Überblick
Bevor ein Webpart eines Drittanbieters im Intranet zugelassen wird, muss jemand drei Fragen beantworten: Wohin gelangen unsere Daten, wer kann sie sehen und was erhält der Anbieter? Dieser Artikel beantwortet sie für die Vitextra-Produkte für SharePoint Online und Microsoft Teams an einer Stelle, damit die Antworten direkt in einen Sicherheitsfragebogen oder eine Datenschutzbewertung übernommen werden können.
Die folgenden Aussagen beschreiben die aktuellen Versionen der Produkte, wie sie in ihrem Quellcode implementiert sind. Produktspezifische Details finden Sie in den in jedem Abschnitt verlinkten Artikeln.
Zusammenfassung für Administratoren
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Wo werden Geschäftsdaten verarbeitet? | Im Browser des Benutzers, durch Skripts, die auf der SharePoint-Seite oder im Teams-Client ausgeführt werden |
| Unter wessen Identität? | Der angemeldete Benutzer. Alle API-Berechtigungen sind delegiert; es gibt kein Dienstkonto und keinen App-only-Zugriff |
| Wo werden Geschäftsdaten gespeichert? | Nur innerhalb Ihres Microsoft-365-Mandanten: SharePoint-Listen, Webpart-Eigenschaften auf Seiten, OneDrive, Microsoft-Entra-ID-Profile |
| Speichern Vitextra-Server Ihre Listen, Personendaten, Aufgaben, Dateien oder Kennwörter? | Nein |
| Was erhalten Vitextra-Dienste? | Technische Bezeichner für die Lizenzprüfung und Nutzungstelemetrie; für vier Produkte die gespeicherten Einstellungen der persönlichen Teams-App; für RSS Reader die Adressen der konfigurierten Feeds |
| Verlassen Daten Microsoft 365 in Richtung eines Drittanbieters? | Nur wenn Sie es konfigurieren: YouTube- oder Vimeo-Einbettungen, Azure DevOps, ein externer Webhook in Employee Details |
| Wo liegt die Datenresidenz Ihrer Inhalte? | Der geografische Standort Ihres Microsoft-365-Mandanten; Vitextra verschiebt oder kopiert keine Inhalte |
Wie die Produkte Daten verarbeiten
Jedes Vitextra-Produkt für Microsoft 365 ist eine SharePoint Framework-Lösung: ein Paket von Skripts, das SharePoint in die Seite lädt. Die Skripts laufen im Browser des Benutzers und lesen Daten über die SharePoint-REST-API und Microsoft Graph mit einem für diesen Benutzer ausgestellten Token. Daraus folgt:
- Die Berechtigungen des Benutzers sind die Obergrenze. Ein Webpart kann ein Listenelement, ein Dokument, einen Kollegen oder eine Aufgabe nur anzeigen, wenn der Benutzer sie auch ohne das Webpart in SharePoint, Outlook oder Teams öffnen könnte. Das Sicherheitstrimmen der SharePoint-Suche und die Adressbucheinstellungen von Microsoft Entra ID gelten unverändert.
- Nichts wird auf Vitextra-Servern verarbeitet, mit einer unten beschriebenen Ausnahme (der Feeddienst von RSS Reader). Es gibt kein Vitextra-Backend, das Ihre SharePoint-Inhalte liest, indiziert oder eine Kopie aufbewahrt.
- Die API-Berechtigungen sind delegiert. Sie werden einmalig von einem Mandantenadministrator genehmigt und sind in KB10360. So genehmigen Sie Microsoft-Graph-API-Berechtigungen für Vitextra-Lösungen im SharePoint Admin Center aufgeführt.
Wo jedes Produkt Daten in Ihrem Mandanten speichert
Die Einstellungen jedes Webparts – welche Liste angezeigt wird, welche Spalten, welches Layout – werden in den Eigenschaften des Webparts gespeichert, innerhalb der Seite in der Bibliothek Websiteseiten der Website. Sie sind für alle lesbar, die die Seite lesen können, und werden mit ihr versioniert. Darüber hinaus verwenden die Produkte die folgenden Speicherorte.
| Produkt | Vom Produkt erstellte oder geänderte Daten | Speicherort |
|---|---|---|
| Absence & Coverage | Abwesenheitsarten, Abwesenheitsanträge, Salden, Vertretungen, Feiertage, Einstellungen | Sechs SharePoint-Listen auf der von Ihnen ausgewählten Website: AbsenceTypes, Absences, Substitutions, Balances, Holidays, Settings (siehe KB10351. Listen von Absence & Coverage: Was wo gespeichert ist) |
| Announcements Carousel | Ankündigungen; das Webpart fügt der Liste eine Spalte VtxPriority hinzu | Eine Ankündigungsliste auf der Website, vom Bearbeiter ausgewählt oder erstellt |
| Questions & Answers | Fragen, Antworten, Kategorien, Kontakte, Kommentare; das Webpart fügt der Liste seine Spalten hinzu | Eine benutzerdefinierte Liste auf der Website, vom Bearbeiter ausgewählt oder erstellt |
| Quick Poll | Umfragefragen, Optionen und Antworten | Zwei auf der Website erstellte Listen: Vitextra Quick Poll Questions, Vitextra Quick Poll Responses |
| Password Vault | Der verschlüsselte Tresor jedes Benutzers | Eine Datei, vitextra-password-vault.json, im Anwendungsordner des eigenen OneDrive des Benutzers; Einträge werden im Browser verschlüsselt, bevor sie geschrieben werden |
| Employee Details | Profilfelder, die ein Benutzer über sich selbst bearbeitet: Über mich, Interessen, Zuständigkeiten, Projekte, Schulen, Fähigkeiten, Sprachen, Zertifizierungen, Auszeichnungen, Webkonten | Das Profil des Benutzers in Microsoft Entra ID, über Microsoft Graph; die Daten gehören zum Profil und sind überall sichtbar, wo Microsoft 365 sie anzeigt |
| List Filter Online | Nichts Eigenes; es liest und ändert auf Befehl des Benutzers Elemente der verbundenen Liste (löschen, umbenennen, Ordner erstellen, Version wiederherstellen, „Gefällt mir“, Index erstellen) | Die verbundene SharePoint-Liste oder -Bibliothek |
| Employee Directory, Organizational Chart, My Tasks, Smart Search, RSS Reader, Smart Tiles, QR Code Generator | Nichts über die Webpart-Eigenschaften hinaus | — |
📝 Hinweis
Von einem Produkt erstellte Listen sind gewöhnliche SharePoint-Listen. Sie erben die Berechtigungen der Website, erscheinen unter Websiteinhalte, unterliegen der Aufbewahrung, eDiscovery und Sicherung Ihres Mandanten und bleiben bestehen, wenn das Produkt entfernt wird (siehe KB10362. So entfernen Sie eine Vitextra-Lösung aus SharePoint Online und Microsoft Teams).
Welche Produkte in Microsoft 365 schreiben
Die meisten Produkte lesen nur. Die Schreibvorgänge, die alle mit den Rechten des auslösenden Benutzers ausgeführt werden, sind:
- Absence & Coverage – erstellt und aktualisiert Elemente in seinen sechs Listen (Anträge, Entscheidungen, Vertretungen, Salden).
- Quick Poll, Questions & Answers, Announcements Carousel – erstellen ihre Listen und Spalten; Quick Poll speichert Stimmen, Questions & Answers speichert eingereichte Fragen und Kommentare.
- Employee Details – aktualisiert das Profil des angemeldeten Benutzers in Microsoft Entra ID (die oben aufgeführten Felder). Es ändert weder die Profile anderer Benutzer noch die von HR-Systemen verwalteten Attribute (Name, Position, Abteilung, Vorgesetzter); für diese bietet es einen Änderungsantrag, siehe unten.
- Password Vault – schreibt die Tresordatei in das eigene OneDrive des Benutzers.
- List Filter Online – ändert Elemente der verbundenen Liste nur, wenn ein Benutzer den entsprechenden Befehl verwendet.
- My Tasks – liest Aufgaben nur; die optionalen Schnellaktionen des Webparts Azure DevOps Query ändern Arbeitselemente in Azure DevOps (siehe KB10303. My Tasks: Erforderliche Berechtigungen, Datenschutz und Sicherheit).
Employee Directory, Organizational Chart, Smart Search, Smart Tiles, RSS Reader und QR Code Generator schreiben nichts.
Im Browser gespeicherte Daten
Einige Produkte halten Daten im lokalen Speicher des Browsers, um schneller zu öffnen oder persönliche Einstellungen zu merken. Diese Daten bleiben auf dem Gerät, sind an das Browserprofil des Benutzers gebunden und werden entfernt, wenn die Browserdaten für die SharePoint-Website gelöscht werden.
| Produkt | Was gespeichert wird | Wie lange |
|---|---|---|
| Employee Directory | Die geladene Mitarbeiterliste (komprimiert), die Favoriten des Benutzers, persönliche Sortiereinstellungen | Die Liste wird aktualisiert, wenn sie älter als 24 Stunden ist |
| Organizational Chart | Die geladene Momentaufnahme des Verzeichnisses | Wird aktualisiert, wenn sie älter als 12 Stunden ist |
| My Tasks | Persönliche Ansichtseinstellungen; die zuletzt geladene Aufgabenliste (nur Sitzung) | Aufgabenliste bis zu 15 Minuten |
| List Filter Online | Der zuletzt angewendete Filter und benannte gespeicherte Filter pro Webpart | Bis zum Löschen |
| Smart Search | Gespeicherte Suchen, die letzten Abfragen (nur Sitzung) | Bis zum Löschen |
| RSS Reader | Die zuletzt geladenen Feedelemente (nur Sitzung) | Bis zu 30 Minuten |
❗ Wichtig
Auf gemeinsam genutzten oder Kiosk-Computern ist die zwischengespeicherte Mitarbeiterliste von Employee Directory und Organizational Chart für den nächsten Benutzer desselben Browserprofils lesbar. Verwenden Sie getrennte Windows-Konten, ein privates Fenster oder eine Richtlinie, die Websitedaten beim Abmelden löscht.
Was an Vitextra-Dienste gesendet wird
Die Produkte kontaktieren Vitextra zu vier Zwecken. Keine dieser Anfragen enthält SharePoint-Listenelemente, Dokumente, Personendaten, Aufgaben oder Kennwörter.
| Zweck | Produkte | Was gesendet wird | Wohin |
|---|---|---|---|
| Lizenzprüfung | Alle | Mandanten-ID, die Objekt-ID des Benutzerkontos in Microsoft Entra ID, die Adresse der Website, Bezeichner, Name und Version des Produkts | vitextra.com |
| Einstellungen der persönlichen Teams-App | Employee Directory, Organizational Chart, RSS Reader, Absence & Coverage | Die Webpart-Einstellungen, die ein Administrator mit Einstellungen speichern in der Gruppe Persönliche App (Microsoft Teams) speichert – Layout und Anzeigeoptionen, bei RSS Reader die Liste der Feedadressen –, gespeichert pro Mandant und Produkt, damit die persönliche App in Teams sie lesen kann | vitextra.com |
| Feeddienst | RSS Reader | Die Adressen der konfigurierten Feeds zusammen mit den Bezeichnern der Lizenzprüfung; der Dienst lädt die Feeds herunter und gibt die Elemente an den Browser zurück | vitextra.com |
| Nutzungstelemetrie | Alle | Ein Ereignis beim Laden eines Webparts: Name und Version des Produkts, ID und Adresse der Website, die Objekt-ID des Benutzerkontos, die Sprache der Benutzeroberfläche und ob das Webpart in Teams ausgeführt wird; sowie technische Details zu Fehlern (Produkt, Version, Websiteadresse) | Azure Application Insights |
| Produktdateien | Alle | Eine gewöhnliche Dateianforderung: Die Skripts und Symbole der Webparts werden aus dem Content Delivery Network von Vitextra heruntergeladen | static.vitextra.com, vitextra-storage.azureedge.net |
In diesen Anfragen wird der Benutzer über die Objekt-ID des Kontos – eine GUID – identifiziert und nicht über Namen oder E-Mail-Adresse. Die Verarbeitung dieser Daten durch Vitextra ist in der Datenschutzerklärung beschrieben; für einen Auftragsverarbeitungsvertrag oder einen ausgefüllten Sicherheitsfragebogen wenden Sie sich an den Vitextra-Support.
📝 Hinweis
RSS Reader ist das einzige Produkt, dessen Inhalte über einen Vitextra-Server laufen: Feeds werden vom Feeddienst heruntergeladen, nicht vom Browser, damit auch Feeds ohne Cross-Origin-Header angezeigt werden können und der Browser des Benutzers nie eine Verbindung zu den Feedhosts herstellt. Der Dienst erhält die Feedadressen, aber keine Daten aus Ihrem Mandanten. Feeds, die nur innerhalb Ihres Netzwerks erreichbar sind, können nicht angezeigt werden.
Hosts von Drittanbietern
Außerhalb von Microsoft 365 und Vitextra stellt ein Webpart nur in diesen konfigurierbaren Fällen eine Verbindung zu einem anderen Host her:
- Smart Tiles – eine Kachel, die auf ein YouTube-Video verweist, lädt dessen Miniaturansicht von
img.youtube.comund spielt es in einem eingebetteten Player vonwww.youtube.comab. - Questions & Answers – eine Antwort mit einer Videoadresse bettet den Player von
www.youtube.comoderplayer.vimeo.comein. - My Tasks – eine Azure-DevOps-Quelle stellt als angemeldeter Benutzer eine Verbindung zu
dev.azure.comundapp.vssps.visualstudio.comher. - Employee Details – wenn ein Administrator eine Adresse für Änderungsanträge konfiguriert, sendet das Webpart Profiländerungsanträge (Mitarbeiter, Vorgesetzter, Attribut, alter und neuer Wert, Kommentar) per POST an diese Adresse; in der Regel ein eigener Power-Automate-Flow oder eine eigene Logic App.
- Dateitypsymbole werden aus den Content Delivery Networks von Microsoft geladen (
res.cdn.office.net,static2.sharepointonline.com,spoprod-a.akamaihd.net).
Ist keines dieser Features konfiguriert, kommuniziert der Browser nur mit Ihrem Mandanten und mit den oben aufgeführten Vitextra-Hosts.
Datenresidenz und DSGVO
- Inhalte bleiben, wo sie sind. Listen, Dateien, Profile und Tresordateien werden von Microsoft 365 am geografischen Standort Ihres Mandanten gespeichert. Vitextra verschiebt, kopiert oder indiziert sie nicht.
- Was Vitextra über Ihren Mandanten hält, beschränkt sich auf die oben genannten technischen Daten: die Mandanten-ID mit ihrem Lizenzstatus und Abonnement, die gespeicherten Teams-Einstellungen von vier Produkten und Telemetriedatensätze. Sie können die Löschung dieser Datensätze verlangen, wenn Sie die Produkte nicht mehr verwenden.
- Kontodaten. Das Vitextra-Konto, mit dem Abonnements gekauft und verwaltet werden (Name, E-Mail, Rechnungsdaten), unterliegt der Datenschutzerklärung und den Nutzungsbedingungen; Zahlungen werden von Stripe verarbeitet.
- Rollen. Für die Daten in Ihrem Mandanten sind Sie der Verantwortliche und Microsoft Ihr Auftragsverarbeiter; Vitextra wird nicht zum Auftragsverarbeiter dieser Daten, weil seine Software sie nie erhält. Für die an Vitextra-Dienste gesendeten technischen Bezeichner beschreibt die Datenschutzerklärung Zweck und Aufbewahrung.
Netzwerkanforderungen
Wenn ausgehende Verbindungen aus dem Netzwerk der Benutzer eingeschränkt sind, lassen Sie HTTPS zu folgenden Hosts zu:
vitextra.com– Lizenzprüfung, Teams-Einstellungen, RSS-Feeddienst;static.vitextra.com,vitextra-storage.azureedge.net– Skripts und Symbole der Webparts;- die Erfassungsendpunkte von Azure Application Insights in Microsoft Azure – Telemetrie (optional: Sind sie blockiert, funktionieren die Webparts auch ohne);
- die Microsoft-365- und Microsoft-Graph-Endpunkte, die Ihr Mandant bereits verwendet.
Ohne das Content Delivery Network können die Webparts nicht geladen werden. Ohne vitextra.com funktionieren die Webparts, aber die Gruppe Info zeigt keinen Lizenzstatus und RSS Reader zeigt keine Elemente.
