直属の部下に代理者を割り当てる方法

概要

従業員は自分の休暇申請で代理者を指定できます。ただし、従業員が指定し忘れた、突発的な不在である、あるいは自分で代理を手配したいといった場合には、それでは足りません。そのときは、Substitutions Web パーツの 代理者を割り当てる ボタンで代理を直接作成します。

この記事では、直属の部下に代理者を割り当てる方法、各項目の意味、保存後の動作を説明します。

代理者を割り当てる手順

1. Substitutions Web パーツがあるページを開き、ツールバーの 代理者を割り当てる をクリックします。右側に 代理者を割り当てる パネルが開きます。
2. 不在の人 で、自分の名前を不在の従業員に置き換えます。名前を入力し始め、候補から該当する人を選択します。
3. 代理者 で、代理を務める同僚を選択します。
4. 代理の種類 は、不在中の代理であれば 一時的 のままにします。業務が恒久的に引き継がれる場合にのみ 業務の引き継ぎ を選択します (KB10349. 従業員の退職時に業務を引き継ぐ方法 (終了日なし) を参照)。
5. 開始日 と 終了日 を選択します。一時的な代理では、両方の日付が必須です。
6. 担当業務 に、代理者が引き継ぐ内容 (タスク、承認、顧客、共有メールボックスなど) を書きます。このテキストは、その代理を表示できるすべての人に表示されます。
7. 保存 をクリックします。パネルが閉じ、一覧の上にメッセージ 代理を作成しました。代理者の確認が必要です。 が表示されます。

パネルの項目

未入力の項目があると、パネルは保存せず、項目の上にエラーを表示します: 不在の人を選択してください。、代理者を選択してください。、代理者を不在の本人にすることはできません。、開始日と終了日を選択してください。、終了日を開始日より前にすることはできません。

保存後の動作

新しい代理は常に 確認待ち の状態で始まり、代理者が確認するまで有効になりません。関係者はそれぞれ別の場所でこの代理を確認できます。

代理者のいない不在の一覧から割り当てる

従業員にすでに承認済みの不在がある場合は、もっと簡単な方法があります。代理者なし タブを開き、その不在の行で 割り当て をクリックします。同じパネルが、人物と日付が入力済みの状態で開き、新しい代理はその不在に紐づきます (KB10338. 代理者のいない不在を見つける方法)。ツールバーのボタンで作成した代理はどの申請にも紐づかないため、このタブでは特定の不在の代理としては認識されません。