Absence & Coverage Vue d'ensemble
Vitextra Absence & Coverage intègre le processus quotidien de gestion des absences dans Microsoft 365. Les employés demandent leurs absences, les responsables approuvent ou refusent les demandes, chacun voit qui est absent et les collègues reprennent les tâches pendant l'absence d'une personne — le tout sur une page SharePoint ou dans Microsoft Teams, sans système RH distinct et sans envoi de données à un service externe.
La solution se compose de trois composants WebPart qui fonctionnent ensemble sur un site commun : My Absences, Team Absence Calendar et Substitutions. Cet article explique ce que fait chaque composant WebPart, qui l'utilise, où se trouvent les données, ce dont vous avez besoin avant de commencer et ce que cette version du produit ne fait volontairement pas.
Les trois composants WebPart
| Composant WebPart | Fonction | Utilisateurs types |
|---|---|---|
| My Absences | Une page personnelle : cartes de solde par type d'absence, liste de vos demandes avec leur statut, volet Nouvelle demande (jours ouvrés, demi-journées, contrôles de chevauchement et de solde, un remplaçant), prochains jours fériés et fichier .ics pour votre calendrier. Les responsables disposent d'un onglet Approbations avec les demandes qui attendent leur décision. | Tous les employés ; responsables et approbateurs |
| Team Absence Calendar | Une chronologie (personnes par jours) et une vue mensuelle de qui est absent, un bloc Absents aujourd'hui (2) avec les remplaçants, un filtre par type d'absence, les demandes en attente d'approbation hachurées, les jours fériés et week-ends grisés, et un export au format CSV. | Employés, responsables, RH |
| Substitutions | Les onglets Je remplace, Me remplacent et Qui remplace qui et, pour les responsables, Sans remplaçant. Les collègues acceptent ou refusent un remplacement ; les responsables affectent des remplaçants et voient les absences que personne ne couvre. | Remplaçants, employés absents, responsables |
Qui utilise quoi
| Rôle | Ce que fait la personne | Où |
|---|---|---|
| Employé | Demande des absences, suit le statut, consulte ses soldes, annule une demande, ajoute une absence à un calendrier personnel | My Absences |
| Responsable / approbateur | Approuve ou refuse les demandes, vérifie qui d'autre est absent sur la même période, affecte des remplaçants, repère les absences sans remplaçant | My Absences (Approbations), Substitutions (Sans remplaçant), Team Absence Calendar |
| Collègues | Voient qui est absent aujourd'hui et qui le remplace | Team Absence Calendar |
| Remplaçant | Accepte ou refuse un remplacement et voit ce qu'il doit couvrir | Substitutions (Je remplace) |
| RH / propriétaire du site | Gère les types d'absence, les droits annuels, les jours fériés et les paramètres directement dans les listes du site du produit | Listes SharePoint |
| Administrateur informatique | Installe le package, approuve l'autorisation Microsoft Graph, veille à ce que les employés puissent accéder au site | Centre d'administration SharePoint |
Où sont stockées les données
Toutes les données sont conservées dans six listes SharePoint d'un site de votre propre locataire. Le premier composant WebPart que vous ajoutez à une page vous demande de choisir ce site et y crée les listes ; les autres composants WebPart utilisent le même site. Les demandes, remplacements, types d'absence, droits annuels, jours fériés et paramètres restent donc soumis à vos règles SharePoint habituelles de gouvernance, de sauvegarde et de conservation. Le seul appel externe des composants WebPart est la vérification de la licence.
Les composants WebPart lisent et écrivent les listes avec les droits de l'utilisateur connecté. Les noms des employés, les responsables, les collaborateurs directs, les services et les photos proviennent de Microsoft Entra ID via Microsoft Graph.
La liste Substitutions est aussi la source de données de People Connector : elle répond à la question « qui remplace X », et une passation de fonctions sans date de fin reste active tant qu'elle n'est pas terminée.
Prérequis
- Installation. Le package est installé dans le catalogue d'applications du locataire comme tout autre produit Vitextra — voir KB10035. Comment installer un produit Vitextra dans SharePoint Online.
- Accès au site du produit. Chaque employé qui utilise les composants WebPart a besoin de l'accès Membre (modification) au site du produit, car les listes sont lues et écrites avec les droits propres à l'utilisateur.
- Autorisation Microsoft Graph. Le package demande l'autorisation User.Read.All (profil, responsable, collaborateurs directs, service, recherche de personnes, photos). Un administrateur du locataire l'approuve dans le centre d'administration SharePoint, sous Accès à l'API.
- Données de l'annuaire. Le routage des approbations et les périmètres du calendrier reposent sur Microsoft Entra ID : chaque employé doit avoir un responsable (sinon un approbateur de secours est nécessaire) et, pour le périmètre « service », un service renseigné.
- Première configuration. La personne qui sélectionne le site pour la première fois doit en être propriétaire, car les listes sont créées à ce moment-là.
Où il fonctionne
Les composants WebPart fonctionnent sur les pages modernes de SharePoint Online (y compris en application pleine page) et dans Microsoft Teams, en tant qu'application personnelle et en tant qu'onglet de canal. L'interface est disponible en 50 langues ; les dates ainsi que les noms des mois et des jours suivent la culture de la page, tout comme le premier jour de la semaine. Les langues s'écrivant de droite à gauche sont prises en charge et les composants WebPart suivent le thème du site SharePoint.
Ce que cette version ne comprend pas
📝 Remarque
Cette version n'envoie pas de notifications par e-mail ni dans Microsoft Teams : les nouvelles demandes, les décisions et les demandes de remplacement ne sont affichées que dans les composants WebPart (compteurs et pastilles sur les onglets). Elle n'écrit pas non plus dans les calendriers Outlook et ne définit pas de réponses automatiques — une demande peut en revanche être téléchargée sous forme de fichier .ics à usage unique. Les règles d'acquisition progressive, les périodes de blocage, la limitation du nombre d'absences simultanées, la délégation de l'approbation (hormis un seul approbateur de secours), la sécurité au niveau des éléments dans les listes, un composant WebPart d'administration pour les listes de référence et l'importation des jours fériés par pays ne font pas non plus partie de cette version.
❗ Important
La confidentialité d'un type d'absence est une règle d'affichage : les collègues voient un « Absent » grisé à la place du type. Toute personne ayant accès à la liste Absences elle-même peut toujours y lire les demandes. Si une confidentialité stricte est requise, restreignez l'accès au site du produit en conséquence.
