代替承認者の設定方法

概要

Vitextra Absence & Coverage では、不在申請の承認者は、Microsoft Entra ID に登録されている従業員の上長です。ただし、全員に上長がいるわけではありません。会社のオーナー、プロファイルがまだ完成していない新入社員、ゲスト アカウントなどは、ディレクトリに上長が登録されていない場合があります。こうしたユーザーの申請は、代替承認者を定義しない限り、送信先がありません。

代替承認者は、Settings リストにキー FallbackApprover で保存される 1 つのメール アドレスです。従業員に上長がいない場合にのみ使用され、承認が必要なすべての不在の種類に適用されます。

承認者の決まり方

従業員が [申請を送信] を選択すると、Web パーツは次の手順を順に実行します。

1. 不在の種類が承認を必要としない場合、申請はすぐに承認され、承認者は不要です。
2. それ以外の場合は、Microsoft Entra ID の上長が承認者になります。
3. 上長がいない場合は、FallbackApprover のアドレスが承認者になります。
4. それも空の場合、申請は保存されず、パネルに [承認者が見つかりませんでした。ディレクトリに上長が登録されておらず、代替承認者も構成されていません。人事部にお問い合わせください。] というエラーが表示されます。

選ばれた承認者が従業員本人である場合、申請はすぐに承認されます。たとえば、代替承認者が自分の申請を送信した場合がこれに当たります。

代替承認者を設定する

1. 製品サイト (Web パーツで選択したサイト) を開き、[サイト コンテンツ] から Settings リストを開きます。
2. [新規] を選択し、アイテムに入力します。
   • Title — FallbackApprover (キーはこの通りに入力します。大文字と小文字が区別されます)
   • Value — 承認者のメール アドレス。たとえば hr.approvals@contoso.com です。
3. アイテムを保存し、Web パーツのあるページを再読み込みします。

アドレスの前後の空白は取り除かれます。代替承認者を後から変更するには、同じアイテムの Value を編集します。この機能をオフにするには、Value を空にします。

誰を選ぶか

アドレスは、Microsoft 365 テナントのユーザーのものである必要があります。その人のプライマリ メール アドレス (プロファイルに表示されるもの) を使用してください。最初の申請がその人に送られると、その人は自動的に製品サイトのユーザー リストに追加されます。

代替承認者は My Absences の [承認] タブを使用するため、他の従業員と同じアクセス権が必要です。つまり、製品サイトに対する メンバー (編集) アクセス権です。このタブは、その人の判断を待つ申請が 1 件でもあれば表示されます。

代表的な選択肢は、人事部門の責任者、会社の事務所の責任者、副社長などです。指定できるアドレスは 1 つだけです。このバージョンには、承認の委任や承認者のリストはありません。

従業員と承認者の画面

従業員の操作は何も変わりません。申請はステータス [承認待ち] で作成され、[自分の申請] の行には [承認者]: として代替承認者の表示名が表示されます。代替承認者は [承認] タブで申請を見つけ、KB10334. 不在申請を承認または却下する方法 の手順で判断します。

次の 2 つの規則を覚えておいてください。

• 承認者は送信時に確定します。 名前は申請と一緒に保存されます。後から FallbackApprover を変更したり、従業員が Microsoft Entra ID で上長を得たりしても、すでに保留中の申請は元の承認者のままです。
• 設定はページを読み込むたびに読み取られます。 アイテムを保存した後は、ユーザーにページを更新してもらってください。

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