Absence & Coverage Présentation
Une demande d'absence indique quand une personne est absente. Un remplacement indique qui la remplace. Dans Vitextra Absence & Coverage, ce sont deux enregistrements distincts qui peuvent être liés : un remplacement créé pour une demande suit le sort de cette demande, tandis qu'un remplacement créé seul ne le suit pas.
Cet article décrit pas à pas le cycle de vie des deux enregistrements, afin que les collaborateurs, les approbateurs et les responsables sachent à quoi s'attendre après chaque action. Il ne répète pas les instructions propres à chaque écran ; les liens vers celles-ci figurent dans la dernière section.
Ce qui est lié et ce qui ne l'est pas
| Demande d'absence | Remplacement lié à la demande | |
|---|---|---|
| Où il est créé | Nouvelle demande dans le composant WebPart My Absences | Automatiquement, à partir du champ Remplaçant de la demande, ou avec Affecter dans l'onglet Sans remplaçant |
| Qui doit donner son accord | L'approbateur (inutile pour les types sans approbation) | Le remplaçant, qui accepte ou refuse |
| Dates | Début et fin de l'absence | Copiées depuis la demande lors de la création du remplacement ; les demi-journées ne sont pas reprises |
| Type | – | Toujours Temporaire lorsqu'il est créé à partir de la demande |
| Responsabilités | – | Vide lorsqu'il est créé à partir de la demande ; le texte se saisit uniquement dans le volet Affecter un remplaçant |
| Lien | – | Le remplacement mémorise le numéro de la demande |
Un remplacement créé avec Affecter un remplaçant dans la barre d'outils du composant WebPart Substitutions n'est lié à aucune demande. Dans cet article, il est qualifié d'autonome.
Le lien est à sens unique. Une demande modifie ses remplacements ; un remplacement ne modifie jamais la demande. L'acceptation, le refus ou l'annulation d'un remplacement ne change pas le statut de la demande.
Le cycle de vie pas à pas
| Événement | Demande | Remplacement | Ce que voient les personnes |
|---|---|---|---|
| Le collaborateur envoie une demande d'un type avec approbation et désigne un remplaçant | En attente d'approbation | Pas encore créé. Le nom est seulement mémorisé dans la demande | Remplaçant : avec le nom dans la ligne de la demande ; l'approbateur voit la même ligne dans l'onglet Approbations |
| L'approbateur sélectionne Approuver | Approuvée | Un remplacement est créé avec le statut En attente de confirmation et les dates de la demande | Le remplaçant voit un badge sur l'onglet Je remplace |
| Le collaborateur envoie une demande d'un type sans approbation, ou il est son propre approbateur, et désigne un remplaçant | Approuvée immédiatement | Le remplacement est créé immédiatement avec le statut En attente de confirmation | Idem, sans délai d'attente |
| Le remplaçant sélectionne Accepter | Aucun changement | Accepté | L'absence quitte l'onglet Sans remplaçant ; l'étiquette affiche Planifiée ou En cours |
| Le remplaçant sélectionne Refuser | Aucun changement | Refusé | L'absence reste dans l'onglet Sans remplaçant avec « a refusé » après le nom ; le responsable peut sélectionner Affecter |
| L'approbateur sélectionne Refuser | Refusée | Aucun remplacement n'existe encore ; s'il en existait un, il passerait à Annulé. Le remplaçant cité dans la demande n'est jamais sollicité | Le remplaçant ne voit rien |
| Le collaborateur sélectionne Annuler la demande | Annulée | Chaque remplacement de cette demande passe à Annulé, y compris ceux acceptés et refusés | Les remplacements disparaissent des listes du remplaçant et de la personne absente |
| La personne absente sélectionne Annuler le remplacement | Aucun changement. La demande reste Approuvée | Annulé | L'absence revient dans l'onglet Sans remplaçant |
| Le collaborateur ne désigne aucun remplaçant | Aucun changement | Aucun | Une absence approuvée apparaît dans l'onglet Sans remplaçant du responsable, sauf si son type a la catégorie Remote |
📝 Remarque
Le produit n'envoie ni e-mail ni message Teams. Chacun voit les changements en ouvrant le composant WebPart : l'approbateur grâce au badge de l'onglet Approbations, le remplaçant grâce au badge de l'onglet Je remplace.
Un déroulement typique
- Anna Berzina demande des congés du 2 au 13 novembre 2026 et désigne Jonas Kalns comme remplaçant.
- La demande est En attente d'approbation. Peter Hansen, son responsable, la voit dans l'onglet Approbations avec la ligne « Remplaçant : Jonas Kalns ».
- Peter sélectionne Approuver. La demande devient Approuvée, et un remplacement du 2 au 13 novembre avec le statut En attente de confirmation est créé.
- Jonas ouvre le composant WebPart Substitutions, voit le badge sur Je remplace et sélectionne Accepter. Le remplacement affiche désormais Planifiée.
- Le 2 novembre, l'étiquette passe à En cours, et le Team Absence Calendar affiche pour Anna, dans le bloc Absents aujourd'hui, « Remplacé par » Jonas Kalns.
- Si Anna annule ses congés avant leur fin, la demande devient Annulée et le remplacement disparaît.
Absences non couvertes
L'onglet Sans remplaçant répertorie les absences approuvées des collaborateurs directs d'un responsable pour les 120 prochains jours (y compris celles déjà en cours), à l'exception des absences dont le type a la catégorie Remote. Une absence reste dans l'onglet tant qu'il n'existe pas de remplacement accepté lié à cette absence.
❗ Important
Seul un remplacement lié à l'absence comble le manque. Un remplacement autonome pour la même personne et les mêmes dates, créé avec Affecter un remplaçant dans la barre d'outils, figure dans les listes mais ne retire pas l'absence de l'onglet Sans remplaçant. Pour combler un manque, utilisez le bouton Affecter de la ligne concernée : il ouvre le volet avec la personne et les dates de l'absence et lie le nouveau remplacement à celle-ci.
Remplacements autonomes
Utilisez un remplacement autonome lorsqu'aucune demande n'existe : pour la passation de fonctions d'un collaborateur qui part, pour remplacer un poste, ou pour un remplaçant convenu après l'approbation d'une demande qui n'en comportait pas. Un tel remplacement :
- est valable pour les dates que vous saisissez et n'est pas affecté lorsqu'une demande est refusée ou annulée ;
- doit tout de même être accepté par le remplaçant ;
- ne peut être annulé que par la personne absente, avec Annuler le remplacement ;
- n'apparaît pas dans la liste des absences non couvertes et n'en comble aucune.
Pour un remplacement sans date de fin, voir KB10349. Comment transmettre ses fonctions lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise (sans date de fin).
💡 Astuce
Si le collaborateur a oublié de désigner un remplaçant, le responsable n'a pas besoin de refuser la demande. Il ouvre l'onglet Sans remplaçant, sélectionne Affecter sur la ligne de l'absence et choisit le remplaçant. Le nouveau remplacement est lié à la demande et la suit désormais.
