Qu'est-ce qu'un remplacement : remplacement temporaire et passation de fonctions

Vue d'ensemble

Lorsqu'une personne est absente, son travail ne s'arrête pas. Un remplacement est l'accord par lequel quelqu'un d'autre le reprend : il consigne qui est absent, qui remplace, pour quelle période et — si vous le souhaitez — quelles responsabilités sont transmises. Le composant WebPart Substitutions gère ces accords, et les autres composants WebPart du produit s'appuient dessus : le Team Absence Calendar montre qui remplace qui aujourd'hui, et les responsables voient quelles absences n'ont encore personne pour les couvrir.

Cet article est la référence du concept. Il décrit les deux types de remplacement, les statuts par lesquels passe un remplacement, qui a le droit de faire quoi, et où l'on rencontre les remplacements dans le produit. Les articles pas à pas sont indiqués à la fin.

Ce que contient un remplacement

Chaque remplacement possède les mêmes champs :

La personne absente et le remplaçant doivent être deux personnes différentes ; le produit refuse un remplacement dans lequel il s'agit de la même personne.

Les deux types

Lorsque vous choisissez Passation de fonctions dans le panneau, le produit vous le rappelle : « Une passation de fonctions n'a pas de date de fin, sauf si vous en définissez une. » Ne définissez une date de fin que si la passation elle-même est limitée dans le temps.

Statuts et phases

Un nouveau remplacement commence toujours avec le statut En attente de confirmation : tant que le remplaçant n'a pas donné son accord, rien n'est arrêté. Ensuite, il suit l'une de trois voies.

Pour un remplacement Accepté, la pastille de statut affiche la phase, qui dépend de la date du jour :

Les autres statuts sont affichés avec leur propre texte. Les remplacements annulés ne sont affichés nulle part dans le composant WebPart. Un remplacement refusé reste visible dans les onglets Je remplace et Me remplacent, avec la pastille Refusé, jusqu'à la fin de sa période. Les remplacements terminés quittent ces deux onglets et restent consultables pendant 30 jours dans l'onglet Qui remplace qui avec le filtre Terminée.

Qui fait quoi

Deux conséquences en découlent. Un responsable qui n'est pas la personne absente ne peut pas annuler le remplacement d'un autre dans le composant WebPart. Et une fois que le remplaçant a accepté ou refusé, la réponse ne peut plus être modifiée par un bouton : si les plans changent, la personne absente annule le remplacement et un nouveau est créé.

Remplacements et demandes d'absence

Un remplacement peut être lié à une demande d'absence ou exister de façon autonome.

• Lié. Si un employé indique un remplaçant dans une demande d'absence, un remplacement temporaire est créé pour les mêmes dates — immédiatement pour une demande qui ne nécessite pas d'approbation, sinon lorsque l'approbateur approuve la demande. Il se passe la même chose lorsqu'un responsable affecte un remplaçant à partir d'une ligne de l'onglet Sans remplaçant. Si la demande est rejetée ou annulée, les remplacements qui lui sont liés sont annulés automatiquement.
• Autonome. Un remplacement créé avec le bouton Affecter un remplaçant de la barre d'outils, et non à partir d'une ligne de l'onglet Sans remplaçant, n'a aucune demande derrière lui. Il vit de façon indépendante et n'est pas touché lorsqu'une demande change.

Un remplacement créé en même temps qu'une demande n'a aucun texte dans Responsabilités ; la personne absente peut décrire les tâches en créant le remplacement séparément. L'interaction entre les deux objets est présentée pas à pas dans KB10350. Comment les demandes d'absence et les remplacements fonctionnent ensemble.

Où les remplacements apparaissent

Notez la différence entre les deux dernières lignes : l'onglet Sans remplaçant ne compte comme remplacement que le statut Accepté, alors que le bloc Absents aujourd'hui nomme aussi un remplaçant dont le remplacement est encore En attente de confirmation.