Policy Acknowledgement La importación desde biblioteca crea fichas de políticas para archivos seleccionados que ya existen en el sitio del centro. Resulta útil para preparar una colección de documentos existente para su gestión como políticas. No carga archivos, migra contenido desde otro sitio, publica versiones ni asigna empleados.
Preparar la biblioteca y el acceso
Utilice una cuenta de administrador o responsable de cumplimiento para la importación inicial y la posterior comprobación de propietarios. El cuadro de importación lee las bibliotecas visibles del centro resuelto. Excluye la biblioteca de versiones del producto y determinadas bibliotecas del sistema por su título, incluidas Site Assets y Site Pages.
Asegúrese de que los archivos de origen se puedan leer y de que la población de empleados prevista tendrá acceso. Para archivos fuera de las bibliotecas disponibles del centro, cree fichas individuales con la URL adecuada en lugar de esperar que el selector de importación explore todo el inquilino.
Seleccionar e importar archivos
- Abra Policy Manager y elija Importar desde una biblioteca. La misma operación está disponible en el último paso del asistente de configuración.
- Seleccione Biblioteca de documentos y espere a que se cargue la lista de archivos.
- Marque las casillas de los archivos que desea registrar. Comience con un lote pequeño para poder examinar el resultado.
- Seleccione Importar y espere a que termine la operación. El botón muestra la cantidad seleccionada.
- Anote el número indicado de fichas importadas y cierre el cuadro al finalizar.
El cuadro recupera hasta 500 elementos de archivo, ordenados por nombre, sin paginar los resultados adicionales. Si no se ofrece un archivo, compruebe la biblioteca seleccionada y este límite. No demuestra que el archivo no exista o que otro tipo de archivo no sea compatible.
Revisar los borradores creados
La importación utiliza el nombre de archivo sin extensión como título, almacena su URL, selecciona el tipo Documento y crea un borrador obligatorio con condiciones de lectura predeterminadas. La descripción, el texto de confirmación, las etiquetas y las fechas de revisión no se completan según el significado empresarial del documento.
Los puntos de entrada actuales de importación no proporcionan propietario a la operación. No suponga que el usuario que importa se convierte en propietario. Abra cada borrador y seleccione su propietario, revise categoría e importancia, complete descripción y fechas y configure condiciones de lectura adecuadas. Los borradores sin propietario pueden no aparecer en la vista del autor filtrada por propietario; un administrador o responsable de cumplimiento puede completarlos.
Evitar duplicados y errores de importación parcial
❗ Importante
El importador no comprueba si una ficha ya apunta al archivo seleccionado. Repetir la importación puede crear duplicados. Los archivos se procesan de uno en uno, por lo que un error puede dejar algunos borradores creados aunque el lote completo no haya terminado. Examine la lista antes de reintentar y seleccione solo los archivos pendientes.
Si el resultado parece vacío, seleccione el filtro de borradores o de todos los estados y compruebe con una cuenta de administrador. Confirme el centro y borre los filtros de título y categoría. No inicie una campaña sobre un duplicado no deseado solo porque el nombre de archivo parezca correcto.
Convertir las fichas importadas en una colección gestionada
Importar una biblioteca es un paso de inventario. El nombre del archivo aporta un título inicial, pero puede contener códigos internos o textos que los empleados no reconozcan. Revise título y descripción para distinguir la política antes de abrir el origen. No suponga que la importación dedujo importancia, ámbito organizativo o responsabilidad del texto del documento.
Asigne propietarios antes de pedir a los autores que mantengan los borradores. Como la importación no aporta propietario, la vista filtrada de un autor puede no contener las fichas nuevas aunque un administrador las vea. Acuerde quién atenderá preguntas y revisará después el contenido, en lugar de seleccionar a alguien solo para que la ficha aparezca en una lista.
Para cada borrador, compruebe categoría, texto de confirmación, controles de lectura y fecha de revisión. Si la categoría aporta una declaración apropiada, verifique esa alternativa en el lector; en otro caso, proporcione texto específico adecuado. El acceso al origen es una comprobación separada: registrar un archivo no cambia quién puede leer su biblioteca.
Conciliar un lote antes de reintentar
Suponga que selecciona un grupo pequeño de archivos y aparece un error durante la importación. Inspeccione primero la lista de borradores y compare las URL de origen de las fichas con los archivos seleccionados. Un título coincidente no basta para distinguir una ficha válida de un duplicado, especialmente cuando hay archivos con nombres similares.
Mantenga un registro sencillo de revisión con URL de origen, identificador de ficha creada, propietario asignado y preparación para publicar. Es una comprobación administrativa sugerida, no una función adicional de importación. Ayuda a seleccionar solo archivos realmente ausentes para reintentar y a evitar publicar fichas duplicadas del mismo origen.
Si un archivo deseado queda fuera de la ventana cargada del selector, use las comprobaciones de biblioteca y número de elementos para establecer por qué falta. No ejecute repetidamente la misma selección esperando que pagine automáticamente por el resto. Para contenido fuera de las bibliotecas disponibles del centro, cree una ficha individual mediante el formulario normal de política.
Termine el lote por etapas: concilie borradores creados, complete metadatos, verifique orígenes y después publique y distribuya los elementos aprobados. Un recuento de importación correcta mide fichas creadas, no políticas revisadas ni empleados asignados.
Publicar y verificar
Cuando los metadatos de la ficha y el acceso al origen sean correctos, publique la primera versión mediante KB10502. Cómo publicar la primera versión de una política. Cree una campaña aparte mediante KB10503. Cómo crear e iniciar una campaña de Policy Acknowledgement y verifique una asignación de empleado. Lleve un registro de las fichas importadas revisadas para no confundir un gran lote preparatorio con un despliegue completado.
