Employee Directory 概要
社員名簿はすべての従業員のデータを表示するため、通常はほかの Web パーツよりも慎重に審査されます。この記事では、現在のバージョンの Vitextra Employee Directory について、製品が何を読み取るか、設定と個人データをどこに保持するか、何がブラウザーの外に出るかを正確に説明します。一般的な記事 KB10363. Vitextra 製品がデータを保存する場所: プライバシー、データ所在地、GDPR を補足する、Employee Directory 固有の詳細です。
ソリューション パッケージには、Employee Directory、Employee Directory (Entra ID)、New Employees の 3 つの Web パーツが含まれています。セクションで特に断りがない限り、記載内容は 3 つすべてに当てはまります。以下の事実は製品のソース コードに基づいています。
セキュリティ審査担当者向けの概要
| 質問 | 回答 |
|---|---|
| 人に関するデータはどこで処理されますか? | サインインしているユーザーのブラウザー内 (SharePoint ページ上または Microsoft Teams クライアント内) |
| どの ID で処理されますか? | サインインしているユーザーの ID です。Microsoft Graph のアクセス許可はすべて委任されたアクセス許可で、サービス アカウントやアプリ専用アクセスはありません |
| 何を読み取りますか? | Microsoft Graph からディレクトリ プロファイル、写真、プレゼンス、空き時間情報、上司と直属の部下、「一緒に仕事をしている人」。SharePoint 検索からユーザー プロファイル、スキル、最近のドキュメント |
| Microsoft 365 に書き込みますか? | 従業員データを読み取ります。Web パーツの編集時には構成が SharePoint ページに保存されます |
| 設定はどこに保存されますか? | ページ上の Web パーツのプロパティに保存されます。Teams 個人用アプリのオプションの既定は、テナントごとに vitextra.com に保存されます |
| ブラウザーに何が保持されますか? | ユーザーのお気に入り (すべての Web パーツ) と、圧縮されたディレクトリ キャッシュ (Employee Directory (Entra ID) のみ) が、ブラウザーのローカル ストレージに保持されます |
| Vitextra のサービスは何を受け取りますか? | ライセンス確認の識別子、保存された Teams 個人用アプリの設定、使用状況テレメトリです。ディレクトリ データ、プロファイル、写真、プレゼンス、予定表のデータは受け取りません |
| データ所在地 | ディレクトリとプロファイルのデータ ソースは Microsoft 365 です。ブラウザーのキャッシュ、お気に入り、ダウンロードしたファイルにも、ユーザーのデバイス上にコピーが保存されます。Vitextra はディレクトリをコピーしたりインデックス化したりしません |
Employee Directory が読み取るデータ
Web パーツは、サインインしているユーザーに発行されたトークンを使用して、ブラウザーから直接 Microsoft Graph と SharePoint 検索 REST API を呼び出します。読み取るデータは次のとおりです。アクセス許可の列には、その機能が依存する Microsoft Graph の委任されたアクセス許可を示しています。
| データ | ソース | アクセス許可 | 用途 |
|---|---|---|---|
| ユーザー アカウントとプロファイル属性: 名前、役職、部署、会社、勤務先、電子メール アドレス、電話番号、住所、従業員 ID と種類、アカウントの状態、ユーザーの種類、作成日、割り当てられたライセンス、オンプレミス拡張属性、編集者が追加したカスタム属性 | Microsoft Graph /users | User.Read.All | 名簿の一覧、検索、絞り込み、フィルター、New Employees |
| 1 人の詳細: 自己紹介、興味、スキル、学校、過去のプロジェクト | Microsoft Graph /users/{id} | User.Read.All | 詳細ペイン |
| 上司と直属の部下 | Microsoft Graph /users/{id}/manager、/directReports、/me/manager、/me/directReports | User.Read.All | 上司 列、詳細ペイン、クイック フィルター 自分のチーム |
| プロファイル写真 | Microsoft Graph /users/{id}/photo/$value | User.Read.All | カード、一覧、詳細ペイン |
| ディレクトリ ロールのメンバーとグループの一覧 | Microsoft Graph /directoryRoles、/groups | Directory.Read.All | ユーザー ロール別とグループ別のフィルター条件 |
| プレゼンスと不在メッセージ | Microsoft Graph /users/{id}/presence | Presence.Read.All | プレゼンス インジケーター |
| 今日の空き時間情報と勤務時間 | Microsoft Graph /me/calendar/getSchedule | Calendars.Read | 詳細ペインの 予定の空き状況 と 現地時間 のセクション |
| ユーザーが最もよく一緒に仕事をしている人 | Microsoft Graph /me/people | People.Read | クイック フィルター 一緒に仕事をしている人 |
| ユーザー プロファイル | SharePoint 検索 (ユーザーの検索結果) | 不要 (ユーザー自身の検索権限) | Employee Directory Web パーツのデータ ソース ユーザー プロファイル |
| スキル | SharePoint 検索 (ユーザーの検索結果) | 不要 (ユーザー自身の検索権限) | スキルで検索 |
| ある人の最近のドキュメント | SharePoint 検索: そのユーザーが作成したドキュメントのうち、最終更新日時が新しい順に 5 件 | 不要 (ユーザー自身の検索権限) | 詳細ペインの 最近使ったドキュメント セクション |
アクセス許可はソリューション パッケージが要求し、グローバル管理者が一度だけ承認します。KB10360. SharePoint 管理センターで Vitextra ソリューションの Microsoft Graph API アクセス許可を承認する方法 を参照してください。各アクセス許可の機能ごとの説明は、KB10463. Employee Directory に必要な Microsoft Graph のアクセス許可 にあります。
すべての要求はサインインしているユーザーとして実行されるため、次のことが言えます。
- アクセス範囲は委任されたトークンによって決まります。 利用できるデータは、承認済みの API アクセス許可とサインイン中のユーザーの実効アクセス権に依存します。他の Microsoft 365 画面に表示されるユーザーや属性と一致するとは限りません。
- SharePoint 検索ではセキュリティ トリミングが適用されます。 アドレス帳で非表示になっているユーザー プロファイルは、編集者が 隠しユーザーを表示 をオンにしない限り除外されます。また、最近使ったドキュメント セクションには、閲覧者が開くことを許可されているドキュメントだけが表示されます。
- 予定表には空き時間情報だけが表示されます。 予定の空き状況 セクションには、30 分ごとの枠の状態 (空き時間、仮の予定、予定あり、外出中) が表示されます。会議の件名や場所は表示されません。
📝 注
Entra ID のメイン一覧ではゲスト アカウントが除外されます。Employee Directory (Entra ID) はブラウザー内で除外し、Employee Directory の Graph ソースはクエリで除外します。SharePoint プロファイルの結果は検索インデックスとクエリに依存します。個人用クイック フィルターは別の一覧を使用しますが、Entra ID Web パーツでは、除外設定と定義済みフィルターを適用した読み込み済みディレクトリとの共通部分だけを表示します。
Employee Directory による従業員データの読み取り
Web パーツは従業員プロファイル、ディレクトリのアカウント、予定表の項目を変更せず、SharePoint リストも作成しません。データの読み取りには、対応する Microsoft Graph と SharePoint のアクセス許可が必要です。Web パーツを編集すると、その構成が SharePoint ページに保存されます。この操作にはページの編集権限が必要です。
ユーザーは次の 2 つの方法で、ディレクトリ データを自分のデバイスに保存できます。
- エクスポート - エクスポート グループの Microsoft Excel スプレッドシート オプションがオンの場合、ユーザーは結果をファイル employee-directory.xlsx としてダウンロードできます。ファイルはブラウザー内で作成され、写真とプレゼンスを除く表示中の列が含まれます。
- vCard - vCard をダウンロード アクションは、1 人の連絡先カードをファイルとして保存します。
Teams でのチャット、Teams で通話、電子メールの送信 などのアクションは、Microsoft Teams またはユーザーのメール プログラムを開くだけです。Web パーツ自身がメッセージを送信することはありません。
設定の保存場所
Web パーツのプロパティ。 編集者がプロパティ ウィンドウで行うすべての設定 (データ ソース、列、フィルター、レイアウト、クイック フィルター、アクション) は、Web パーツのプロパティとして、サイトのページ ライブラリにあるページの中に保存されます。ページと一緒にバージョン管理され、ページを読み取れるすべてのユーザーが読み取ることができます。含まれるのは構成だけで、従業員のレコードは含まれません。
Teams 個人用アプリの既定。 SharePoint では、Employee Directory と Employee Directory (Entra ID) のプロパティ ウィンドウに 個人用アプリ (Microsoft Teams) グループがあり、「現在の構成をテナントの既定として保存できます。Microsoft Teams の個人用アプリはこの構成を使用します。」というテキストと 設定の保存 ボタンが表示されます。ボタンを選択すると、現在の設定が vitextra.com に送信され、テナント ID と Web パーツの製品 ID ごとに保存されます。Web パーツが Microsoft Teams で個人用アプリとして (チャネルのタブとしてではなく) 開かれると、このレコードを読み取り、自身のプロパティに上書きして適用します。
保存されるレコードには、次の設定だけが含まれ、それ以外は含まれません。
| 領域 | Employee Directory | Employee Directory (Entra ID) |
|---|---|---|
| データ ソース | データ ソース、保存済みクエリ、隠しユーザーを表示、空でない部門を持つユーザーのみを表示する | 従業員を除外する グループのオプション、フィルター条件 |
| 列と検索 | 列 (検索対象かどうかを含む)、カスタム属性、検索ボックスとそのプレースホルダー、スキルで検索 | 列 (検索対象かどうかを含む)、カスタム属性、検索ボックス、A–Z ナビゲーション、スキルで検索 |
| レイアウト | ビュー、コンパクト ビュー、カードのフィールドとサイズ、グループ化、並べ替え、ページ サイズ、ページング、最大アイテム数、結果の総数、詳細ペイン | ビュー、コンパクト ビュー、カードのフィールドとサイズ、グループ化、並べ替え、ページ サイズ、全アイテムの表示、結果の総数 |
| 検索結果の絞り込みパネル | オン/オフ、位置、絞り込み条件 | オン/オフ、位置、絞り込み条件 |
| 詳細ペイン | 予定の空き状況、現地時間と勤務時間、最近使ったドキュメント | 予定の空き状況、現地時間と勤務時間、最近使ったドキュメント |
| アクションとフィルター | ショートカット メニュー と クイックアクション の 6 つのアクション、4 つの クイック フィルター、エクスポート オプション | ショートカット メニュー と クイックアクション の 6 つのアクション、4 つの クイック フィルター、エクスポート オプション |
Web パーツのタイトルと、パネル グループのその他のトグル (上司、部下、説明、興味、技能) は、保存されるレコードに含まれません。New Employees Web パーツには Teams の既定はありません。
❗ 重要
保存されるレコードにディレクトリ データは含まれませんが、編集者が設定に入力した内容はすべて含まれます。たとえば、フィルター条件内の部署名、保存済みクエリ のテキスト、カスタム属性の名前などです。これらの設定に個人データを入力しないでください。Teams の既定の使用をやめるには、問題のない構成を保存するか、Vitextra サポートにテナントのレコードの削除を依頼してください。
ブラウザー内のお気に入り
クイック フィルター お気に入り (KB10214. Employee Directory のクイック フィルター: 自分の部署、自分のチーム、一緒に仕事をしている人、お気に入り を参照) は、ユーザーが お気に入りに追加 で星を付けた人を、ブラウザーのローカル ストレージに保持します。Microsoft 365 には何も書き込まれず、Vitextra にも送信されません。
- キー。
Vitextra.EmployeeDirectory.Favorites.<object ID>。object ID は、サインインしているユーザーの Microsoft Entra ID オブジェクト ID です。そのため、同じブラウザー プロファイルにサインインするユーザーごとに別々の一覧になります。 - 内容。 星を付けた各ユーザーの、読み込み済みプロファイル属性とカスタム属性のスナップショットです。プレゼンス、上司オブジェクト、割り当て済みライセンス、グループ、ロールは保存前に削除されます。コピーはお気に入りを削除するまで残ります。Employee Directory はこのコピーを表示します。Employee Directory (Entra ID) はその ID を使用し、除外設定と定義済みフィルターを満たす現在の読み込み済みレコードを選択します。このため、保存済みのお気に入りが表示されない場合もあります。
- 範囲。 同じ SharePoint ドメインとブラウザー プロファイルの Employee Directory Web パーツで一覧を共有します。変更はストレージ イベントを通じて他のブラウザー タブに通知されます。同じページの別の Web パーツには再読み込みが必要な場合があります。
- ローミングなし。 お気に入りは、別のデバイス、ブラウザー、ブラウザー プロファイルには引き継がれません。Microsoft Teams クライアントは独自のストレージを使用するため、Teams で設定したお気に入りはブラウザーのものとは別になります。
- 削除。 ユーザーは お気に入りから削除 で人を削除します。SharePoint サイトのブラウザー データを消去すると、すべてのお気に入りが削除されます (ブラウザーに保持されたデータを消去する方法 を参照)。
Entra ID Web パーツのディレクトリ キャッシュ
大規模なテナントでもすばやく開けるように、Employee Directory (Entra ID) Web パーツは Microsoft Graph からユーザー一覧全体を読み込み、ブラウザーのローカル ストレージに保持します。
- キー。
Vitextra.EmployeeDirectory.Data。値は、読み込み時刻とユーザー一覧を含む圧縮された JSON ドキュメントです。 - 内容。 Microsoft Graph が返したプロファイル属性です。上司を要求した場合は上司も含まれます。ゲスト アカウントはキャッシュに残りますが、表示時に除外されます。ブロックされたアカウントは ブロックされたユーザーを除外する がオンのときに除外されます。オフの場合はキャッシュに残り、一覧に表示されることがあります。
- 更新。 次回のアクセス時には、キャッシュから一覧がすぐに表示されます。キャッシュが 24 時間より古い場合、Web パーツはバックグラウンドで Microsoft Graph から一覧を再読み込みします。結果の上には、データの経過時間とともに 最終更新日時: と、一覧をすぐに再読み込みする 更新 リンクが表示されます。Web パーツの除外オプションやカスタム属性を変更した場合も一覧が再読み込みされます。 24 時間の判定はキャッシュの読み込み時に行われます。定期タイマーや更新間隔の保証ではありません。更新に失敗しても、読み込み日時がある空でない一覧が既に存在する場合は、警告とともにその一覧が表示され続けます。そのようなデータがない場合は読み込みエラーが表示されます。保存済みキャッシュは、データの取得とブラウザーへの保存が成功した場合にのみ置き換えられます。
- 範囲。 ブラウザー プロファイルと SharePoint ドメインごとに 1 つのキャッシュを使用し、ユーザーや Web パーツごとには分けません。保存に失敗しても現在の一覧は利用できますが、以前の保存済みコピーが残る場合があります。次回のアクセスで全件の読み込みが必要になるのは、利用可能なキャッシュがない場合です。
Employee Directory Web パーツ (どちらのデータ ソースでも) と New Employees Web パーツは、ディレクトリ キャッシュを保持しません。ページを開くたびに Microsoft 365 に問い合わせます。プロファイル写真は、ページが開いている間だけメモリ内に保持されます。
❗ 重要
共有コンピューターやキオスク コンピューターでは、キャッシュされた名簿を同じブラウザー プロファイルを使う次の人が読み取ることができ、そこには全従業員の電話番号や住所などの属性が含まれています。一人ひとりに別の Windows アカウントまたはブラウザー プロファイルを割り当てるか、プライベート ウィンドウを使用するか、ブラウザーを閉じるときにサイト データを消去するポリシーを適用してください。
ブラウザーに保持されたデータを消去する方法
ユーザーと管理者は、お気に入りとディレクトリ キャッシュをいつでも削除できます。
- 1 人のユーザーの場合 (ブラウザー内)。 ブラウザーの設定で、SharePoint ドメイン (たとえば
https://contoso.sharepoint.com) の Cookie とサイト データを消去します。これにより、お気に入り、ディレクトリ キャッシュ、サイトのサインイン Cookie が削除されるため、SharePoint から再度サインインを求められます。 - 特定のキーだけの場合。 Microsoft Edge または Google Chrome で開発者ツール (F12) を開き、Application > Local storage > SharePoint ドメインを選択して、
Vitextra.EmployeeDirectory.DataまたはVitextra.EmployeeDirectory.Favorites.<object ID>を削除します。 - キャッシュだけの場合。 更新 を選択して最新データを要求します。この操作で保存済みコピーが削除されるわけではありません。取得と保存が成功した場合にのみ置き換えられます。
- Microsoft Teams の場合。 Teams クライアントは独自のストレージを使用します。Teams のキャッシュを消去する Microsoft の手順に従って消去してください。
- 多数のデバイスの場合。 共有デバイスでは、終了時にサイト データを消去するブラウザー ポリシーか、プライベート ブラウズを使用します。
Vitextra と Application Insights に送信されるもの
Vitextra への要求に、従業員のレコード、プロファイル属性、写真、プレゼンス、予定表のデータ、お気に入り、検索語句が含まれることはありません。製品が送信するのは次のものだけです。
| 目的 | 送信される内容 | 送信先 |
|---|---|---|
| ライセンス確認 | テナント ID、サインインしているユーザーのオブジェクト ID、サイトのアドレス (Teams では SharePoint のホスト名)、製品 ID、Web パーツの名前とバージョン | vitextra.com |
| Teams 個人用アプリの設定 | 編集者が 設定の保存 を選択したとき: テナント ID、製品 ID、設定の保存場所 に記載した設定。個人用アプリを開いたとき: レコードを読み取るためのテナント ID と製品 ID | vitextra.com |
| 使用状況テレメトリ | 表示 (レンダリング) のたびに 1 つの「Load Web Part」イベント: Web パーツの名前とバージョン、サイトの ID とアドレス、ユーザーのオブジェクト ID、サイトとインターフェイスの言語、Web パーツが Teams で実行されているかどうか。エラーの場合: Web パーツの名前、ソリューションの ID とバージョン、サイトのアドレス、エラーの詳細 | Azure Application Insights |
| 製品ファイル | Web パーツのスクリプトに対する通常のファイル要求 | static.vitextra.com |
これらすべてで、ユーザーは名前や電子メール アドレスではなく、アカウントのオブジェクト ID (GUID) で識別されます。ほかの Application Insights クライアントと同様に、テレメトリ SDK は匿名のセッション識別子やブラウザー情報などの標準的な技術コンテキストを各レコードに追加します。ライセンスの状態はプロパティ ウィンドウの 詳細情報 グループに表示されます。vitextra.com に接続できない場合でも、Web パーツは動作します。
📝 注
Vitextra によるライセンスとテレメトリの識別子の処理については、プライバシー ポリシー に記載されています。Vitextra は名簿の内容を受け取りません。
許可が必要なネットワーク ホスト
送信接続が制限されている場合、ユーザーのブラウザーと Teams クライアントには次のホストへの HTTPS アクセスが必要です。
- SharePoint ドメイン (
<tenant>.sharepoint.com) とgraph.microsoft.com- ディレクトリ、プロファイル、検索、プレゼンス、予定表のすべてのデータ static.vitextra.com- Web パーツのスクリプト (必須: これがないと Web パーツを読み込めません)vitextra.com- ライセンス確認と Teams 個人用アプリの設定dc.services.visualstudio.com- Application Insights テレメトリ (任意: ブロックされていても Web パーツは動作します)spoprod-a.akamaihd.netと、SharePoint が既に使用している Microsoft のコンテンツ配信ネットワーク - 最近使ったドキュメント のファイルの種類のアイコンと Fluent UI のアイコンteams.microsoft.com- ユーザーが Teams でのチャット、Teams で通話、会議を設定 を選択した場合のみ
データ保護と GDPR
- 管理者と処理者。 ディレクトリ データはお客様の Microsoft 365 テナントに属します。お客様が管理者 (controller) で、Microsoft がお客様の処理者 (processor) です。Employee Directory は、Microsoft 365 で既にそのデータを見ることが許可されているユーザーにデータを表示します。
- データの最小化。 どの列、カスタム属性、詳細ペインのセクションを表示するかは管理者が決めます。予定の空き状況 や 最近使ったドキュメント など不要なセクションはオフにし、機微なカスタム属性は追加しないでください。
- デバイス上での保持。 お気に入りは、ユーザーが削除するかブラウザーのデータを消去するまで残ります。キャッシュに自動削除の期限はありません。24 時間より古いコピーを読み込むと、バックグラウンド更新が試行されます。取得が成功し、ブラウザーのストレージに保存できた場合にコピーが置き換えられます。失敗した場合は古いコピーが残ります。
- 消去の権利。 Microsoft Entra ID で削除された人は、次のデータ取得が成功した後に名簿から消えます。24 時間以内の削除は保証されません。お気に入りのコピーは、ユーザーが削除するまで残ります。 関連情報： KB10363. Vitextra 製品がデータを保存する場所: プライバシー、データ所在地、GDPR を参照してください。
💡 ヒント
セキュリティ質問票に回答する際は、この記事に加えて、アクセス許可の根拠として KB10463. Employee Directory に必要な Microsoft Graph のアクセス許可 を、全社的な説明として KB10363. Vitextra 製品がデータを保存する場所: プライバシー、データ所在地、GDPR を組み合わせてください。データ処理契約については、Vitextra サポート にお問い合わせください。
