不在申請と代理の連携の仕組み

概要

不在申請は、ある人が いつ 不在になるかを表します。代理は、誰が その人の代わりを務めるかを表します。Vitextra Absence & Coverage では、この 2 つは別々のレコードですが、関連付けることができます。申請のために作成された代理はその申請の状態に従って変化しますが、単独で作成された代理はそうではありません。

この記事では、両方のレコードのライフサイクルを順を追って説明し、従業員、承認者、マネージャーが各操作の後に何が起こるかを把握できるようにします。個々の画面の操作手順はここでは繰り返しません。それらへのリンクは最後のセクションにまとめています。

関連付けられるものと関連付けられないもの

Substitutions Web パーツのツールバーで 代理者を割り当てる から作成した代理は、申請と関連付けられません。この記事では、これを単独の代理と呼びます。

関連付けは一方向です。申請は自分の代理を変更しますが、代理が申請を変更することはありません。代理の承諾、辞退、取り消しは、申請の状態を変更しません。

ライフサイクルの流れ

典型的な流れ

1. Anna Berzina が 2026 年 11 月 2 日から 13 日までの休暇を申請し、代理者として Jonas Kalns を指名します。
2. 申請は 承認待ち になります。上司の Peter Hansen は、承認 タブで「代理者: Jonas Kalns」の行とともに申請を確認します。
3. Peter が 承認 を選択します。申請は 承認済み になり、11 月 2 日から 13 日までの、状態 確認待ち の代理が作成されます。
4. Jonas が Substitutions Web パーツを開き、自分が代理 のバッジを確認して 承諾 を選択します。代理は 予定 になります。
5. 11 月 2 日にラベルが 進行中 に変わり、Team Absence Calendar の 本日不在 ブロックには、Anna について「代理者」と Jonas Kalns が表示されます。
6. 休暇の終了前に Anna が休暇を取り消すと、申請は キャンセル済み になり、代理は消えます。

代理者のいない不在

代理者なし タブには、マネージャーの直属の部下の承認済みの不在が、今後 120 日分 (すでに進行中のものを含む) 表示されます。ただし、種類のカテゴリが Remote の不在は除きます。不在は、その不在に関連付けられた 承諾済み の代理が存在するまで、このタブに残ります。

単独の代理

申請が存在しない場合は、単独の代理を使います。たとえば、退職する従業員の業務の引き継ぎ、役割の代理、代理者なしで承認された申請の後に決まった代理者などです。このような代理は次のように動作します。

• 入力した日付の間有効で、どの申請が却下または取り消されても影響を受けません。
• それでも代理者による承諾が必要です。
• 取り消せるのは、不在の本人が 代理を取り消す を使った場合だけです。
• ギャップの一覧には表示されず、ギャップも解消しません。

終了日のない代理については、KB10349. 従業員の退職時に業務を引き継ぐ方法 (終了日なし) を参照してください。