Policy Acknowledgement ポリシーの内容が変わり、既存のリリースと区別する必要がある場合は、新しいバージョンを公開します。まず、従業員による再確認が必要かどうかを決めてください。この判断は公開の種類と、その後に作成する割り当ての両方に影響します。ソースファイルの変更だけでは、どちらも実行されません。
改訂を準備する
カードを管理できるポリシー所有者、管理者、またはコンプライアンスマネージャーのアカウントを使用します。現在のバージョン、既存のキャンペーン、ソースへのアクセスを確認します。設定されたソースURLに意図した改訂内容があり、ポリシーがアーカイブされていないことを確認してください。アーカイブ済みの場合は、公開を試みる前にKB10518. ポリシーをアーカイブし、下書きとして復元する方法の手順に従います。
一意のバージョン番号を選びます。提案される番号は、重要な変更ではメジャー部分、編集上の変更ではマイナー部分が増加します。たとえば、1.0は2.0または1.1になります。以前の番号を再使用しないでください。スナップショットとメタデータのファイル作成は上書きで行われるため、番号の重複は別のリリースを安全に保存する方法ではありません。
変更の種類を選ぶ
| 選択肢 | 想定される用途 | 現在の動作 |
|---|---|---|
| 重要な変更 — 全員が再度閲覧確認を行います | 新たな確認が必要な変更。 | バージョンを公開し、その後、主操作で既存のポリシーの更新キャンペーンウィザードを開きます。 |
| 編集上の変更 — 閲覧確認は引き継がれます | 以前の確認を引き続き有効とみなせる変更。 | それまでの現行バージョンの確認済み割り当てを、新しいバージョン番号に更新します。 |
編集上の変更による引き継ぎでは、従業員の新たな確認は作成されません。元の証跡イベントと記録された文言は元の記録のままで、割り当てのバージョンとコメントが変更されます。引き継ぎを、従業員本人が改訂後の文言を読んだ証拠として報告しないでください。
バージョンを公開する
- Policy Managerでポリシーを選択し、新しいバージョンを公開するを選びます。
- 変更の種類を設定し、バージョンを確認します。
- 変わったことを入力します。既存バージョンの重要な改訂では、空でない変更説明が必要です。
- 発効日を確認します。公開するとポリシーは直ちに公開済みになります。この日付は公開を延期するスケジューラーではありません。
- 重要な改訂では、公開して更新キャンペーンを開始するでウィザードに進むか、配布を別途行う場合はキャンペーンを開始せずに公開するを使用します。編集上の改訂では公開するを使用します。
変更が従業員に何を意味するか判断する
従業員の意図した約束を変えない書式修正を考えます。所有者は編集上のリリースが適切だと判断できます。その場合、確認済み割り当ての引き継ぎを調べ、保持される受領証が元の確認のままであると説明します。割り当ての新しいバージョンは、新たな従業員操作の証拠ではありません。
次に、従業員が行うべきことを変える手順改訂を考えます。改訂された義務の確認を組織が要求する場合は、重要な変更の経路を使い、新バージョンのキャンペーンを明示的に開始します。実際の違いを特定する変更概要を書き、読者が新しい番号を見るだけでなく、別のタスクが届いた理由を理解できるようにします。
製品は、変更が組織にとって実質的に重要かを判断しません。公開前に判断し、一貫して適用します。キャンペーンを開始しない重要な改訂は配布が未完了であり、編集上の引き継ぎを変更された義務への新たな同意として示すべきではありません。
異なる段階の人を考慮する
| 改訂前の従業員の状況 | 公開後に確認すること |
|---|---|
| 以前のバージョンを確認済み | 判断が引き継ぎか、別の新バージョン割り当てを求めるか。 |
| 以前のバージョンが未完了 | 古いタスクが残るか、現在どのソースを表示するか。 |
| 過去の割り当てから免除された | 新リリースに対する新キャンペーンの対象者と割り当て判断が適切か。 |
| 新たに含めた従業員 | 目的の現行リリースを受け取り、内容にアクセスできるか。 |
新規タスクだけをテストせず、これらのグループを確認します。公開しても古い全割り当てが自動撤回されるわけではなく、免除はその割り当てに属し、今後の作業すべてを禁止するものではありません。広く配布する前に、該当する各グループの代表レコードを一つ確認します。
リリースレビューでは、バージョン番号、概要、保持ファイル、キャンペーン判断を一緒に管理します。エラーで公開や配布が中断した場合、この記録で実際に完了した段階と、まだ対応が必要な従業員を特定しやすくなります。以前のバージョン番号を上書きしたり、最初のキャンペーンを理解する代わりに二つ目を作ったりして不確実性を修復しないでください。
更新キャンペーンを開始して検証する
ウィザードを開くだけではキャンペーンは開始されません。ポリシーバージョン、対象者のプレビュー、期限を確認し、KB10503. Policy Acknowledgementのキャンペーンを作成・開始する方法の説明に従って明示的に開始します。別のバージョンをすでに確認した従業員も、通常の対象者と重複の確認に従い、新しいバージョンの割り当ての対象になります。
新しい割り当てを一つテストし、バージョン、変更概要、受領書を確認します。以前の割り当てが未完了のまま残っている場合は、それも確認してください。公開操作によって、すべての古い割り当てが自動的に取り消されるわけではありません。
❗ 重要
現在、リーダーはポリシーのソースコンテンツを使用し、確認ペイロードでは割り当てのバージョンを識別しながら、ポリシーの現在のコンテンツハッシュを取得します。ソースやバージョンの更新後に以前の割り当てが残る場合、表示や記録がアーカイブ済みバージョンと正確に一致すると考えないでください。確認を収集する前に未完了の割り当てを整理し、コンテンツとバージョンの関係を検証します。
公開時にエラーが報告された場合は、再試行する前にカードと履歴を再読み込みします。スナップショットの作成、バージョンメタデータ、ポリシーの更新、引き継ぎは個別の操作なので、変更の一部がすでに完了していないか確認してください。履歴についてはKB10515. ポリシーのバージョン履歴とドキュメントスナップショットを確認する方法、ソースの差異についてはKB10519. 新しいバージョンを公開せずにポリシー内容が変更された場合の対処を参照してください。
