So erstellen Sie mit Employee Directory eine Verzeichnisseite für eine Abteilung oder einen Standort

Überblick

Ein unternehmensweites Verzeichnis beantwortet die Frage „Wer arbeitet hier?“. Die Website einer Abteilung oder eines Standorts braucht eine engere Antwort: „Wer gehört zum Vertrieb?“, „Wer arbeitet im Büro Riga?“, „Wer ist bei unserer deutschen Tochtergesellschaft beschäftigt?“. Mit Vitextra Employee Directory erstellen Sie eine solche Seite mit denselben Webparts wie das Hauptverzeichnis – Sie schränken nur die Personen ein, die das Webpart anzeigt, und passen das Layout an die Seite an.

Dieser Artikel ist ein durchgängiges Szenario. Er zeigt, wie Sie:

• das Verzeichnis auf eine Abteilung, einen Bürostandort, ein Land oder ein Unternehmen beschränken;
• die Spalten, Einschränkungen, Gruppierung und das Kartenlayout wählen, die zu einer solchen Seite passen;
• entscheiden, welche Schnellfilter Sie beibehalten;
• dieselbe Seite für mehrere Standorte erstellen;
• das Abteilungsverzeichnis in Microsoft Teams bereitstellen.

Die einzelnen Einstellungen sind in anderen Artikeln ausführlich beschrieben; dieser Artikel verweist auf sie, statt jede Option zu wiederholen.

Den Ansatz wählen

Wie Sie das Verzeichnis einschränken, hängt vom Webpart und seiner Datenquelle ab:

Verwenden Sie Variante A, wenn Ihre Personendaten in Microsoft Entra ID gepflegt werden – sie erfordert keine Abfragesprache und funktioniert mit jedem Attribut, auch mit benutzerdefinierten. Verwenden Sie Variante B, wenn Ihr Verzeichnis bereits auf SharePoint-Benutzerprofilen und der Suche basiert, zum Beispiel auf benutzerdefinierten Profileigenschaften.

Voraussetzungen

• Die Lösung Employee Directory ist installiert – siehe KB10035. So installieren Sie ein Vitextra-Produkt in SharePoint Online –, und die angeforderten Microsoft Graph-Berechtigungen sind genehmigt – siehe KB10360. So genehmigen Sie Microsoft-Graph-API-Berechtigungen für Vitextra-Lösungen im SharePoint Admin Center.
• Sie können die Seite der Abteilungs- oder Standortwebsite bearbeiten.
• Prüfen Sie die Daten. Sowohl der Filter als auch die Abfrage vergleichen die für jede Person gespeicherten Werte. Finden Sie heraus, wie genau die Abteilung, der Standort, das Land oder das Unternehmen geschrieben ist – zum Beispiel Sales oder Sales Department, Riga oder Riga HQ, LV oder Latvia – und ob der Wert bei allen ausgefüllt ist, die auf der Seite erscheinen sollen. Eine Person, deren Wert fehlt oder anders geschrieben ist, wird nicht angezeigt.

Variante A: Employee Directory (Entra ID) mit einem Filter

Das Webpart Employee Directory (Entra ID) liest alle Benutzer aus Microsoft Entra ID und wendet seinen Filter im Browser an. Der Filter legt fest, wer zur Seite gehört; Besucher können ihn nicht entfernen.

Den Filter erstellen

1. Öffnen Sie die Seite, wählen Sie Bearbeiten und fügen Sie das Webpart Employee Directory (Entra ID) hinzu.
2. Öffnen Sie den Eigenschaftenbereich (das Stiftsymbol Webpart bearbeiten) und erweitern Sie die Gruppe Datenquelle.
3. Wählen Sie unter Filter die Option Filter bearbeiten. Der Bereich Erweiterte Filterung wird geöffnet.
4. Wählen Sie Hinzufügen › Bedingung.
5. Wählen Sie in der Bedingung das Feld Abteilung und den Operator Gleich, und geben Sie den Wert Sales ein.
6. Wählen Sie Speichern. Das Webpart zeigt nur die Vertriebsabteilung, und die Filtervorschau im Eigenschaftenbereich lautet [Abteilung] Gleich Sales.
7. Wählen Sie Erneut veröffentlichen.

Die Feldliste einer Bedingung enthält alle unter Spalten und Benutzerdefinierte Spalten konfigurierten Spalten – unabhängig davon, ob die Spalte in der Liste angezeigt wird. Sie können die Spalte Abteilung auf einer Abteilungsseite also ausblenden und trotzdem nach ihr filtern.

Bedingungen kombinieren

Jede Ebene des Filters hat einen Umschalter UND / ODER. UND verlangt alle Bedingungen dieser Ebene, ODER mindestens eine.

• Alternativen. Um die Vertriebsabteilung und alle Personen im Büro Riga anzuzeigen, fügen Sie auf der obersten Ebene zwei Bedingungen hinzu und stellen den Umschalter auf ODER: Abteilung Gleich Sales und Bürostandort Beginnt mit Riga.
• Ein Umfang plus Alternativen. Um die Abteilungen Vertrieb und Marketing in Deutschland anzuzeigen, belassen Sie die oberste Ebene auf UND mit Land/Region Gleich Germany, wählen dann Hinzufügen › Gruppe, stellen die Gruppe auf ODER und fügen darin Abteilung Gleich Sales und Abteilung Gleich Marketing hinzu. Das Ergebnis ist Germany und (Sales oder Marketing).

Alle Felder, Operatoren und weitere Beispiele finden Sie in KB10312. Employee Directory (Entra ID): Referenz zum Filter-Editor.

Filter und Ausschlüsse kombinieren

Die Gruppe Mitarbeiter ausschließen entfernt Konten, die keine echten Mitarbeiter sind, bevor der Filter angewendet wird – der Filter grenzt das Ergebnis nur weiter ein. Auf einer Seite mit eingeschränktem Umfang ist meist diese Kombination sinnvoll:

• Lassen Sie Gesperrte Benutzer ausschließen aktiviert (Standard), damit ehemalige Mitarbeiter der Abteilung nicht erscheinen.
• Aktivieren Sie Mitarbeiter ohne Lizenz ausschließen, wenn freigegebene Postfächer oder Raumkonten den Abteilungs- oder Standortwert tragen.
• Aktivieren Sie Mitarbeiter mit leerer Abteilung ausschließen, wenn Sie eine negative Bedingung wie Abteilung Ungleich Sales verwenden: Ungleich und Enthält nicht treffen auch auf Personen mit leerem Feld zu.

Die Ausschlüsse sind in KB10311. So konfigurieren Sie das Webpart Employee Directory (Entra ID): Filter, Ausschlüsse und A–Z-Navigation beschrieben.

Variante B: Employee Directory mit Benutzerprofilen und gespeicherter Abfrage

Mit der Quelle Benutzerprofile findet das Webpart Employee Directory Personen über die SharePoint-Suche. Der Umfang der Seite ist eine KQL-Bedingung (Keyword Query Language) im Feld Gespeicherte Abfrage.

1. Fügen Sie das Webpart Employee Directory hinzu und öffnen Sie seinen Eigenschaftenbereich.
2. Stellen Sie in der Gruppe Datenquelle das Feld Datenquelle auf Benutzerprofile.
3. Ersetzen Sie in Gespeicherte Abfrage den Standardwert * durch Ihre Bedingung, zum Beispiel Department:"Sales".
4. Lassen Sie Versteckte Benutzer anzeigen deaktiviert, um SharePoint-Profile mit dem Kennzeichen SPS-HideFromAddressLists auszuschließen.
5. Prüfen Sie das Ergebnis auf der Seite und wählen Sie Erneut veröffentlichen.

Was Sie beim Schreiben der Abfrage beachten sollten:

• Sie wird jeder Suche hinzugefügt. Das Webpart fügt die Abfrage dem Text hinzu, den ein Besucher in das Suchfeld eingibt, sodass nur innerhalb der Abteilung gesucht werden kann. Der Schnellfilter Meine Abteilung fügt ihr die eigene Abteilung des Besuchers hinzu.
• Verwenden Sie Standard-Personeneigenschaften. Department, JobTitle und BaseOfficeLocation (der Bürostandort) sind verwaltete Standardeigenschaften der SharePoint-Personensuche, zum Beispiel JobTitle:"Engineer" oder BaseOfficeLocation:Riga* (das abschließende * findet Werte, die mit Riga beginnen).
• Verknüpfen Sie mit OR in Großbuchstaben und Klammern, zum Beispiel (Department:"Sales" OR Department:"Marketing"). Verwenden Sie ausdrücklich AND, wenn alle Bedingungen erfüllt sein müssen.
• Eine Eigenschaftseinschränkung sucht nach Wörtern im Wert. Department:"Sales" kann auch Personen aus Inside Sales oder Sales Operations liefern. Prüfen Sie das Ergebnis und machen Sie den Wert bei Bedarf genauer.
• Eine Abfrage mit Syntaxfehler liefert keine Ergebnisse, und Profiländerungen erscheinen erst, nachdem die SharePoint-Suche die Benutzerprofile erneut durchforstet hat.

Variante C: Warum die Entra ID-Quelle von Employee Directory nicht passt

Das Webpart Employee Directory kann Personen auch aus Microsoft Entra ID lesen (Datenquelle › Entra ID (Azure AD)). Mit dieser Quelle ist das Feld Gespeicherte Abfrage nicht verfügbar: Die einzige Einschränkung ist der Schalter Nur Benutzer mit nicht leerer Abteilung anzeigen, der Konten ohne Abteilung ausblendet, aber keine bestimmte Abteilung auswählen kann. Auch die Gruppe Einschränkungsbereich ist mit dieser Quelle nicht verfügbar, und das Webpart Employee Directory hat keine A–Z-Navigation.

Diese Quelle eignet sich daher nicht für eine Abteilungs- oder Standortseite. Wenn Ihre Personendaten in Microsoft Entra ID liegen, verwenden Sie das Webpart Employee Directory (Entra ID) (Variante A).

Beispielfilter

Die Tabelle zeigt typische Seiten mit eingeschränktem Umfang und wie Sie sie in jeder Variante festlegen. Ersetzen Sie die Beispielwerte durch die Werte in Ihrem Verzeichnis.

Die Seite feinabstimmen

Sobald der Umfang festgelegt ist, passen Sie das Layout so an, dass die Seite zeigt, was für genau diese Zielgruppe nützlich ist.

Spalten

Auf einer Abteilungsseite hat jede Person dieselbe Abteilung, sodass die Spalte Abteilung keinen Mehrwert bietet. Wählen Sie in Datenquelle unter Spalten die Option Konfigurieren, deaktivieren Sie für Abteilung die Optionen In der Liste anzeigen und Auf Karte anzeigen, und zeigen Sie stattdessen Spalten an, die sich zwischen Personen unterscheiden – Position, Bürostandort oder eine Telefonnummer. Auf einer Standortseite gehen Sie umgekehrt vor: Behalten Sie Abteilung bei und blenden Sie Bürostandort aus.

Einschränkungen für die weitere Filterung

Mit dem Einschränkungsbereich können Besucher die Seite weiter eingrenzen – zum Beispiel nach Position auf einer Abteilungsseite oder nach Abteilung auf einer Standortseite. Aktivieren Sie den Schalter Aktiviert in der Gruppe Einschränkungsbereich, wählen Sie unter Einschränkungen die Option Konfigurieren und fügen Sie die Einschränkungen hinzu:

• In Employee Directory (Entra ID) wählen Sie unter Einschränken nach eine Spalte aus, zum Beispiel Position. Die Werte werden aus den Personen berechnet, die den Filter erfüllen, sodass eine Vertriebsseite nur die Positionen anbietet, die es im Vertrieb gibt.
• In Employee Directory mit Benutzerprofile geben Sie den Namen einer verfeinerbaren verwalteten Eigenschaft ein, zum Beispiel JobTitle, nachdem Sie im Suchschema geprüft haben, dass sie verfeinerbar ist.

Einzelheiten finden Sie in KB10313. So richten Sie den Einschränkungsbereich im Employee Directory ein.

Gruppierung und Kartenlayout

In der Gruppe Darstellung teilt Gruppieren nach die Seite in Abschnitte: nach Position oder Bürostandort auf einer Abteilungsseite, nach Abteilung auf einer Standortseite oder nach Nachname (erster Buchstabe) für ein Adressbuch-Layout. Eine Spalte muss nicht in der Liste angezeigt werden, um in Gruppieren nach angeboten zu werden.

Für eine Seite, die eher durchgeblättert als durchsucht wird, eignet sich meist die Kartenansicht am besten: Stellen Sie Anzeigen auf Kontakt, wählen Sie die Größe der Karte und legen Sie die Zeilen unter Inhaltsfelder fest (Kopfzeile, Sekundär usw.) – zum Beispiel Name, Position und Bürostandort auf einer Abteilungsseite.

Schnellfilter

Die Gruppe Schnellfilter enthält für jeden Schnellfilter einen eigenen Schalter. Prüfen Sie sie für eine Seite mit eingeschränktem Umfang:

• Meine Abteilung ist auf einer Abteilungsseite überflüssig: Für Mitglieder der Abteilung wiederholt er die Seite, und für Besucher aus anderen Abteilungen zeigt er niemanden, weil er die bereits gefilterte Liste auf die eigene Abteilung des Besuchers eingrenzt. Deaktivieren Sie ihn dort. Auf einer Standort- oder Länderseite ist er nützlich – er zeigt die eigene Abteilung des Besuchers an diesem Standort.
• Mein Team, Personen, mit denen ich zusammenarbeite und Favoriten sind persönliche Listen. In Employee Directory (Entra ID) beachten sie den Administratorfilter und die Ausschlüsse. In Employee Directory verwenden sie separate Listen und umgehen Gespeicherte Abfrage, sodass Personen anderer Abteilungen erscheinen können. Deaktivieren Sie sie in Variante B, wenn die Seite auf eine Abteilung beschränkt bleiben soll.

Was jeder Schnellfilter anzeigt, erfahren Sie in KB10214. Schnellfilter im Employee Directory: Meine Abteilung, Mein Team, Personen, mit denen ich zusammenarbeite, Favoriten.

A–Z-Navigation, Suchfeld und Gesamtsummen

• Alphabetische Navigation anzeigen (in der Gruppe Darstellung von Employee Directory (Entra ID)) fügt eine Zeile mit den Anfangsbuchstaben der Nachnamen hinzu. Die Buchstaben stammen von den Personen, die den Filter erfüllen, und passen daher zur Seite. Auf einer kleinen Abteilungsseite können Sie sie deaktiviert lassen.
• Suchfeld anzeigen – die Suche filtert die aktuelle Liste, auch bei einem ausgewählten persönlichen Schnellfilter. Deaktivieren Sie das Suchfeld für eine kurze, feste Liste, etwa ein Team von zehn Personen.
• Gesamtsummen anzeigen zeigt, wie viele Personen die Seite enthält – nützlich als Mitarbeiterzahl einer Abteilung oder eines Standorts.

Seiten für mehrere Standorte erstellen

Damit jeder Standort, jedes Land oder jedes Unternehmen eine eigene Seite erhält, konfigurieren Sie eine Seite vollständig und kopieren sie dann:

1. Wählen Sie auf der fertigen Seite in der Befehlsleiste + Neu › Kopie dieser Seite.
2. Bearbeiten Sie in der Kopie das Webpart und ändern Sie nur den Wert im Filter (zum Beispiel Riga in Tallinn) oder in Gespeicherte Abfrage.
3. Ändern Sie den Seitentitel und wählen Sie Erneut veröffentlichen.

Jedes Webpart behält seine eigenen Eigenschaften, sodass eine Änderung des Filters auf einer Seite die anderen nicht beeinflusst – und auch nicht die persönliche App in Teams.

Abteilungsverzeichnisse in Microsoft Teams

Die persönliche App Employee Directory in Microsoft Teams verwendet eine Konfiguration für den gesamten Mandanten. Ein Administrator speichert sie mit Einstellungen speichern in der Gruppe Persönliche App (Microsoft Teams) des Eigenschaftenbereichs: „Sie können die aktuelle Konfiguration als Standard für Ihren Mandanten speichern. Die persönliche App in Microsoft Teams verwendet diese Konfiguration.“ Jeder Benutzer, der die persönliche App öffnet, sieht diese Konfiguration.

Abteilungsverzeichnisse gehören dorthin, wo ihre Zielgruppe ist:

• Auf die SharePoint-Website der Abteilung – die in diesem Artikel beschriebenen Seiten.
• In das Team der Abteilung – fügen Sie die SharePoint-Seite der Abteilung als SharePoint-Registerkarte zu einem Kanal hinzu; das funktioniert mit jeder Variante. Die App Employees lässt sich ebenfalls als Kanalregisterkarte hinzufügen, sie öffnet jedoch das Webpart Employee Directory, sodass dort nur Variante B oder Variante C infrage kommt. Eine Kanalregisterkarte hat eigene Einstellungen, die Sie beim Hinzufügen der Registerkarte festlegen, und die mandantenweite Konfiguration der persönlichen App wird auf sie nicht angewendet.

Problembehandlung

Verwandte Artikel

• KB10311. So konfigurieren Sie das Webpart Employee Directory (Entra ID): Filter, Ausschlüsse und A–Z-Navigation
• KB10312. Employee Directory (Entra ID): Referenz zum Filter-Editor
• KB10309. So fügen Sie das Employee Directory Webpart hinzu und konfigurieren es
• KB10313. So richten Sie den Einschränkungsbereich im Employee Directory ein
• KB10314. Employee Directory-Ansichten: Liste und Karten, Kartengröße, Kartenfelder und Gruppierung
• KB10214. Schnellfilter im Employee Directory: Meine Abteilung, Mein Team, Personen, mit denen ich zusammenarbeite, Favoriten