Absence & Coverage のリスト: 何がどこに保存されるか

概要

Vitextra Absence & Coverage の 3 つの Web パーツ (My Absences、Team Absence Calendar、Substitutions) は、すべてのデータを 1 つのサイト (製品サイト) にある 6 つの標準 SharePoint リストに保存します。このサイトはお客様自身の Microsoft 365 テナントに属しているため、不在申請、残日数、代理の情報がテナントの外に出ることはなく、外部サービスに保存されることもありません。外部サービスへの呼び出しはライセンスの確認だけです。

この記事は、管理者、人事担当者、サイト所有者向けのリファレンスです。どのようなリストがあるか、それぞれに何が入っているか、重要な列の意味、どのリストを誰が編集することを想定しているか、データを保全するためのルールを説明します。

6 つのリストの概要

リストは、サイトを初めて選択したときに自動的に作成されます (KB10324. Absence & Coverage の Web パーツをページに追加してサイトを選択する方法を参照してください)。これらはサイトのナビゲーションに表示されない通常のカスタム リストです。サイト コンテンツから開いてください。

Balances、Holidays、Settings が存在しない、または空の場合、Web パーツは既定値を使用して動作を続けます。必須の 3 つのリストのいずれかが存在しない場合、Web パーツはデータを読み込めません。

Absences リスト

My Absences で作成された申請は、それぞれ 1 行になります。従業員は Web パーツを通じてのみ変更します。

Substitutions リスト

3 つのマスター リストの列については、それぞれの保守方法を説明する記事に記載しています。AbsenceTypes は KB10352. 不在の種類を追加して構成する方法、Balances は KB10353. 年間付与日数と繰越日数を設定する方法、Holidays は KB10354. 祝日を追加する方法、Settings のキーは KB10355. 勤務週の設定方法、KB10356. 代替承認者の設定方法、KB10357. マイナス残日数を許可する方法を参照してください。

誰が何を編集するか

• Absences リストと Substitutions リストには、サインインしているユーザーの権限で Web パーツが書き込みます。作成、承認、却下、キャンセル、代理の承諾と辞退はすべて My Absences と Substitutions で行います。これらの行をリスト ビューで編集しないでください。KB10358. 不在はリストビューではなく Web パーツで編集する理由を参照してください。
• AbsenceTypes、Balances、Holidays、Settings はマスター データです。このバージョンには管理用の Web パーツがないため、人事担当者またはサイト所有者がリスト上で直接編集します。

アクセス許可とデータの保存場所

Web パーツを使用する従業員には、製品サイトに対する Member (edit) アクセスが必要です。Web パーツは、サインインしているユーザー自身の権限でリストを読み書きするためです。テナント管理者が 1 回だけ承認する Microsoft Graph のアクセス許可 User.Read.All は、プロファイル、上長、直属の部下、写真などの人に関するデータにのみ使用され、リストには使用されません。

内部名を変更しない

Web パーツは列を内部名で読み書きします。内部名は上の表に記載した名前です。そのため、次の点に注意してください。

• これらの列の名前変更、削除、型の変更は行わないでください。リスト自体の名前も変更しないでください。
• 独自の列を追加することはできます。Web パーツはそれらを無視します。ただし必須にはしないでください。Web パーツはそれらの列を指定せずに行を作成するため、SharePoint がその行を拒否します。
• 独自の列の選択肢は追加できますが、製品が解釈する Category、AbsenceStatus、Kind、SubstitutionStatus の選択肢は変更しないでください。

読み取り上限

Web パーツは 1 回のクエリで限られた数の行だけを読み込みます。通常の運用では、この上限は会社の必要量をはるかに上回っていますが、大規模な環境では把握しておくと役立ちます。