Questions and Answers, page FAQ SharePoint ou Viva Engage : quelle base de connaissances choisir

Vue d'ensemble

« Où mettons-nous la FAQ ? » a plus d'une bonne réponse dans Microsoft 365, et le bon choix dépend du nombre de questions, des personnes qui les maintiennent et de la possibilité ou non pour les employés de poser des questions. Cet article compare les cinq options qui reviennent dans la pratique - une page moderne avec des sections réductibles, une liste avec le composant WebPart Liste (List), le wiki classique, Answers in Viva Engage et le composant WebPart Vitextra Questions and Answers - selon les critères qui déterminent le choix.

Les options en bref

Une page moderne avec des sections réductibles. Chaque question est un titre de section avec la réponse dans un composant WebPart Texte en dessous ; les sections sont définies comme réductibles. Tout est rédigé dans l'éditeur de page.

Une liste SharePoint avec le composant WebPart Liste. Les questions et les réponses sont des éléments d'une liste, affichés sur une page via le composant WebPart intégré Liste (ou sous forme d'affichage mis en forme avec la mise en forme JSON des colonnes).

Le wiki classique. Une bibliothèque de pages wiki ou un site Wiki d'entreprise : des pages libres reliées entre elles par des liens, modifiées dans l'éditeur classique.

Answers in Viva Engage. Une option communautaire de questions-réponses dans l’offre Microsoft Viva Engage. Consultez la documentation Microsoft actuelle pour la disponibilité des fonctions, les licences et les règles d’accès.

Vitextra Questions and Answers. Un composant WebPart qui affiche les éléments d'une liste SharePoint sous forme d'accordéon avec recherche, catégories, réponses enrichies, commentaires et un bouton Ajouter une question (Ask a Question), la publication étant contrôlée par un indicateur Published.

La comparaison

Quand une page avec des sections réductibles suffit

Pour une FAQ courte et stable - dix questions sur une politique, le « bon à savoir » d'une page de projet - les sections réductibles d'une page moderne sont l'outil le plus simple : pas de liste ni de composant WebPart dédié à la FAQ, tout dans l'éditeur de page, et une ancre de page pour chaque section. Les limites apparaissent avec la croissance : pas de recherche au-delà de celle du navigateur, pas de catégories au-delà des titres, la modification d'une longue page devient lente, et les employés ne peuvent rien demander sans quitter la page. Lorsque la page dépasse vingt questions, ou lorsque plus d'une personne la modifie, déplacez le contenu dans une liste.

Quand le composant WebPart Liste suffit

Une liste conserve les questions sous forme de données - triables, filtrables, exportables, modifiables dans une grille - et le composant WebPart Liste l'affiche sur une page. Pour une base de connaissances destinée aux éditeurs ou un tableau de référence (des codes d'erreur et leur signification, par exemple), c'est suffisant. Ce qui manque au composant WebPart Liste, c'est l'expérience du lecteur : pas d'accordéon, pas de zone de recherche en texte intégral sur les réponses, pas de réponses enrichies au-delà des colonnes de texte, et aucun moyen de laisser les employés poser des questions sans leur donner Collaboration sur la liste - auquel cas leur question est visible par tous immédiatement. Vitextra Questions and Answers utilise le même type de liste et ajoute exactement ces éléments ; une FAQ basée sur une liste peut donc être mise à niveau en connectant le composant WebPart à la liste existante, une fois les colonnes requises en place.

Quand Answers in Viva Engage convient

Answers in Viva Engage illustre le modèle communautaire : les employés discutent des questions et partagent des réponses. Une FAQ éditoriale attribue au contraire la responsabilité de réponses officielles et à jour. Le choix dépend de votre processus éditorial et des fonctions Microsoft disponibles dans votre environnement ; consultez la documentation actuelle sans présumer une licence ou une règle d’accès particulière.

Quand Vitextra Questions and Answers convient

Questions and Answers est conçu pour la FAQ organisée et prise en charge par un responsable, avec la participation des employés :

• le contenu dans une liste SharePoint de votre site - autorisations, rétention, contrôle de version et reporting comme pour n'importe quelle liste ;
• un accordéon avec recherche sur les questions, les réponses et les contacts, des catégories avec regroupement ou onglets de filtre, une pagination pour les grandes bases ;
• des réponses enrichies : Markdown, vidéo incorporée, pièces jointes, un lien de détail et une personne de contact avec une carte de profil dynamique ;
• Le bouton nécessite le réglage activé du composant et l’autorisation Add Items. Le formulaire transmet uniquement Title et utilise les valeurs par défaut de la liste : Published vaut No à la création, mais une liste existante peut différer. Un éditeur peut publier en modifiant Published, tout comme d’autres utilisateurs ayant des droits effectifs de modification. Le code d’envoi ne vérifie pas le statut HTTP ; confirmez donc la création de l’élément dans la liste même après un message de réussite.
• des commentaires par question et des liens profonds pour le travail de support ;
• un onglet de canal dans Microsoft Teams, 50 paramètres régionaux d'interface, la prise en charge du thème et du mode sombre ;
• Le produit stocke les questions, réponses, pièces jointes et commentaires dans la liste SharePoint du site. Cela ne garantit pas que toutes les requêtes du navigateur et des dépendances restent dans le locataire. La requête de licence présentée contient des identifiants techniques, pas les champs des questions ou réponses. Les images Markdown externes, URL vidéo et liens peuvent contacter leurs hôtes. Le SDK Application Insights et les composants SharePoint émettent aussi des requêtes. Évaluez leur configuration et le contenu publié ; cet article ne garantit ni l’absence de trafic tiers ni l’absence de stockage dans le navigateur. Le code source contient 50 fichiers de paramètres régionaux, et non 50 langues distinctes. SPFx choisit les paramètres régionaux de l’interface ; le contenu est le texte enregistré dans la liste.

La liste doit se trouver sur le site où le composant s’exécute. Consultez les informations de licence actuelles pour les conditions d’essai et d’abonnement.

Quelle option choisir

• Jusqu'à ~15 questions stables, un seul éditeur, pas de participation des employés → une page avec des sections réductibles.
• Un tableau de référence maintenu par une équipe, où les lecteurs sont aussi éditeurs → une liste avec le composant WebPart Liste.
• Des questions ouvertes entre pairs à l'échelle de l'entreprise → Answers in Viva Engage (Consulter les conditions de licence Microsoft actuelles).
• Une FAQ officielle avec recherche, catégories, réponses enrichies et questions des employés examinées avant publication - sur l'intranet et dans Teams → Vitextra Questions and Answers.