Absence & Coverage Pārskats
Prombūtnes pieprasījums norāda, kad persona ir prombūtnē. Aizstāšana norāda, kas to aizstāj. Programmā Vitextra Absence & Coverage tie ir divi atsevišķi ieraksti, kurus var saistīt: aizstāšana, kas izveidota pieprasījumam, seko šī pieprasījuma likteņam, bet patstāvīgi izveidota aizstāšana — nē.
Šajā rakstā soli pa solim aprakstīts abu ierakstu dzīves cikls, lai darbinieki, apstiprinātāji un vadītāji zinātu, ko sagaidīt pēc katras darbības. Norādījumi par atsevišķiem ekrāniem šeit netiek atkārtoti; saites uz tiem ir pēdējā sadaļā.
Kas ir saistīts un kas nav
| Prombūtnes pieprasījums | Pieprasījumam piesaistīta aizstāšana | |
|---|---|---|
| Kur tiek izveidots | Jauns pieprasījums tīmekļa daļā My Absences | Automātiski, no pieprasījuma lauka Aizstājējs, vai ar Piešķirt cilnē Nav aizstājēja |
| Kam jāpiekrīt | Apstiprinātājam (nav vajadzīgs veidiem bez apstiprināšanas) | Aizstājējam, kas pieņem vai noraida |
| Datumi | Prombūtnes sākums un beigas | Tiek nokopēti no pieprasījuma, kad tiek izveidota aizstāšana; daļējas dienas netiek pārnestas |
| Veids | – | Vienmēr Pagaidu, ja izveidota no pieprasījuma |
| Pienākumi | – | Tukši, ja izveidota no pieprasījuma; teksts tiek ievadīts tikai panelī Piešķirt aizstājēju |
| Saite | – | Aizstāšana saglabā pieprasījuma numuru |
Aizstāšanai, kas izveidota ar Piešķirt aizstājēju tīmekļa daļas Substitutions rīkjoslā, nav saites ar pieprasījumu. Šajā rakstā to sauc par patstāvīgu.
Saite ir vienvirziena. Pieprasījums maina savas aizstāšanas; aizstāšana nekad nemaina pieprasījumu. Aizstāšanas pieņemšana, noraidīšana vai atcelšana nemaina pieprasījuma statusu.
Dzīves cikls pa soļiem
| Notikums | Pieprasījums | Aizstāšana | Ko redz cilvēki |
|---|---|---|---|
| Darbinieks iesniedz ar apstiprināšanu veida pieprasījumu un norāda aizstājēju | Gaida apstiprinājumu | Vēl nav izveidota. Vārds tiek saglabāts tikai pieprasījumā | Aizstājējs: ar vārdu pieprasījuma rindā; apstiprinātājs to pašu rindu redz cilnē Apstiprinājumi |
| Apstiprinātājs atlasa Apstiprināt | Apstiprināts | Tiek izveidota aizstāšana ar statusu Gaida apstiprinājumu un pieprasījuma datumiem | Aizstājējam parādās nozīmīte cilnē Es aizstāju |
| Darbinieks iesniedz bez apstiprināšanas veida pieprasījumu vai pats ir sev apstiprinātājs un norāda aizstājēju | Uzreiz Apstiprināts | Aizstāšana tiek izveidota nekavējoties ar statusu Gaida apstiprinājumu | Tas pats, kas iepriekš, bez gaidīšanas |
| Aizstājējs atlasa Pieņemt | Bez izmaiņām | Pieņemts | Prombūtne pazūd no cilnes Nav aizstājēja; statusa zīme rāda Plānots vai Notiek |
| Aizstājējs atlasa Noraidīt | Bez izmaiņām | Noraidīts | Prombūtne paliek cilnē Nav aizstājēja ar statusu “noraidīja” pēc vārda; vadītājs var izvēlēties Piešķirt |
| Apstiprinātājs atlasa Noraidīt | Noraidīts | Aizstāšanas vēl nav; ja tā būtu, tā kļūtu par Atcelts. Pieprasījumā norādītajam aizstājējam netiek jautāts | Aizstājējs neredz neko |
| Darbinieks atlasa Atcelt pieprasījumu | Atcelts | Katra šī pieprasījuma aizstāšana kļūst Atcelts, arī pieņemtās un noraidītās | Aizstāšanas pazūd no aizstājēja un prombūtnē esošās personas sarakstiem |
| Prombūtnē esošā persona atlasa Atcelt aizstāšanu | Bez izmaiņām. Pieprasījums paliek Apstiprināts | Atcelts | Prombūtne atgriežas cilnē Nav aizstājēja |
| Darbinieks nenorāda aizstājēju | Bez izmaiņām | Nav | Apstiprināta prombūtne parādās vadītāja cilnē Nav aizstājēja, ja tās veidam nav kategorijas Remote |
📝 Piezīme
Produkts nesūta e-pasta vai Teams ziņojumus. Katrs izmaiņas redz, kad atver tīmekļa daļu: apstiprinātājs — pēc nozīmītes cilnē Apstiprinājumi, aizstājējs — pēc nozīmītes cilnē Es aizstāju.
Tipiska norise
- Anna Berzina pieprasa atvaļinājumu no 2. līdz 13. novembrim 2026 un kā aizstājēju norāda Jonas Kalns.
- Pieprasījuma statuss ir Gaida apstiprinājumu. Peter Hansen, viņas vadītājs, to redz cilnē Apstiprinājumi kopā ar rindu “Aizstājējs: Jonas Kalns”.
- Peter atlasa Apstiprināt. Pieprasījums kļūst Apstiprināts, un tiek izveidota aizstāšana no 2. līdz 13. novembrim ar statusu Gaida apstiprinājumu.
- Jonas atver tīmekļa daļu Substitutions, redz nozīmīti cilnē Es aizstāju un atlasa Pieņemt. Aizstāšanas statuss ir Plānots.
- novembrī statusa zīme mainās uz Notiek, un Team Absence Calendar blokā Šodien prombūtnē pie Anna rāda “Aizstāj” un Jonas Kalns vārdu.
- Ja Anna atceļ atvaļinājumu pirms tā beigām, pieprasījums kļūst Atcelts, un aizstāšana pazūd.
Nenosegtas prombūtnes
Cilnē Nav aizstājēja ir uzskaitītas vadītāja tiešo padoto apstiprinātās prombūtnes nākamajām 120 dienām (arī tās, kas jau notiek), izņemot prombūtnes, kuru veids pieder kategorijai Remote. Prombūtne paliek cilnē, līdz pastāv pieņemta aizstāšana, kas piesaistīta šai prombūtnei.
❗ Svarīgi
Nenosegtību novērš tikai prombūtnei piesaistīta aizstāšana. Patstāvīga aizstāšana tai pašai personai un tiem pašiem datumiem, kas izveidota ar Piešķirt aizstājēju rīkjoslā, tiek rādīta sarakstos, bet nenoņem prombūtni no cilnes Nav aizstājēja. Lai novērstu nenosegtību, izmantojiet pogu Piešķirt prombūtnes rindā: tā atver paneli ar personu un prombūtnes datumiem un piesaista jauno aizstāšanu tai.
Patstāvīgas aizstāšanas
Patstāvīgu aizstāšanu izmantojiet, kad pieprasījuma nav: pienākumu nodošanai aizejošam darbiniekam, amata aizstāšanai vai aizstājējam, par kuru vienojas pēc tam, kad pieprasījums apstiprināts bez aizstājēja. Šāda aizstāšana:
- ir spēkā jūsu norādītajos datumos, un to neietekmē neviena pieprasījuma noraidīšana vai atcelšana;
- tik un tā jāpieņem aizstājējam;
- var tikt atcelta tikai prombūtnē esošās personas, izmantojot Atcelt aizstāšanu;
- neparādās nenosegto prombūtņu sarakstā un nenovērš nenosegtību.
Par beztermiņa aizstāšanu skatiet KB10349. Kā nodot pienākumus, kad darbinieks atstāj uzņēmumu (bez beigu datuma).
💡 Padoms
Ja darbinieks aizmirsa norādīt aizstājēju, vadītājam pieprasījums nav jānoraida. Vadītājs atver cilni Nav aizstājēja, prombūtnes rindā atlasa Piešķirt un tur izvēlas aizstājēju. Jaunā aizstāšana ir piesaistīta pieprasījumam un turpmāk tam seko.
