Absence & Coverage Vue d'ensemble
Les trois composants WebPart de Vitextra Absence & Coverage — My Absences, Team Absence Calendar et Substitutions — conservent toutes leurs données dans six listes SharePoint standard d'un seul site, le site du produit. Ce site appartient à votre propre tenant Microsoft 365 : les demandes d'absence, les soldes et les remplacements ne le quittent donc jamais, et aucun service externe ne les stocke. Le seul appel à un service externe est la vérification de la licence.
Cet article est une référence pour les administrateurs, les équipes RH et les propriétaires de sites : quelles listes existent, ce que contient chacune, ce que signifient les colonnes importantes, qui est censé modifier quelle liste et quelles règles préservent l'intégrité des données.
Les six listes en un coup d'œil
Les listes sont créées automatiquement lorsqu'un site est sélectionné pour la première fois (voir KB10324. Comment ajouter les composants WebPart Absence & Coverage à une page et sélectionner le site). Ce sont des listes personnalisées ordinaires qui n'apparaissent pas dans la navigation du site ; ouvrez-les donc depuis Contenu du site.
| Liste | Ce qu'elle stocke | Requise par les composants WebPart | Modifiée par |
|---|---|---|---|
AbsenceTypes | Le catalogue des types d'absence : nom, couleur, approbation, confidentialité, demi-journées, droit annuel | Oui | Les RH ou le propriétaire du site, directement dans la liste |
Absences | Une ligne par demande d'absence, avec son statut, son approbateur et son nombre de jours ouvrés | Oui | Les employés et les approbateurs, via les composants WebPart |
Substitutions | Une ligne par remplacement, temporaire ou transfert de responsabilités | Oui | Les employés et les responsables, via les composants WebPart |
Balances | Droit annuel et jours reportés par personne et par type d'absence | Facultative | Les RH, directement dans la liste |
Holidays | Jours fériés légaux et jours fériés de l'entreprise qui ne comptent pas comme jours ouvrés | Facultative | Les RH, directement dans la liste |
Settings | Paramètres du produit sous forme de paires clé-valeur | Facultative | Le propriétaire du site, directement dans la liste |
Si Balances, Holidays ou Settings est absente ou vide, les composants WebPart utilisent des valeurs par défaut et continuent de fonctionner. Si l'une des trois listes requises est absente, les composants WebPart ne peuvent pas charger leurs données.
📝 Remarque
Si une liste portant le même nom existe déjà sur le site, le produit la réutilise et ne l'écrase ni ne la répare. Les colonnes ne sont ajoutées qu'à la création de la liste ; une liste créée à la main avec des colonnes manquantes reste donc incomplète.
La liste Absences
Chaque demande créée dans My Absences devient une ligne. Les employés ne la modifient que par les composants WebPart.
| Colonne | Contenu |
|---|---|
Title | Un libellé lisible composé du nom de l'employé et du type d'absence |
Employee | L'employé (champ Personne). My Absences n'utilise pas cette colonne pour retrouver « mes demandes » |
EmployeeEmail | L'adresse e-mail de l'employé sous forme de texte. Les composants WebPart recherchent sur cette colonne, elle doit donc rester renseignée |
TypeId | L'ID de l'élément du type d'absence dans la liste AbsenceTypes |
TypeName | Une copie du nom du type, faite au moment de l'envoi de la demande |
StartDate, EndDate | Le premier et le dernier jour (date uniquement) |
StartHalf, EndHalf | Oui/Non : le premier ou le dernier jour compte pour une demi-journée |
WorkingDays | Le nombre de jours ouvrés calculé au moment de l'envoi de la demande |
AbsenceStatus | Pending, Approved, Rejected ou Cancelled |
Approver | La personne qui décide de la demande |
Substitute | Le remplaçant indiqué dans la demande, le cas échéant |
RequestComment | Le commentaire de l'employé |
DecisionComment, DecisionDate | La réponse de l'approbateur et la date de la décision |
La liste Substitutions
| Colonne | Contenu |
|---|---|
Title | Un libellé lisible « personne absente → remplaçant » |
AbsentUser, Substitute | La personne absente et la personne qui la remplace |
StartDate, EndDate | La période ; la date de fin peut rester vide pour un transfert de responsabilités |
Kind | Temporary ou Handover |
SubstitutionStatus | Pending, Accepted, Declined ou Cancelled |
Scope | Le texte des responsabilités (affiché comme « Responsabilités » dans le composant WebPart) |
AbsenceId | L'ID de la demande associée ; 0 pour un remplacement qui n'est lié à aucune demande |
Les colonnes des trois listes de référence sont décrites dans les articles qui expliquent comment les gérer : AbsenceTypes dans KB10352. Comment ajouter et configurer des types d'absence, Balances dans KB10353. Comment définir les droits annuels et les jours reportés, Holidays dans KB10354. Comment ajouter des jours fériés, et les clés de Settings dans KB10355. Comment définir la semaine de travail, KB10356. Comment définir l'approbateur de secours et KB10357. Comment autoriser les soldes négatifs.
Qui modifie quoi
- Les listes
AbsencesetSubstitutionssont écrites par les composants WebPart avec les droits de l'utilisateur connecté. Créer, approuver, rejeter, annuler, accepter et refuser : tout cela se fait dans My Absences et Substitutions. Ne modifiez pas ces lignes dans l'affichage de la liste ; voir KB10358. Pourquoi modifier les absences dans les composants WebPart et non dans la vue de liste. AbsenceTypes,Balances,HolidaysetSettingssont des données de référence. Cette version n'a pas de composant WebPart d'administration : les RH ou le propriétaire du site les modifient donc directement dans les listes.
Autorisations et emplacement des données
Chaque employé qui utilise les composants WebPart a besoin d'un accès Member (edit) au site du produit, car les composants WebPart lisent et écrivent les listes avec les droits propres de l'utilisateur connecté. L'autorisation Microsoft Graph User.Read.All, qu'un administrateur du tenant approuve une seule fois, ne sert qu'aux données de personnes — profil, responsable, collaborateurs directs et photos — et non aux listes.
❗ Important
Toute personne disposant d'un accès en modification au site peut ouvrir les listes et lire les lignes, y compris celles des types d'absence marqués comme privés. La règle de confidentialité du calendrier ne masque les détails que dans les composants WebPart ; les autorisations au niveau des éléments ne font pas partie de cette version. Si une confidentialité stricte est essentielle, limitez les personnes qui ont accès au site du produit. Voir KB10345. Types d'absence privés : ce que les collègues voient dans le calendrier.
Conserver les noms internes
Les composants WebPart lisent et écrivent les colonnes par leurs noms internes, qui sont ceux utilisés dans les tableaux ci-dessus. Par conséquent :
- ne renommez pas, ne supprimez pas ces colonnes et ne changez pas leur type, et ne renommez pas les listes ;
- vous pouvez ajouter vos propres colonnes — les composants WebPart les ignorent — mais ne les rendez pas obligatoires : les composants WebPart créent des lignes sans elles, et SharePoint rejetterait ces lignes ;
- vous pouvez étendre les choix de vos propres colonnes, mais pas ceux de
Category,AbsenceStatus,KindetSubstitutionStatus, que le produit interprète.
💡 Astuce
Avant de modifier quoi que ce soit dans une liste, exportez-la ou faites une copie du site. Pour comprendre comment les listes fonctionnent ensemble, lisez KB10350. Comment les demandes d'absence et les remplacements fonctionnent ensemble.
Limites de lecture
Les composants WebPart ne chargent qu'un nombre limité de lignes par requête. En usage normal, ces limites sont très supérieures aux besoins d'une entreprise, mais il est utile de les connaître pour les grandes installations.
| Données | Limite |
|---|---|
| Types d'absence | 200 |
| Lignes de solde d'une personne pour une année | 200 |
| Jours fériés dans la période demandée | 500 |
| Lignes de paramètres | 100 |
| Demandes personnelles dans My Absences | 500 |
| Demandes dans la fenêtre du calendrier | 2000 |
| Demandes en attente d'approbation | 200 |
