申請を承認する前にチームの重複を確認する方法

概要

休暇申請を判断するとき、重要なのは従業員の残日数だけではなく、同じ時期にチームの誰が不在になるかであることが多いでしょう。My Absences Web パーツの 承認 タブでは、判断待ちの各申請の下に、申請期間と不在が重なる同僚を示す警告の行が表示されます。

この記事では、この行に表示される内容、対象となる人、Team Absence Calendar との併用方法、そしてこの行からは分からないことを説明します。

競合の行が表示される場所

My Absences Web パーツを配置したページを開きます。判断すべき申請がある場合、または Microsoft Entra ID に直属の部下がいる場合は、Web パーツに 自分の不在 と 承認 の 2 つのタブが表示されます。直属の部下がおらず、判断待ちの申請もない従業員には、自分の申請だけが表示されます。

承認 タブの各申請には、従業員、不在の種類、期間と日数、従業員のコメント、指定された代理者が表示されます。期間と重なる他の不在がある場合は、その下に警告の行が表示されます。例: この期間に他にも不在の人: Maria Lopez (11月10日～11月12日), Jonas Kalns (11月13日～11月14日)。警告の行がない場合、確認の対象となる人のうち、その期間に不在の人はいません。

行に表示される内容と表示されない内容

この確認は、Web パーツを読み込んだときと、申請の承認など Web パーツで操作を行うたびに、不在の情報を読み取ります。あなたの待ち一覧にある申請者も対象に含まれるため、どちらもあなたの判断待ちで期間が重なる 2 件の申請は、互いに相手を表示します。たとえば Anna Berzina と Jonas Kalns が同じ週に休暇を申請した場合、Anna の申請には Jonas が、Jonas の申請には Anna が表示されます。

判断する前に重複を確認する方法

1. My Absences があるページを開き、承認 タブを選択します。タブ上の数字は、判断待ちの申請の件数です。
2. 申請の内容 (種類、期間、日数、従業員のコメント、代理者) を確認します。
3. 申請の下にある警告の行 この期間に他にも不在の人 を確認します。行がなければ、確認対象のグループにその期間に不在の人はいません。
4. 行に表示された各名前について、申請期間と日付を比べます。重なりが 1 日だけでも 1 週間でも同じ扱いで、どちらの場合も同僚が表示されます。
5. 重なりが問題になる場合は、Team Absence Calendar (次のセクション参照) を開き、日ごとの不在人数と、まだ承認されていない不在を確認します。
6. 承認 または 却下 をクリックします。重複を理由に却下する場合は、コメント 欄にその旨を書いてください。従業員には、そのテキストが申請への返信として表示されます。

行と Team Absence Calendar を組み合わせる

警告の行は重なりがあることを知らせ、Team Absence Calendar はその様子を見せてくれます。同じサイトで Team Absence Calendar Web パーツがあるページを開き、対象範囲を 自分の直属の部下 または 自分のチーム (自分、上長、同僚) に設定します。タイムライン 表示で申請の週に移動すると、1 人が 1 行、不在が色付きのバー、まだ承認待ちの不在は斜線で表示されます。凡例と合わせて、日ごとの不在人数をひと目で確認できます。