Questions and Answers、SharePoint の FAQ ページ、Viva Engage: どのナレッジ ベースを選ぶか

概要

「FAQ はどこに置くべきか」という問いには、Microsoft 365 では複数の正解があり、どれが適切かは、質問の数、誰がそれを管理するか、従業員が質問できるようにするかどうかによって決まります。この記事では、実務で候補に挙がる 5 つの選択肢、すなわち折りたたみ可能なセクションを使ったモダン ページ、リスト Web パーツで表示するリスト、クラシック Wiki、Viva Engage の Answers in Viva、Vitextra の Questions and Answers Web パーツを、選択を左右する基準で比較します。

各選択肢の概要

折りたたみ可能なセクションを使ったモダン ページ。 各質問をセクションの見出しにし、その下のテキスト Web パーツに回答を置きます。セクションは折りたたみ可能に設定します。すべてページ エディターで作成します。

リスト Web パーツで表示する SharePoint リスト。 質問と回答はリストのアイテムで、組み込みのリスト Web パーツ (または JSON の列の書式設定による書式付きビュー) を通じてページに表示します。

クラシック Wiki。 Wiki ページ ライブラリまたはエンタープライズ Wiki サイトです。相互にリンクされた自由形式のページを、クラシック エディターで編集します。

Answers in Viva Engage。 Microsoft Viva Engage のコミュニティ向け質問と回答の選択肢です。機能の提供状況、ライセンス、アクセス規則は最新の Microsoft ドキュメントで確認してください。

Vitextra Questions and Answers。 SharePoint リストのアイテムを、カテゴリ、リッチな回答、コメント、質問の追加 ボタンを備えた検索可能なアコーディオンとして表示する Web パーツです。公開は Published フラグで制御されます。

比較

折りたたみ可能なセクションのページで十分な場合

短く安定した FAQ (ポリシーに関する 10 件の質問や、プロジェクト ページの「知っておくと便利な情報」など) には、モダン ページの折りたたみ可能なセクションが最もシンプルなツールです。リストや FAQ 専用の Web パーツは不要で、すべてページ エディターで完結し、各セクションにページ アンカーが付きます。限界が現れるのは規模が大きくなったときです。ブラウザーの検索以外に検索手段がなく、見出し以外にカテゴリがなく、長いページの編集は遅くなり、従業員はページを離れずに質問することができません。ページの質問が 20 件を超えたとき、または複数人で編集するようになったときは、コンテンツをリストに移動してください。

リスト Web パーツで十分な場合

リストは質問をデータとして保持します。並べ替え、フィルター、エクスポート、グリッドでの編集が可能で、リスト Web パーツがそれをページに表示します。編集者向けのナレッジ ベースや参照テーブル (たとえば、エラー コードとその意味) には、これで十分です。リスト Web パーツに欠けているのは閲覧者側の体験です。アコーディオンがなく、回答を対象とする全文検索ボックスがなく、テキスト列以外のリッチな回答がなく、リストの投稿権限を与えずに従業員に質問させる方法がありません (投稿権限を与えると、その質問はすぐに全員に表示されます)。Vitextra Questions and Answers は同じ種類のリストを使用し、まさにこれらの部分を追加します。そのため、リストベースの FAQ は、必要な列がそろっていれば、既存のリストに Web パーツを接続するだけでアップグレードできます。

Viva Engage の Answers in Viva が適する場合

Answers in Viva Engage は、従業員が質問を議論し回答を共有するコミュニティ型のモデルです。一方、編集管理された FAQ では、公式かつ最新の回答に責任を持つ担当者を定めます。適切な選択は編集プロセスと環境で利用できる Microsoft の機能によって異なります。特定のライセンスやアクセス規則を前提とせず、最新のドキュメントを確認してください。

Vitextra Questions and Answers が適する場合

Questions and Answers は、従業員からの質問を受け付け、担当者が内容を編集・管理する FAQ のために作られています。

• コンテンツは自社サイトの SharePoint リストにあり、アクセス許可、保持、バージョン管理、レポート作成は他のリストと同様です。
• 質問、回答、連絡先を対象とする検索付きのアコーディオン、グループ化またはフィルター タブ付きのカテゴリ、大規模なナレッジ ベース向けのページングがあります。
• リッチな回答: Markdown、埋め込み動画、添付ファイル、詳細リンク、ライブ プロファイル カード付きの連絡先担当者。
• ボタンには Web パーツの設定の有効化と Add Items 権限が必要です。フォームは Title だけを送信し、リストの既定値を使用します。新規作成時の Published の既定値は No ですが、既存リストでは異なる場合があります。編集者は Published を変更して公開できますが、実効編集権限のある他のユーザーも可能です。送信コードは HTTP ステータスを確認しないため、成功メッセージが出てもリストでアイテムを確認してください。
• サポート業務向けの質問ごとのコメントとディープ リンク。
• Microsoft Teams のチャネル タブ、50 のインターフェイス ロケール、テーマとダーク モードのサポート。
• 製品は質問、回答、添付ファイル、コメントをサイトの SharePoint リストに保存します。ただし、すべてのブラウザー要求や依存コンポーネントの通信がテナント内にとどまる保証ではありません。 確認したライセンス要求には技術的な識別子が含まれますが、質問や回答のフィールドは含まれません。外部の Markdown 画像、動画 URL、リンクはそれぞれのホストに通信する可能性があります。Application Insights SDK や SharePoint コンポーネントも要求を送信します。構成と公開内容を確認してください。本記事は、第三者への通信やブラウザーへの保存がないことを保証するものではありません。 ソースには 50 個のロケールファイルがあります。50 の異なる言語という意味ではありません。インターフェイスのロケールは SPFx が選択し、コンテンツはリストに保存されたテキストです。

リストは Web パーツを実行するサイトに配置する必要があります。試用とサブスクリプションの条件は最新のライセンス案内で確認してください。

どの選択肢を選ぶか

• 安定した質問が 15 件程度まで、編集者 1 人、従業員からの入力なし → 折りたたみ可能なセクションのページ。
• チームで管理する参照テーブルで、閲覧者が編集者でもある → リストとリスト Web パーツ。
• 全社的なオープンな社員同士の質問 → Answers in Viva Engage (最新の Microsoft ライセンス条件を確認)。
• 検索、カテゴリ、リッチな回答を備え、従業員からの質問を公開前に確認する公式 FAQ を、イントラネットと Teams で提供する → Vitextra Questions and Answers。