eines externen Dienstes ist die Lizenzprüfung.

Dieser Artikel ist eine Referenz für Administratoren, Personalverantwortliche und Websitebesitzer: welche Listen es gibt, was jede von ihnen enthält, was die wichtigen Spalten bedeuten, wer welche Liste bearbeiten soll und welche Regeln die Daten intakt halten.

Die sechs Listen im Überblick

Die Listen werden automatisch angelegt, wenn eine Website zum ersten Mal ausgewählt wird (siehe KB10324. So fügen Sie die Absence & Coverage-Webparts einer Seite hinzu und wählen die Website aus). Es sind gewöhnliche benutzerdefinierte Listen, die nicht in der Websitenavigation erscheinen; öffnen Sie sie daher über Websiteinhalte.

Fehlt Balances, Holidays oder Settings oder ist die Liste leer, verwenden die Webparts Standardwerte und arbeiten weiter. Fehlt eine der drei erforderlichen Listen, können die Webparts ihre Daten nicht laden.

Die Liste Absences

Jeder in My Absences erstellte Antrag wird zu einer Zeile. Mitarbeitende ändern sie nur über die Webparts.

Die Liste Substitutions

Die Spalten der drei Nachschlagelisten sind in den Artikeln beschrieben, die zeigen, wie man sie pflegt: AbsenceTypes in KB10352. So fügen Sie Abwesenheitsarten hinzu und konfigurieren sie, Balances in KB10353. So legen Sie Jahresansprüche und Übertragstage fest, Holidays in KB10354. So fügen Sie gesetzliche Feiertage hinzu und die Schlüssel von Settings in KB10355. So legen Sie die Arbeitswoche fest, KB10356. So legen Sie den Ersatzgenehmigenden fest und KB10357. So erlauben Sie negative Salden.

Wer was bearbeitet

• Die Listen Absences und Substitutions werden von den Webparts mit den Rechten des angemeldeten Benutzers geschrieben. Erstellen, Genehmigen, Ablehnen, Stornieren, Annehmen und Ablehnen einer Vertretung — all das geschieht in My Absences und Substitutions. Bearbeiten Sie diese Zeilen nicht in der Listenansicht; siehe KB10358. Warum Sie Abwesenheiten in den Webparts und nicht in der Listenansicht bearbeiten sollten.
• AbsenceTypes, Balances, Holidays und Settings sind Stammdaten. Diese Version hat kein Administrations-Webpart, daher bearbeiten die Personalabteilung oder der Websitebesitzer sie direkt in den Listen.

Berechtigungen und Speicherort der Daten

Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter, die bzw. der die Webparts nutzt, benötigt Member-(edit)-Zugriff auf die Produktwebsite, weil die Webparts die Listen mit den eigenen Rechten des angemeldeten Benutzers lesen und schreiben. Die Microsoft-Graph-Berechtigung User.Read.All, die ein Tenant-Administrator einmalig genehmigt, wird nur für Personendaten wie Profil, Vorgesetzte, direkte Mitarbeitende und Fotos verwendet — nicht für die Listen.

Interne Namen beibehalten

Die Webparts lesen und schreiben die Spalten über ihre internen Namen, also die in den obigen Tabellen verwendeten Namen. Deshalb gilt:

• Benennen Sie diese Spalten nicht um, löschen Sie sie nicht und ändern Sie ihren Typ nicht; benennen Sie auch die Listen nicht um;
• Sie dürfen eigene Spalten hinzufügen — die Webparts ignorieren sie —, aber machen Sie sie nicht zu Pflichtfeldern, denn die Webparts erstellen Zeilen ohne sie, und SharePoint würde solche Zeilen ablehnen;
• Sie dürfen die Auswahlwerte eigener Spalten erweitern, nicht aber die von Category, AbsenceStatus, Kind und SubstitutionStatus, die das Produkt auswertet.

Lesegrenzen

Die Webparts laden pro Abfrage nur eine begrenzte Anzahl von Zeilen. Im normalen Betrieb liegen die Grenzen weit über dem Bedarf eines Unternehmens, bei großen Installationen ist es aber nützlich, sie zu kennen.