Comment définir l'approbateur de secours

Vue d'ensemble

Dans Vitextra Absence & Coverage, l'approbateur d'une demande d'absence est le responsable du collaborateur tel qu'il est renseigné dans Microsoft Entra ID. Tout le monde n'en a pas : le dirigeant de l'entreprise, une personne récemment embauchée dont le profil n'est pas encore complet ou un compte invité peuvent ne pas avoir de responsable dans l'annuaire. Pour ces personnes, la demande ne peut être acheminée nulle part — à moins que vous ne définissiez un approbateur de secours.

L'approbateur de secours est une adresse e-mail unique, stockée dans la liste Settings sous la clé FallbackApprover. Elle n'est utilisée que lorsque le collaborateur n'a pas de responsable et s'applique à tous les types d'absence qui nécessitent une approbation.

Comment l'approbateur est choisi

Lorsqu'un collaborateur sélectionne Envoyer la demande, le composant WebPart exécute les étapes suivantes dans l'ordre :

1. Si le type d'absence ne nécessite pas d'approbation, la demande est approuvée immédiatement et aucun approbateur n'est nécessaire.
2. Sinon, le responsable issu de Microsoft Entra ID devient l'approbateur.
3. S'il n'y a pas de responsable, l'adresse de FallbackApprover devient l'approbateur.
4. Si elle est vide également, la demande n'est pas enregistrée et le panneau affiche l'erreur Aucun approbateur n'a été trouvé : vous n'avez pas de responsable dans l'annuaire et aucun approbateur de secours n'est configuré. Veuillez contacter les ressources humaines.

Si l'approbateur choisi est le collaborateur lui-même, la demande est approuvée immédiatement. C'est le cas, par exemple, lorsque l'approbateur de secours envoie sa propre demande.

Définir l'approbateur de secours

1. Ouvrez le site du produit — le site sélectionné dans les composants WebPart — et ouvrez la liste Settings depuis Contenu du site.
2. Sélectionnez Nouveau et renseignez l'élément :
   • Title — FallbackApprover (écrivez la clé exactement ainsi ; elle est sensible à la casse) ;
   • Value — l'adresse e-mail de l'approbateur, par exemple hr.approvals@contoso.com.
3. Enregistrez l'élément et rechargez la page contenant les composants WebPart.

Les espaces avant et après l'adresse sont supprimés. Pour modifier l'approbateur de secours plus tard, modifiez la Value du même élément ; pour désactiver la fonction, videz la Value.

Qui choisir

L'adresse doit appartenir à un utilisateur de votre locataire Microsoft 365. Utilisez l'adresse e-mail principale de la personne — celle qui figure dans son profil. Lorsque la première demande est acheminée vers cette personne, elle est ajoutée automatiquement à la liste des utilisateurs du site du produit.

L'approbateur de secours travaille avec l'onglet Approbations de My Absences ; il lui faut donc le même accès que tous les autres collaborateurs : l'accès Membre (modification) au site du produit. L'onglet apparaît pour un utilisateur dès qu'au moins une demande attend sa décision.

Les choix typiques sont un responsable RH, le responsable du bureau de l'entreprise ou un directeur général adjoint. Une seule adresse est possible : dans cette version, il n'existe ni délégation d'approbation ni liste d'approbateurs.

Ce que voient les collaborateurs et les approbateurs

Rien ne change dans le parcours du collaborateur. La demande est créée avec le statut En attente d'approbation, et la ligne de Mes demandes affiche Approbateur : avec le nom d'affichage de l'approbateur de secours. L'approbateur de secours trouve la demande dans l'onglet Approbations et statue comme décrit dans KB10334. Comment approuver ou refuser une demande d'absence.

Deux règles méritent d'être retenues :

• L'approbateur est figé à l'envoi. Son nom est enregistré avec la demande. Si vous modifiez ensuite FallbackApprover, ou si le collaborateur obtient un responsable dans Microsoft Entra ID, les demandes déjà en attente restent chez l'approbateur d'origine.
• Le paramètre est lu à chaque chargement de la page. Après l'enregistrement de l'élément, demandez aux utilisateurs d'actualiser la page.

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