Employee Directory: Welche Daten gelesen werden und wo Favoriten und Einstellungen gespeichert sind

Überblick

Ein Mitarbeiterverzeichnis zeigt Daten über jeden Mitarbeiter und wird deshalb meist gründlicher geprüft als andere Webparts. Dieser Artikel beschreibt für die aktuelle Version von Vitextra Employee Directory genau, was das Produkt liest, wo es Einstellungen und personenbezogene Daten speichert und was den Browser verlässt. Er ergänzt den allgemeinen Artikel KB10363. Wo Vitextra-Produkte Ihre Daten speichern: Datenschutz, Datenresidenz und DSGVO um die Details, die nur Employee Directory betreffen.

Das Lösungspaket enthält drei Webparts: Employee Directory, Employee Directory (Entra ID) und New Employees. Sofern ein Abschnitt nichts anderes angibt, gelten die Aussagen für alle drei. Die folgenden Fakten stammen aus dem Quellcode des Produkts.

Zusammenfassung für Sicherheitsprüfer

Welche Daten Employee Directory liest

Die Webparts rufen Microsoft Graph und die REST-API der SharePoint-Suche direkt aus dem Browser mit einem Token auf, das für den angemeldeten Benutzer ausgestellt wurde. Folgende Daten werden gelesen; die Spalte „Berechtigung“ nennt die delegierte Microsoft Graph-Berechtigung, auf der die Funktion beruht.

Die Berechtigungen werden vom Lösungspaket angefordert und einmalig von einem globalen Administrator genehmigt; siehe KB10360. So genehmigen Sie Microsoft-Graph-API-Berechtigungen für Vitextra-Lösungen im SharePoint Admin Center. Eine Erläuterung jeder Berechtigung nach Funktionen finden Sie in KB10463. Von Employee Directory benötigte Microsoft-Graph-Berechtigungen.

Da jede Anfrage als angemeldeter Benutzer ausgeführt wird, gilt:

• Der Zugriff folgt dem delegierten Token. Die verfügbaren Daten hängen von den genehmigten API-Berechtigungen und den tatsächlichen Zugriffsrechten des angemeldeten Benutzers ab. Die angezeigten Personen und Attribute müssen nicht denen einer anderen Microsoft 365-Oberfläche entsprechen.
• Die SharePoint-Suche ist sicherheitsgekürzt (Security Trimming). Benutzerprofile, die im Adressbuch ausgeblendet sind, werden ausgeschlossen, sofern der Bearbeiter nicht Versteckte Benutzer anzeigen aktiviert, und der Abschnitt Zuletzt verwendete Dokumente listet nur Dokumente auf, die der Betrachter öffnen darf.
• Kalender zeigen nur Frei/Gebucht. Der Abschnitt Verfügbarkeit zeigt den Status jedes halbstündigen Zeitfensters (frei, mit Vorbehalt, gebucht, abwesend); Betreff und Ort von Besprechungen werden nicht angezeigt.

Employee Directory liest Mitarbeiterdaten

Die Webparts ändern keine Mitarbeiterprofile, Verzeichniskonten oder Kalendereinträge und erstellen keine SharePoint-Listen. Zum Lesen sind die entsprechenden Microsoft Graph- und SharePoint-Berechtigungen erforderlich. Beim Bearbeiten eines Webparts wird dessen Konfiguration auf der SharePoint-Seite gespeichert; dafür sind Bearbeitungsrechte für die Seite nötig.

Benutzer können Verzeichnisdaten auf zwei Arten auf ihrem eigenen Gerät speichern:

• Exportieren – wenn die Option Microsoft Excel-Kalkulationstabelle der Gruppe Exportieren aktiviert ist, kann der Benutzer die Ergebnisse als Datei employee-directory.xlsx herunterladen. Die Datei wird im Browser erstellt und enthält die sichtbaren Spalten außer Foto und Anwesenheit.
• vCard – die Aktion vCard herunterladen speichert die Kontaktkarte einer Person als Datei.

Aktionen wie In Teams chatten, In Teams anrufen oder E-Mail senden öffnen nur Microsoft Teams oder das E-Mail-Programm des Benutzers; das Webpart selbst sendet keine Nachrichten.

Wo die Einstellungen gespeichert sind

Webpart-Eigenschaften. Alle Einstellungen, die ein Bearbeiter im Eigenschaftenbereich vornimmt – Datenquelle, Spalten, Filter, Layout, Schnellfilter, Aktionen –, werden in den Eigenschaften des Webparts gespeichert, innerhalb der Seite in der Bibliothek Websiteseiten. Sie werden mit der Seite versioniert und sind für alle lesbar, die die Seite lesen können. Sie enthalten nur Konfiguration, keine Mitarbeiterdatensätze.

Standard für die persönliche Teams-App. In SharePoint enthält der Eigenschaftenbereich von Employee Directory und Employee Directory (Entra ID) die Gruppe Persönliche App (Microsoft Teams) mit dem Text „Sie können die aktuelle Konfiguration als Standard für Ihren Mandanten speichern. Die persönliche App in Microsoft Teams verwendet diese Konfiguration.“ und der Schaltfläche Einstellungen speichern. Die Schaltfläche sendet die aktuellen Einstellungen an vitextra.com, wo sie für Ihre Mandanten-ID und die Produkt-ID des Webparts gespeichert werden. Wenn das Webpart als persönliche App in Microsoft Teams geöffnet wird (nicht als Kanalregisterkarte), liest es diesen Datensatz und wendet ihn auf seine eigenen Eigenschaften an.

Der gespeicherte Datensatz enthält genau die folgenden Einstellungen und sonst nichts:

Der Titel des Webparts und die übrigen Schalter der Gruppe Bedienfeld (Manager, Untergeordnete, Über mich, Interessen, Fertigkeiten) sind nicht Teil des gespeicherten Datensatzes. Das Webpart New Employees hat keinen Teams-Standard.

Favoriten im Browser

Der Schnellfilter Favoriten (siehe KB10214. Schnellfilter im Employee Directory: Meine Abteilung, Mein Team, Personen, mit denen ich zusammenarbeite, Favoriten) speichert die Personen, die ein Benutzer mit Zu Favoriten hinzufügen markiert hat, im lokalen Speicher des Browsers. Nichts wird in Microsoft 365 geschrieben oder an Vitextra gesendet.

• Schlüssel. Vitextra.EmployeeDirectory.Favorites.<object ID>, wobei die Objekt-ID die Microsoft Entra ID-Objekt-ID des angemeldeten Benutzers ist. Jeder Benutzer, der sich im selben Browserprofil anmeldet, hat daher eine eigene Liste.
• Inhalt. Eine Momentaufnahme der geladenen Profilattribute und benutzerdefinierten Attribute jeder markierten Person. Anwesenheit, Managerobjekt, zugewiesene Lizenzen, Gruppen und Rollen werden vor dem Speichern entfernt. Die Kopie bleibt bis zum Entfernen des Favoriten erhalten. Employee Directory zeigt diese Kopien an; Employee Directory (Entra ID) wählt anhand ihrer IDs aktuelle geladene Datensätze aus, die die Ausschlüsse und den vordefinierten Filter passieren. Ein gespeicherter Favorit muss daher nicht sichtbar sein.
• Gültigkeitsbereich. Employee Directory-Webparts derselben SharePoint-Domäne im selben Browserprofil teilen die Liste. Änderungen werden anderen Browsertabs über das Speicherereignis gemeldet. Ein weiteres Webpart auf derselben Seite muss gegebenenfalls neu geladen werden.
• Kein Roaming. Favoriten folgen dem Benutzer nicht auf ein anderes Gerät, in einen anderen Browser oder ein anderes Browserprofil. Der Microsoft Teams-Client hat einen eigenen Speicher, daher sind in Teams gesetzte Favoriten von denen im Browser getrennt.
• Entfernen. Der Benutzer entfernt eine Person mit Aus Favoriten entfernen. Alle Favoriten werden entfernt, wenn die Browserdaten der SharePoint-Website gelöscht werden (siehe So löschen Sie die im Browser gespeicherten Daten).

Verzeichniscache des Entra ID-Webparts

Um auch in großen Mandanten schnell zu öffnen, lädt das Webpart Employee Directory (Entra ID) die gesamte Benutzerliste aus Microsoft Graph und speichert sie im lokalen Speicher des Browsers.

• Schlüssel. Vitextra.EmployeeDirectory.Data. Der Wert ist ein komprimiertes JSON-Dokument mit dem Ladezeitpunkt und der Benutzerliste.
• Inhalt. Die von Microsoft Graph zurückgegebenen Profilattribute, einschließlich der Vorgesetzten, sofern angefordert. Gastkonten bleiben im Cache, werden aber nicht angezeigt. Gesperrte Konten werden ausgeschlossen, wenn Gesperrte Benutzer ausschließen aktiviert ist; andernfalls können sie im Cache bleiben und in der Liste erscheinen.
• Aktualisierung. Beim nächsten Besuch wird die Liste sofort aus dem Cache angezeigt. Ist der Cache älter als 24 Stunden, lädt das Webpart die Liste im Hintergrund neu aus Microsoft Graph. Über den Ergebnissen stehen Letzte Aktualisierung: mit dem Alter der Daten und der Link Aktualisieren, der die Liste sofort neu lädt. Auch eine Änderung der Ausschlussoptionen oder der benutzerdefinierten Attribute des Webparts lädt die Liste neu. Die 24-Stunden-Schwelle wird beim Laden des Caches geprüft; sie ist kein regelmäßiger Timer und kein garantiertes Aktualisierungsintervall. Schlägt die Aktualisierung fehl und ist bereits eine nicht leere Liste mit Ladedatum vorhanden, bleibt diese mit einer Warnung sichtbar. Ohne solche Daten erscheint ein Ladefehler. Der gespeicherte Cache wird nur nach erfolgreichem Laden und Schreiben in den Browserspeicher ersetzt.
• Gültigkeitsbereich. Ein Cache pro Browserprofil und SharePoint-Domäne, ohne Trennung nach Benutzer oder Webpart. Schlägt das Speichern fehl, bleibt die aktuelle Liste nutzbar; eine ältere gespeicherte Kopie kann jedoch erhalten bleiben. Ein vollständiges Laden beim nächsten Besuch ist nur nötig, wenn kein nutzbarer Cache vorhanden ist.

Das Webpart Employee Directory (mit beiden Datenquellen) und das Webpart New Employees führen keinen Verzeichniscache; sie fragen Microsoft 365 bei jedem Öffnen der Seite ab. Profilfotos werden nur im Arbeitsspeicher gehalten, solange die Seite geöffnet ist.

So löschen Sie die im Browser gespeicherten Daten

Benutzer und Administratoren können die Favoriten und den Verzeichniscache jederzeit entfernen:

1. Für einen Benutzer, im Browser. Löschen Sie in den Browsereinstellungen die Cookies und Websitedaten Ihrer SharePoint-Domäne (zum Beispiel https://contoso.sharepoint.com). Dadurch werden die Favoriten, der Verzeichniscache und die Anmeldecookies der Website entfernt, sodass SharePoint Sie erneut zur Anmeldung auffordert.
2. Für einen einzelnen Schlüssel. Öffnen Sie in Microsoft Edge oder Google Chrome die Entwicklertools (F12), wählen Sie Application > Local storage > Ihre SharePoint-Domäne und löschen Sie Vitextra.EmployeeDirectory.Data oder Vitextra.EmployeeDirectory.Favorites.<object ID>.
3. Nur den Cache. Wählen Sie Aktualisieren, um aktuelle Daten anzufordern. Die gespeicherte Kopie wird dabei nicht gelöscht, sondern nur nach erfolgreichem Laden und Speichern ersetzt.
4. In Microsoft Teams. Der Teams-Client hat einen eigenen Speicher; leeren Sie ihn mit dem Verfahren von Microsoft zum Löschen des Teams-Caches.
5. Für eine Geräteflotte. Verwenden Sie auf gemeinsam genutzten Geräten eine Browserrichtlinie, die Websitedaten beim Beenden löscht, oder privates Browsen.

Was an Vitextra und Application Insights gesendet wird

Keine Anfrage an Vitextra enthält Mitarbeiterdatensätze, Profilattribute, Fotos, Anwesenheit, Kalenderdaten, Favoriten oder Suchbegriffe. Das Produkt sendet nur Folgendes:

In all diesen Anfragen wird der Benutzer über die Objekt-ID des Kontos identifiziert – eine GUID –, nicht über Name oder E-Mail-Adresse. Wie jeder Application Insights-Client fügt das Telemetrie-SDK jedem Datensatz seinen üblichen technischen Kontext hinzu, etwa eine anonyme Sitzungskennung und Browserinformationen. Der Lizenzstatus wird in der Gruppe Info des Eigenschaftenbereichs angezeigt; ist vitextra.com nicht erreichbar, funktionieren die Webparts trotzdem.

Freizugebende Netzwerkhosts

Wenn ausgehende Verbindungen eingeschränkt sind, benötigen die Browser und Teams-Clients der Benutzer HTTPS-Zugriff auf:

• Ihre SharePoint-Domäne (<tenant>.sharepoint.com) und graph.microsoft.com – alle Verzeichnis-, Profil-, Such-, Anwesenheits- und Kalenderdaten;
• static.vitextra.com – die Skripts der Webparts (erforderlich: ohne diesen Host können die Webparts nicht geladen werden);
• vitextra.com – Lizenzprüfung und Einstellungen der persönlichen Teams-App;
• dc.services.visualstudio.com – Application Insights-Telemetrie (optional: ist der Host blockiert, funktionieren die Webparts auch ohne);
• spoprod-a.akamaihd.net und die Content Delivery Networks von Microsoft, die SharePoint bereits verwendet – Dateityp-Symbole in Zuletzt verwendete Dokumente und die Fluent UI-Symbole;
• teams.microsoft.com – nur wenn Benutzer In Teams chatten, In Teams anrufen oder Besprechung planen wählen.

Datenschutz und DSGVO

• Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter. Die Verzeichnisdaten gehören zu Ihrem Microsoft 365-Mandanten; Sie sind der Verantwortliche und Microsoft ist Ihr Auftragsverarbeiter. Employee Directory zeigt diese Daten Benutzern an, die sie in Microsoft 365 bereits sehen dürfen.
• Datenminimierung. Administratoren entscheiden, welche Spalten, benutzerdefinierten Attribute und Abschnitte des Detailbereichs angezeigt werden. Deaktivieren Sie nicht benötigte Abschnitte wie Verfügbarkeit oder Zuletzt verwendete Dokumente und fügen Sie keine sensiblen benutzerdefinierten Attribute hinzu.
• Aufbewahrung auf Geräten. Favoriten bleiben bis zur Entfernung durch den Benutzer oder zum Löschen der Browserdaten erhalten. Der Cache hat keine automatische Löschfrist: Beim Laden einer mehr als 24 Stunden alten Kopie wird eine Hintergrundaktualisierung versucht. Nach erfolgreichem Laden wird die gespeicherte Kopie ersetzt, sofern der Browserspeicher dies zulässt; bei einem Fehler bleibt die alte Kopie erhalten.
• Recht auf Löschung. Eine in Microsoft Entra ID gelöschte Person verschwindet nach dem nächsten erfolgreichen Laden aus dem Verzeichnis; eine Löschung innerhalb von 24 Stunden ist nicht garantiert. Kopien in Favoriten bleiben erhalten, bis Benutzer sie entfernen. Siehe KB10363. Wo Vitextra-Produkte Ihre Daten speichern: Datenschutz, Datenresidenz und DSGVO.

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