Questions & Answers Vue d'ensemble
Une base de connaissances ne vaut que par la vitesse à laquelle les gens trouvent la bonne entrée. Questions and Answers offre deux mécanismes pour cela : une zone de recherche qui interroge l'ensemble de la liste sur le serveur, et un chargement par pages qui garde rapide une page contenant des centaines de questions. Cet article décrit les deux à l'intention des éditeurs et des administrateurs — ce qui est exactement recherché, comment les pages sont récupérées, comment les deux interagissent avec les catégories et le tri, et ce qu'il faut prendre en compte lorsque la liste grandit. Les paramètres se trouvent dans les groupes Comportement et Apparence du volet des propriétés ; les étapes sont décrites dans KB10218. Comment ajouter et configurer le composant WebPart Questions and Answers.
La zone de recherche
La zone de recherche est affichée lorsque Activer la zone de recherche est activé dans le groupe Comportement (c'est le cas par défaut). Un lecteur saisit un terme et appuie sur Entrée ; le composant WebPart envoie une requête à la liste SharePoint et affiche les questions publiées correspondantes.
| Aspect | Comportement |
|---|---|
| Colonnes recherchées | Question (le titre), Réponse (Answer) et Contact (le nom de la personne de contact) |
| Correspondance | Contient — le terme peut apparaître n'importe où dans le texte ; la recherche ne tient pas compte de la casse |
| Portée | L'ensemble de la liste, et non seulement les questions déjà chargées sur la page |
| Plusieurs mots | Les mots sont recherchés comme une seule expression, dans l'ordre saisi |
| Caractères spéciaux et langues | Les guillemets, les esperluettes, les chevrons et les écritures non latines sont traités correctement ; le terme est échappé avant d'être envoyé |
| Questions non publiées | Jamais renvoyées, même aux éditeurs |
| Limite de résultats | Jusqu'à 5 000 questions correspondantes dans une seule réponse |
La requête est exécutée par SharePoint sur le serveur (une condition CAML Contains sur les trois colonnes) ; elle ne dépend donc pas de l'index de recherche SharePoint : une question publiée il y a une minute est trouvée immédiatement, et le fait que la liste soit exclue de l'analyse de recherche (ce qui est le cas des listes créées par le composant WebPart) n'a aucune importance.
Pendant l'exécution de la requête, le composant WebPart affiche Recherche en cours.... Lorsque rien ne correspond, il affiche Aucun élément ne correspond à votre recherche avec une action Effacer la requête de recherche qui restaure la liste complète ; le ✖ de la zone de recherche fait de même.
Ce que la recherche ne couvre pas : les pièces jointes et leur contenu, les commentaires, le lien de détail et l'adresse de la vidéo, ainsi que le nom de la catégorie. Un lecteur qui cherche une catégorie utilise plutôt les onglets de catégorie.
💡 Astuce
Comme le texte de la réponse est recherché, une réponse courte qui reprend les termes clés de la question — et les mots que les gens emploient réellement pour le sujet — est trouvée plus souvent qu'une réponse laconique. Ajoutez des synonymes à la réponse là où ils s'intègrent naturellement (« vacances, congés, congé annuel »).
Chargement par pages
Taille de page dans le groupe Apparence contrôle le nombre de questions chargées à la fois : Tous, 10, 20, 50 ou 100. Les nouveaux composants WebPart démarrent avec 20 ; les composants WebPart configurés avant l'existence de l'option conservent Tous.
Avec une taille de page définie, le composant WebPart charge la première portion dans l'ordre de tri configuré et affiche un bouton Afficher plus sous la liste tant qu'il reste des questions. Chaque clic charge la portion suivante et l'ajoute à la suite ; le bouton disparaît après la dernière. Pendant le chargement d'une portion, un indicateur de progression remplace le bouton.
Trois propriétés de la pagination méritent d'être connues :
- Le tri est effectué sur le serveur. La colonne Trier par (Nom, Ordre des questions ou Créé) et le sens font partie de la requête ; l'ordre est donc cohérent d'une page à l'autre : les questions de la page deux suivent toujours celles de la page un.
- Les pages sont des pages SharePoint. Le composant WebPart utilise la pagination propre à la liste ; une taille de page de 100 est donc récupérée aussi efficacement qu'un affichage de liste de 100 éléments.
- Un lien profond charge sa question. Lorsqu'une page est ouverte avec
?questionId=Net que la question ne se trouve pas dans la première portion, le composant WebPart récupère cette seule question et l'affiche en surbrillance, avec la première portion.
Avec Tous, le composant WebPart demande l'ensemble de la liste en une seule requête, avec un plafond de 5 000 questions.
Interaction entre recherche, catégories et pagination
- La recherche ignore la pagination. Une recherche interroge l'ensemble de la liste et affiche toutes les correspondances (jusqu'à 5 000) en une seule portion ; Afficher plus est masqué tant qu'une recherche est active. Effacer la recherche ramène à la liste paginée.
- Les onglets de catégorie reflètent les questions chargées. La rangée Filtre de catégorie propose les catégories des questions actuellement chargées. Avec la pagination, une catégorie dont la première question se trouve sur une page ultérieure n'apparaît qu'après son chargement par Afficher plus. Pour une base de connaissances où les onglets comptent plus que la vitesse de chargement, utilisez Tous ou une grande taille de page, ou triez par Nom afin que les catégories soient mélangées entre les pages.
- Le regroupement s'applique à la portion chargée. Avec Grouper par → Catégorie, les questions chargées sont regroupées sous des en-têtes ; la portion suivante est fusionnée dans les mêmes groupes.
- Les résultats de recherche respectent l'onglet de catégorie. Lorsqu'une catégorie est sélectionnée et qu'une recherche est lancée, les questions correspondantes de cette catégorie sont affichées ; si la catégorie sélectionnée n'a aucune correspondance, le filtre revient à Tous.
Grandes listes
SharePoint Online applique aux requêtes le seuil d'affichage de liste (list view threshold) de 5 000 éléments. Questions and Answers filtre chaque requête sur Publié = Oui et trie sur la colonne choisie, d'où ce qui suit :
- Jusqu'à quelques milliers de questions, tout fonctionne avec n'importe quelle Taille de page.
- Au-dessus du seuil, une requête sur une colonne non indexée peut être refusée par SharePoint. Si la base de connaissances approche les 5 000 éléments, ajoutez des index aux colonnes Published, Order et Created dans les paramètres de la liste, et préférez une taille de page à Tous.
- Le plafond de 5 000 du mode Tous et des résultats de recherche est une limite stricte d'une requête unique ; une base de connaissances de cette taille gagne à être répartie entre plusieurs listes et composants WebPart (un par service, par exemple) plutôt que conservée en une seule.
En pratique, les bases de connaissances de 50 à 500 questions sont la norme ; une taille de page de 20 à 50 avec la zone de recherche activée offre le meilleur équilibre entre un premier affichage rapide et une liste que l'on peut parcourir.
