マイナス残日数を許可する方法

概要

既定では、Vitextra Absence & Coverage は年間の付与日数を保護します。従業員は、不在の種類ごとの残日数を超える日数の申請を送信できません。パネルには [申請が、この不在の種類の残日数を超えています。] というエラーが表示され、[申請を送信] ボタンを選択しても申請は保存されません。

会社によっては、休暇を前借りしたり、付与日数を少し超えて取得し、後で精算したりすることを意図的に認めています。このために用意されているのが AllowNegativeBalance 設定です。これをオンにすると、同じメッセージは表示されたままですが、警告としてのみ表示されます。従業員は引き続き申請を送信でき、その不在の種類の残日数はマイナスになります。

設定をオンにする

1. 製品サイト (Web パーツで選択したサイト) を開き、[サイト コンテンツ] から Settings リストを開きます。
2. [新規] を選択し、アイテムに入力します。
   • Title — AllowNegativeBalance (キーはこの通りに入力します。大文字と小文字が区別されます)
   • Value — true
3. アイテムを保存し、ユーザーに Web パーツのあるページを再読み込みするよう依頼します。

値の大文字と小文字は区別されません。true、True、TRUE のいずれでも設定がオンになります。それ以外の値 (yes、1、on を含む) では、オフのままです。設定を再びオフにするには、Value を false にするか、行を削除します。

従業員にとっての変化

残日数のチェックは、従業員が日付を選択している間に [新しい不在申請] パネルで行われます。概要行には [この申請後の残日数]: と残りの日数が表示されます。この設定がない場合、マイナスの数値には赤いエラーが伴います。AllowNegativeBalance が true の場合は次のようになります。

• [申請が、この不在の種類の残日数を超えています。] というメッセージが黄色の警告として表示されます。
• [申請を送信] ボタンで申請が通常どおり保存されます。申請は [承認待ち] になるか、その種類が承認を必要としない場合はすぐに承認されます。
• 申請は残日数から全日数が差し引かれるため、残りの値が 0 未満になります。

「休暇」の種類で年間付与日数が 20 日の場合の例を示します。

送信後、My Absences の [残日数] セクションにある不在の種類のカードにマイナスの値 (たとえば −2) が表示され、進行状況バーは満杯になります。承認者には、申請がこれまでどおり表示されます。[承認] タブには従業員の残日数が表示されないため、承認者には運用方針を伝えておいてください。

チェックの対象となる申請

残日数のチェックは、この設定の有無にかかわらず、次のすべてに該当する場合にのみ行われます。

• 不在の種類に上限がある。つまり、AbsenceTypes リストで AnnualAllowance が 0 より大きいか、Balances リストにその人・種類・年の行がある。
• 申請の開始日が、My Absences Web パーツに現在表示されている年に含まれる。読み込まれる残日数がその年のものであるため。
• 申請によって残りの値が 0 未満になる。

この設定を使用する場面

AllowNegativeBalance は、次のような場合に使用します。

• 会社が休暇の前借りを認め、翌年の付与日数から差し引く。
• 人事部が、申請を阻止するのではなく、承認の段階で例外を判断したい。
• 付与日数が年の途中で個人別に入力されるため、それまでの間は従業員をブロックしたくない。

特定の人にだけ日数を増やしたい場合は、全員に対してこの設定をオンにしないでください。代わりに、KB10353. 年間付与日数と繰越日数を設定する方法 の説明に従って、Balances リストでその人の付与日数を増やすか、繰越日数を追加します。