Employee Directory : quelles données sont lues et où sont stockés les favoris et les paramètres

Vue d'ensemble

Un annuaire des employés affiche des données sur chaque employé ; il est donc généralement examiné plus attentivement que les autres composants WebPart. Cet article décrit, pour la version actuelle de Vitextra Employee Directory, exactement ce que le produit lit, où il conserve les paramètres et les données personnelles, et ce qui quitte le navigateur. Il complète l'article général KB10363. Où les produits Vitextra stockent vos données : confidentialité, résidence des données et RGPD avec les détails propres à Employee Directory.

Le package de solution contient trois composants WebPart : Employee Directory, Employee Directory (Entra ID) et New Employees. Sauf indication contraire dans une section, les informations s'appliquent aux trois. Les faits ci-dessous sont tirés du code source du produit.

Résumé pour les responsables de la sécurité

Ce que lit Employee Directory

Les composants WebPart appellent Microsoft Graph et l'API REST de recherche SharePoint directement depuis le navigateur avec un jeton émis pour l'utilisateur connecté. Les données suivantes sont lues ; la colonne Autorisation indique l'autorisation déléguée Microsoft Graph sur laquelle repose la fonctionnalité.

Les autorisations sont demandées par le package de solution et approuvées une seule fois par un administrateur général ; consultez KB10360. Comment approuver les autorisations d'API Microsoft Graph pour les solutions Vitextra dans le Centre d'administration SharePoint. Une explication de chaque autorisation, fonctionnalité par fonctionnalité, figure dans KB10463. Autorisations Microsoft Graph requises par Employee Directory.

Comme chaque requête s'exécute sous l'identité de l'utilisateur connecté :

• L’accès dépend du jeton délégué. Les données disponibles dépendent des autorisations API approuvées et des droits effectifs de l’utilisateur connecté. Les personnes et attributs affichés peuvent différer de ceux d’une autre interface Microsoft 365.
• La recherche SharePoint applique le filtrage de sécurité (security trimming). Les profils utilisateur masqués du carnet d'adresses sont exclus, sauf si l'éditeur active Afficher les utilisateurs masqués, et la section Documents récents ne répertorie que les documents que la personne qui consulte est autorisée à ouvrir.
• Les calendriers n'affichent que la disponibilité. La section Disponibilité affiche l'état de chaque créneau d'une demi-heure (libre, provisoire, occupé, absent du bureau) ; les objets et les lieux des réunions ne sont pas affichés.

Employee Directory lit les données des employés

Les composants WebPart ne modifient ni les profils des employés, ni les comptes de l’annuaire, ni les éléments du calendrier, et ne créent pas de listes SharePoint. La lecture nécessite les autorisations Microsoft Graph et SharePoint correspondantes. La modification d’un composant WebPart enregistre sa configuration dans la page SharePoint et nécessite le droit de modifier cette page.

Les utilisateurs peuvent enregistrer les données de l’annuaire sur leur appareil de deux façons :

• Exporter - lorsque l'option Feuille de calcul Microsoft Excel du groupe Exporter est activée, l'utilisateur peut télécharger les résultats sous la forme du fichier employee-directory.xlsx. Le fichier est généré dans le navigateur et contient les colonnes visibles, sauf la photo et la présence.
• vCard - l'action Télécharger la vCard enregistre la carte de contact d'une personne dans un fichier.

Les actions telles que Converser dans Teams, Appeler dans Teams ou Envoyer un message électronique ouvrent uniquement Microsoft Teams ou le programme de messagerie de l'utilisateur ; le composant WebPart n'envoie lui-même aucun message.

Où les paramètres sont stockés

Propriétés du composant WebPart. Tous les paramètres qu'un éditeur définit dans le volet des propriétés - source de données, colonnes, filtres, disposition, filtres rapides, actions - sont stockés dans les propriétés du composant WebPart, à l'intérieur de la page dans la bibliothèque Pages du site. Ils sont versionnés avec la page et lisibles par toute personne qui peut lire la page. Ils ne contiennent que de la configuration, pas de fiches d'employés.

Configuration par défaut de l'application personnelle Teams. Dans SharePoint, le volet des propriétés de Employee Directory et de Employee Directory (Entra ID) contient le groupe Application personnelle (Microsoft Teams) avec le texte « Vous pouvez enregistrer la configuration actuelle comme configuration par défaut de votre locataire. L’application personnelle hébergée dans Microsoft Teams utilise cette configuration. » et le bouton Enregistrer les paramètres. Ce bouton envoie les paramètres actuels à vitextra.com, où ils sont stockés pour l'ID de votre locataire et l'ID de produit du composant WebPart. Lorsque le composant WebPart s'ouvre comme application personnelle dans Microsoft Teams (et non comme onglet de canal), il lit cet enregistrement et l'applique par-dessus ses propres propriétés.

L'enregistrement contient exactement les paramètres suivants, et rien d'autre :

Le titre du composant WebPart et les autres bascules du groupe Volet (Responsable, Subordonnés, Je me présente, Centres d'intérêts, Compétences) ne font pas partie de l'enregistrement. Le composant WebPart New Employees n'a pas de configuration par défaut pour Teams.

Les favoris dans le navigateur

Le filtre rapide Favoris (voir KB10214. Filtres rapides d'Employee Directory : Mon service, Mon équipe, Personnes avec qui je travaille, Favoris) conserve les personnes qu'un utilisateur a marquées avec Ajouter aux favoris dans le stockage local du navigateur. Rien n'est écrit dans Microsoft 365 ni envoyé à Vitextra.

• Clé. Vitextra.EmployeeDirectory.Favorites.<object ID>, où l'ID d'objet est l'ID d'objet Microsoft Entra ID de l'utilisateur connecté. Chaque utilisateur qui se connecte dans le même profil de navigateur a donc une liste distincte.
• Contenu. Un instantané des attributs de profil et des attributs personnalisés chargés pour chaque personne marquée. La présence, l’objet responsable, les licences attribuées, les groupes et les rôles sont retirés avant l’enregistrement. La copie reste jusqu’au retrait du favori. Employee Directory affiche ces copies ; Employee Directory (Entra ID) utilise leurs ID pour sélectionner les enregistrements actuellement chargés qui respectent les exclusions et le filtre prédéfini. Un favori enregistré peut donc ne pas être visible.
• Portée. Les composants WebPart Employee Directory du même domaine SharePoint et du même profil de navigateur partagent la liste. Les autres onglets sont avertis des modifications par l’événement de stockage. Un autre composant WebPart sur la même page peut nécessiter un rechargement.
• Pas d'itinérance. Les favoris ne suivent pas l'utilisateur sur un autre appareil, un autre navigateur ou un autre profil de navigateur. Le client Microsoft Teams dispose de son propre stockage ; les favoris définis dans Teams sont donc distincts de ceux du navigateur.
• Suppression. L'utilisateur retire une personne avec Retirer des favoris. Tous les favoris sont supprimés lorsque les données de navigation du site SharePoint sont effacées (voir Comment effacer les données conservées dans le navigateur).

Cache de l'annuaire du composant WebPart Entra ID

Pour s'ouvrir rapidement dans les grands locataires, le composant WebPart Employee Directory (Entra ID) charge toute la liste des utilisateurs depuis Microsoft Graph et la conserve dans le stockage local du navigateur.

• Clé. Vitextra.EmployeeDirectory.Data. La valeur est un document JSON compressé contenant l'heure du chargement et la liste des utilisateurs.
• Contenu. Les attributs de profil renvoyés par Microsoft Graph, y compris les responsables lorsqu’ils sont demandés. Les comptes invités restent dans le cache mais ne sont pas affichés. Les comptes bloqués sont exclus lorsque Exclure les utilisateurs bloqués est activé ; sinon, ils peuvent rester dans le cache et apparaître dans la liste.
• Actualisation. À la visite suivante, la liste s'affiche immédiatement depuis le cache. Si le cache a plus de 24 heures, le composant WebPart recharge la liste depuis Microsoft Graph en arrière-plan. La barre au-dessus des résultats affiche Dernière mise à jour : avec l'âge des données et un lien Actualiser qui recharge immédiatement la liste. La modification des options d'exclusion ou des attributs personnalisés du composant WebPart recharge aussi la liste. Le seuil de 24 heures est vérifié lors du chargement du cache ; il ne constitue ni une minuterie périodique ni un intervalle garanti. Si une actualisation échoue alors qu’une liste non vide avec une date de chargement est déjà disponible, cette liste reste visible avec un avertissement. Sans ces données, une erreur de chargement s’affiche. Le cache enregistré n’est remplacé qu’après un chargement et un enregistrement réussis dans le navigateur.
• Portée. Un cache par profil de navigateur et domaine SharePoint, sans séparation par utilisateur ou composant WebPart. Si l’enregistrement échoue, la liste actuelle reste utilisable, mais une ancienne copie peut subsister dans le stockage. Un chargement complet à la prochaine visite n’est nécessaire qu’en l’absence de cache utilisable.

Le composant WebPart Employee Directory (quelle que soit la source de données) et le composant WebPart New Employees ne conservent pas de cache de l'annuaire ; ils interrogent Microsoft 365 à chaque ouverture de la page. Les photos de profil ne sont conservées qu'en mémoire, tant que la page est ouverte.

Comment effacer les données conservées dans le navigateur

Les utilisateurs et les administrateurs peuvent supprimer à tout moment les favoris et le cache de l'annuaire :

1. Pour un utilisateur, dans le navigateur. Effacez, dans les paramètres du navigateur, les cookies et les données de site de votre domaine SharePoint (par exemple https://contoso.sharepoint.com). Cela supprime les favoris, le cache de l'annuaire et les cookies de connexion du site ; SharePoint vous demande donc de vous reconnecter.
2. Pour une seule clé. Dans Microsoft Edge ou Google Chrome, ouvrez les outils de développement (F12), sélectionnez Application > Local storage > votre domaine SharePoint et supprimez Vitextra.EmployeeDirectory.Data ou Vitextra.EmployeeDirectory.Favorites.<object ID>.
3. Uniquement le cache. Sélectionnez Actualiser pour demander des données à jour. Cela ne supprime pas la copie enregistrée ; elle n’est remplacée que si le chargement et l’enregistrement réussissent.
4. Dans Microsoft Teams. Le client Teams dispose de son propre stockage ; effacez-le en suivant la procédure Microsoft de suppression du cache de Teams.
5. Pour un parc d'appareils. Sur les appareils partagés, utilisez une stratégie de navigateur qui efface les données de site à la fermeture, ou la navigation privée.

Ce qui est envoyé à Vitextra et à Application Insights

Aucune requête adressée à Vitextra ne contient de fiches d'employés, d'attributs de profil, de photos, de présence, de données de calendrier, de favoris ni de termes de recherche. Le produit envoie uniquement ce qui suit :

Dans toutes ces requêtes, l'utilisateur est identifié par l'ID d'objet du compte - un GUID -, et non par son nom ou son adresse e-mail. Comme tout client Application Insights, le SDK de télémétrie ajoute à chaque enregistrement son contexte technique standard, par exemple un identifiant de session anonyme et des informations sur le navigateur. L'état de la licence est affiché dans le groupe À propos de du volet des propriétés ; si vitextra.com est inaccessible, les composants WebPart continuent de fonctionner.

Hôtes réseau à autoriser

Si les connexions sortantes sont restreintes, les navigateurs et les clients Teams des utilisateurs ont besoin d'un accès HTTPS à :

• votre domaine SharePoint (<tenant>.sharepoint.com) et graph.microsoft.com - toutes les données d'annuaire, de profil, de recherche, de présence et de calendrier ;
• static.vitextra.com - les scripts des composants WebPart (obligatoire : sans lui, les composants WebPart ne peuvent pas se charger) ;
• vitextra.com - la vérification de licence et les paramètres de l'application personnelle Teams ;
• dc.services.visualstudio.com - la télémétrie Application Insights (facultatif : s'il est bloqué, les composants WebPart fonctionnent sans) ;
• spoprod-a.akamaihd.net et les réseaux de distribution de contenu Microsoft que SharePoint utilise déjà - les icônes de type de fichier dans Documents récents et les icônes Fluent UI ;
• teams.microsoft.com - uniquement lorsque les utilisateurs sélectionnent Converser dans Teams, Appeler dans Teams ou Planifier une réunion.

Protection des données et RGPD

• Responsable du traitement et sous-traitant. Les données de l'annuaire appartiennent à votre locataire Microsoft 365 ; vous êtes le responsable du traitement et Microsoft est votre sous-traitant. Employee Directory affiche ces données aux utilisateurs qui sont déjà autorisés à les voir dans Microsoft 365.
• Minimisation des données. Les administrateurs décident quelles colonnes, quels attributs personnalisés et quelles sections du volet de détails sont affichés. Désactivez les sections inutiles, comme Disponibilité ou Documents récents, et n'ajoutez pas d'attributs personnalisés sensibles.
• Conservation sur les appareils. Les favoris restent jusqu’à leur retrait par l’utilisateur ou à l’effacement des données du navigateur. Le cache n’a pas de délai de suppression automatique : charger une copie de plus de 24 heures déclenche une tentative d’actualisation en arrière-plan. Un chargement réussi remplace la copie enregistrée si le stockage du navigateur le permet ; en cas d’échec, l’ancienne copie est conservée.
• Droit à l’effacement. Une personne supprimée dans Microsoft Entra ID disparaît de l’annuaire après le prochain chargement réussi ; sa suppression dans les 24 heures n’est pas garantie. Les copies dans les favoris restent jusqu’à leur retrait par les utilisateurs. Consultez KB10363. Où les produits Vitextra stockent vos données : confidentialité, résidence des données et RGPD.

Articles connexes

• KB10363. Où les produits Vitextra stockent vos données : confidentialité, résidence des données et RGPD
• KB10463. Autorisations Microsoft Graph requises par Employee Directory
• KB10360. Comment approuver les autorisations d'API Microsoft Graph pour les solutions Vitextra dans le Centre d'administration SharePoint
• KB10214. Filtres rapides d'Employee Directory : Mon service, Mon équipe, Personnes avec qui je travaille, Favoris