代理とは：一時的な代理と業務の引き継ぎ

概要

誰かが不在でも、その人の仕事は止まりません。代理とは、別の人がその仕事を引き受けるという取り決めです。誰が不在か、誰が代理を務めるか、どの期間か、そして必要に応じてどの担当業務が引き継がれるかを記録します。Substitutions Web パーツがこの取り決めを管理し、製品のほかの Web パーツもこれを土台にしています。Team Absence Calendar は本日誰が誰の代理かを表示し、上長は代理者がまだいない不在を確認できます。

この記事は、この概念のリファレンスです。代理の 2 つの種類、代理が経る状態、誰が何をできるか、製品のどこで代理に出会うかを説明します。手順を説明する記事は末尾にリンクしています。

代理に含まれる項目

すべての代理に、同じ項目があります。

不在の人と代理者は別の人でなければなりません。同じ人を指定した代理は、製品が受け付けません。

2 つの種類

パネルで 業務の引き継ぎ を選ぶと、製品が次のように案内します。「業務の引き継ぎには、設定しない限り終了日はありません。」引き継ぎ自体に期限がある場合にだけ、終了日を設定してください。

状態とフェーズ

新しい代理は、必ず 確認待ち から始まります。代理者が同意するまで、何も確定しません。その後は 3 つの道があります。

承諾済み の代理では、状態のピルに、今日の日付によって決まるフェーズが表示されます。

それ以外の状態は、それぞれのテキストで表示されます。キャンセル済みの代理は、Web パーツのどこにも表示されません。辞退された代理は、期間が終わるまで、辞退 のピルとともに 自分が代理 タブと 自分の代理 タブに表示されたままになります。終了した代理はこの 2 つのタブから消え、その後 30 日間は 代理の対応表 タブで 終了 フィルターを使って確認できます。

誰が何をするか

ここから 2 つのことが言えます。不在の人ではない上長は、Web パーツで他の人の代理を取り消せません。また、代理者がいったん承諾または辞退すると、その返答をボタンで変更することはできません。予定が変わった場合は、不在の人が代理を取り消し、新しい代理が作成されます。

代理と不在申請

代理は、不在申請に紐づく場合もあれば、単独で存在する場合もあります。

• 紐づく場合。 従業員が不在申請で代理者を指定すると、同じ日付の一時的な代理が作成されます。承認が不要な申請ではすぐに、それ以外では承認者が承認したときに作成されます。上長が 代理者なし タブの行から代理者を割り当てた場合も同様です。申請が却下または取り消されると、それに紐づく代理は自動的にキャンセルされます。
• 単独の場合。 代理者なし タブの行からではなく、ツールバーの 代理者を割り当てる ボタンで作成した代理には、背後に申請がありません。独立して存在し、申請が変更されても影響を受けません。

申請と同時に作成された代理では、担当業務 は空です。不在の人は、代理を別途作成することで業務内容を記述できます。両者の連携の流れは、KB10350. 不在申請と代理の連携の仕組み で順を追って説明しています。

代理が表示される場所

最後の 2 行の違いに注意してください。代理者なし タブは 承諾済み の代理だけを代理として数えますが、本日不在 ブロックは、まだ 確認待ち の代理者も表示します。