Absence & Coverage 概要
Vitextra Absence & Coverage は、日常の不在管理のプロセスを Microsoft 365 に取り込みます。従業員が不在を申請し、上長が申請を承認または却下し、全員が誰が不在かを確認でき、同僚が不在中の業務を引き継ぎます。これらすべてを SharePoint ページまたは Microsoft Teams 上で行えるため、別の人事システムは不要で、外部サービスにデータを送信することもありません。
このソリューションは、1 つの共有サイト上で連携する 3 つの Web パーツ (My Absences、Team Absence Calendar、Substitutions) で構成されています。この記事では、各 Web パーツの機能、利用者、データの保存場所、利用開始前に必要なもの、このバージョンの製品があえて行わないことについて説明します。
3 つの Web パーツ
| Web パーツ | 機能 | 主な利用者 |
|---|---|---|
| My Absences | 個人用のページです。不在の種類ごとの残日数カード、自分の申請とその状態の一覧、新しい申請 パネル (勤務日、半日、重複と残日数のチェック、代理者)、今後の祝日、自分のカレンダー用の .ics ファイルを備えています。上長には、判断待ちの申請を表示する 承認 タブが追加されます。 | すべての従業員、上長、承認者 |
| Team Absence Calendar | 誰が不在かを示すタイムライン (人 × 日) と月ビュー、代理者付きの 本日不在 (2) ブロック、不在の種類によるフィルター、斜線で表示される承認待ちの申請、網掛けの祝日と週末、CSV へのエクスポートを備えています。 | 従業員、上長、人事部門 |
| Substitutions | 自分が代理、自分の代理、代理の対応表 の各タブと、上長向けの 代理者なし タブがあります。同僚は代理を承諾または辞退でき、上長は代理者を割り当て、誰もカバーしていない不在を確認できます。 | 代理者、不在の従業員、上長 |
誰が何を使うか
| ロール | 主な作業 | 使用する場所 |
|---|---|---|
| 従業員 | 不在を申請し、状態を確認し、残日数を確認し、申請を取り消し、不在を個人のカレンダーに追加する | My Absences |
| 上長 / 承認者 | 申請を承認または却下し、同じ期間に他に誰が不在かを確認し、代理者を割り当て、代理者のいない不在を見つける | My Absences (承認)、Substitutions (代理者なし)、Team Absence Calendar |
| 同僚 | 今日誰が不在か、誰が代理かを確認する | Team Absence Calendar |
| 代理者 | 代理を承諾または辞退し、カバーする内容を確認する | Substitutions (自分が代理) |
| 人事部門 / サイト所有者 | 製品サイトのリストで、不在の種類、年間の付与日数、祝日、設定を直接管理する | SharePoint リスト |
| IT 管理者 | パッケージをインストールし、Microsoft Graph のアクセス許可を承認し、従業員がサイトにアクセスできるようにする | SharePoint 管理センター |
データの保存場所
すべてのデータは、お使いのテナントにある 1 つのサイトの 6 つの SharePoint リストに保存されます。ページに最初に追加した Web パーツがこのサイトの選択を求め、そこにリストを作成します。他の Web パーツは同じサイトを使用します。そのため、申請、代理、不在の種類、年間の付与日数、祝日、設定は、既存の SharePoint のガバナンス、バックアップ、保持のルールの下に置かれます。Web パーツが行う外部への呼び出しは、ライセンスの確認だけです。
Web パーツは、サインインしているユーザーの権限でリストの読み取りと書き込みを行います。従業員の名前、上長、直属の部下、部署、写真は、Microsoft Graph を通じて Microsoft Entra ID から取得されます。
Substitutions リストは People Connector のデータ ソースでもあり、「X の代理は誰か」という問いに答えます。終了日のない業務の引き継ぎは、終了するまで有効なままです。
要件
- インストール。 パッケージは、他の Vitextra 製品と同様に、テナントのアプリ カタログにインストールします。KB10035. SharePoint Online に Vitextra 製品をインストールする方法 を参照してください。
- 製品サイトへのアクセス。 Web パーツを使用するすべての従業員には、製品サイトに対するメンバー (編集) アクセスが必要です。リストはユーザー自身の権限で読み取りと書き込みが行われるためです。
- Microsoft Graph のアクセス許可。 パッケージは User.Read.All のアクセス許可 (プロファイル、上長、直属の部下、部署、ユーザー検索、写真) を要求します。テナント管理者が SharePoint 管理センターの [API アクセス] で承認します。
- ディレクトリ データ。 承認ルートとカレンダーの対象範囲は Microsoft Entra ID に基づきます。各従業員に上長が登録されている必要があり (登録がない場合は代替承認者が必要です)、部署の範囲を使う場合は部署が入力されている必要があります。
- 初回のセットアップ。 サイトを初めて選択する人は、そのサイトのサイト所有者である必要があります。その時点でリストが作成されるためです。
動作する場所
Web パーツは、SharePoint Online のモダン ページ (全ページ アプリを含む) と、Microsoft Teams の個人用アプリおよびチャネル タブで動作します。ユーザー インターフェイスは 50 言語で利用でき、日付、月名、曜日名はページのカルチャに従い、週の最初の曜日もカルチャに従います。右から左に書く言語にも対応しており、Web パーツは SharePoint サイトのテーマに従います。
このバージョンに含まれないもの
📝 注
このバージョンは、メールや Microsoft Teams の通知を送信しません。新しい申請、決定、代理の依頼は、Web パーツ内 (タブのカウンターとバッジ) にのみ表示されます。また、Outlook のカレンダーへの書き込みや自動応答の設定も行いません。代わりに、申請を 1 回限りの .ics ファイルとしてダウンロードできます。付与日数の積み上げルール、取得禁止期間、同時不在数の上限、承認の委任 (1 人の代替承認者を除く)、リストの項目レベルのセキュリティ、参照用リストの管理用 Web パーツ、国別の祝日のインポートも、このバージョンには含まれていません。
❗ 重要
不在の種類の非公開設定は表示上のルールです。同僚には、種類の代わりにグレーの「不在」が表示されます。Absences リスト自体にアクセスできる人は、そこで申請を読み取ることができます。厳密な機密性が必要な場合は、製品サイトへのアクセスを適切に制限してください。
