Policy Acknowledgement Policy Manager recopila preguntas y comunicaciones de empleados que no pueden confirmar una política. Ábralo con una cuenta de administrador, responsable de cumplimiento o autor. Los autores trabajan con las políticas de las que son propietarios; las acciones de exención están disponibles para administradores y responsables de cumplimiento.
Revise la cola
Abra Requiere revisión. La cola muestra las preguntas abiertas con el empleado, la política, el tipo, el mensaje y la fecha de creación. Una pregunta normal y una comunicación de imposibilidad de confirmar son casos diferentes.
Una pregunta normal no cambia automáticamente el estado de la asignación. Comunicar la imposibilidad de confirmar cambia la asignación a Requiere revisión, por lo que el empleado no puede completar el flujo normal de confirmación hasta que se resuelva el caso.
Elegir la acción que resuelve el caso
Lea el mensaje del empleado junto con la versión de política y el estado de asignación. Una pregunta puede solicitar aclaración mientras la tarea sigue activa. Un caso de imposibilidad de confirmar significa que el panel normal está bloqueado hasta resolver la asignación. Cerrar la pregunta y cambiar la asignación son decisiones relacionadas, pero separadas.
| Situación | Acción apropiada que considerar | Resultado que verificar |
|---|---|---|
| El empleado necesita una explicación y la asignación sigue activa | Responder la pregunta. | La respuesta se guarda y la pregunta deja de aparecer abierta. |
| El obstáculo está resuelto y el empleado debe confirmar ahora | Reabrir la asignación afectada con una respuesta. | La tarea vuelve a estar asignada y disponible para el empleado. |
| Una decisión autorizada indica que este empleado no necesita confirmar esta asignación | Registrar una exención con su motivo. | Existen el estado de exención y su evento probatorio. |
| El propio contenido de la política es incorrecto u obsoleto | Resolver contenido y publicación como un cambio separado de política. | Se concilian la versión prevista y las asignaciones restantes. |
Por ejemplo, un empleado puede indicar que un procedimiento menciona equipos que no utiliza. Investigue si la audiencia era demasiado amplia, el texto necesita aclaración o el empleado debe quedar exento de esa asignación concreta. No exima automáticamente a todos los que preguntan ni responda solo la pregunta si el resultado previsto es habilitar una asignación bloqueada.
Escribir una respuesta que facilite el siguiente paso
Explique qué se decidió, qué problema se resolvió y qué debe hacer el empleado después. Al reabrir, indíquele que recargue la página personal y abra otra vez la asignación. El plazo original permanece; si ya pasó, la tarea reabierta puede estar vencida inmediatamente. No prometa una ampliación que la acción no realiza.
La respuesta se guarda en el registro de la pregunta. La acción actual no envía por sí misma correo ni proporciona una bandeja completa de conversaciones al empleado. Organice el seguimiento necesario mediante el proceso normal de comunicación de la organización y verifique que el empleado entienda el siguiente paso. Que desaparezca una fila de la cola abierta no demuestra que se entregara un mensaje.
Para una exención, introduzca un motivo que explique la decisión en lugar de un genérico “hecho”. Las pruebas describen una exención, no una confirmación del empleado. Mantenga esa distinción en informes y comunicaciones para que un denominador reducido no se confunda con más empleados confirmando la política.
Responda una pregunta
- Seleccione Responder a la pregunta en la fila correspondiente.
- Introduzca su respuesta en Respuesta.
- Seleccione Guardar.
La pregunta pasa a estar respondida y sale de la cola de preguntas abiertas. Guardar una respuesta no reabre por sí solo una asignación pendiente de revisión. No suponga que esta acción envía un correo electrónico: la acción almacena la respuesta en el registro de la pregunta.
Reabra una asignación
Para una comunicación de imposibilidad de confirmar, seleccione Reabrir la tarea, introduzca una respuesta y guarde. La asignación vuelve al estado asignado, se borra su comentario y la pregunta se marca como respondida.
Reabrir no amplía la fecha de vencimiento. Si esa fecha ha pasado, la asignación aparece vencida. Solicite al empleado que vuelva a cargar My Policies y abra de nuevo la asignación.
Registre una exención
- Seleccione Eximir al empleado de confirmar que ha leído la política en el caso de imposibilidad de confirmar.
- Introduzca Motivo de la exención. Es obligatorio indicar un motivo no vacío.
- Guarde y verifique la asignación y el evento resultantes.
La acción establece la asignación como exenta, añade un evento de exención al registro de confirmaciones, registra una entrada de auditoría y cierra la pregunta. No crea una confirmación en nombre del empleado.
❗ Importante
En la implementación actual, los eventos de exención se escriben directamente en SharePoint incluso cuando las confirmaciones normales utilizan el modo Service. La matriz de roles concede al grupo de responsables de cumplimiento acceso de lectura a la lista de evidencias, por lo que esta escritura puede fallar salvo que la cuenta tenga derechos adicionales. Si se produce un error, inspeccione la asignación y el evento antes de reintentar: estas actualizaciones son operaciones independientes y pueden haberse completado solo parcialmente. No conceda acceso de escritura amplio únicamente para eludir el error.
