休暇を申請するときに代理者を指定する方法

概要

休暇に入るときは、通常、誰かがあなたの業務を引き継ぐ必要があります。My Absences Web パーツの 新しい不在申請 パネルでは、休暇を申請する際にその人を指定できます。代理者 フィールドで同僚を 1 人選択すると、Web パーツが同じ日付の代理を作成し、同僚が Substitutions Web パーツでそれを確認します。

代理者の指定は任意です。フィールドを空のままにして、後で上長に代理者を割り当ててもらうことも、Substitutions Web パーツでご自身で割り当てることもできます。

申請で代理者を選択する

1. My Absences で 新しい申請 をクリックします。
2. いつもどおり 不在の種類 と日付を選択します (KB10325. My Absences で不在を申請する方法)。
3. 代理者 フィールドに名前を入力し始め、候補から同僚を選択します。このフィールドには 1 人しか指定できません。
4. 承認者や代理者に伝えておきたい内容があれば コメント に入力し、申請を送信 をクリックします。

ご自身を代理者に指定することはできません。パネルに 自分自身を代理者にすることはできません。 と表示され、申請は保存されません (KB10331. 不在申請を送信できない理由: メッセージと対処方法)。

代理が作成されるタイミング

代理者は申請に保存されます。代理そのもの (申請の日付に対する 一時的 な代理) は、申請が承認された時点で作成されます。

それまでは、申請は 承認待ち のままで、代理はまだ存在しません。承認者は 承認 タブの 代理者: … の行であなたの選択を確認でき、それを踏まえて申請を承認または却下できます (KB10334. 不在申請を承認または却下する方法)。

代理者による確認が必要

同僚が承諾するまで、代理は有効になりません。Substitutions Web パーツでは、同僚は 自分が代理 タブ (タブのバッジに数字が表示されます) に新しい行と、承諾 ボタン、辞退 ボタンを確認できます。電子メールや Teams のメッセージは送信されないため、申請が返答を待っていることを同僚に伝えてください (KB10347. 代理を承諾または辞退する方法)。

申請が却下または取り消された場合

代理は申請に紐付けられています。承認者が 却下 をクリックすると、申請は終了し、代理は作成されません。代理は承認時にのみ作成されるためです。申請を取り消す を使うと、申請に紐付けられたすべての代理が キャンセル済み になります。すでに承諾されたものも同様です。同僚は 自分が代理 タブでそれを確認できなくなります。KB10330. 不在申請を取り消す方法 を参照してください。

代理者を確認できる人

申請での代理者の指定と個別の割り当て

申請とは別に、Substitutions Web パーツの 代理者を割り当てる ボタンで代理を作成することもできます (KB10337. 直属の部下に代理者を割り当てる方法)。2 つの方法には次の違いがあります。