Kā izveidot iekšējo jautājumu un atbilžu forumu iekštīklam ar Discussions

Pārskats

IT palīdzības dienestu un personāla nodaļu atkal un atkal sasniedz vieni un tie paši jautājumi: „Kā pieslēgties VPN?”, „Kāds ir atvaļinājuma pieprasījuma termiņš?”, „Kuru klēpjdatoru es varu pasūtīt?”. Jautājumu un atbilžu forums iekštīklā pārvērš šos individuālos e-pastus par atbildēm, kuras var atrast ikviens. Šajā rakstā soli pa solim ir aprakstīta šāda foruma izveide ar Discussions: forums jautājumu un atbilžu režīmā, kategorijas, kas atbilst tam, kā cilvēki jautā, skats Bez atbildes kā noklusējums, lai nekas nepaliktu bez atbildes, eksperti, kas seko forumam, un bloks sākumlapā, kurā redzami jaunākie jautājumi.

Tālāk aprakstītajā scenārijā ir izmantots IT palīdzības dienests; personāla forums, finanšu dienests vai saimniecības forums tiek veidots tieši tāpat.

1. solis. Foruma plānošana

Pirms atverat lapas redaktoru, izlemiet trīs lietas:

• Viens forums katrai auditorijai. Tas ir patstāvīgs forums ar savu režīmu, kategorijām un moderēšanas iestatījumu. Piešķiriet IT palīdzības dienestam savu forumu un personāla nodaļai - citu; vienā vietnē var būt vairāki forumi, katrs savā lapā. Vienas vietnes forumiem ir kopīgas atļaujas. Ja piekļuvei jāatšķiras, izmantojiet atsevišķas vietnes.
• Kategorijas, kas atbilst jautājumiem. Kategorijas ir filtrs, ar kuru cilvēki sašaurina sarakstu, un norāde, ko viņi saņem, publicējot. IT palīdzības dienestam labs sākuma komplekts ir Konti un paroles, Klēpjdatori un aparatūra, Programmatūra, VPN un attālinātais darbs, Microsoft 365. Sarakstu turiet īsu; to var mainīt vēlāk.
• Kas atbild un kas moderē. Publicēšanai un mijiedarbībai dalībniekiem vajadzīgs tāds atļauju līmenis kā Līdzdalība. Lietotāji ar Sarakstu pārvaldība ir moderatori. Standarta līmenis Rediģēšana ietver šo atļauju, tāpēc arī noklusējuma vietnes dalībnieki var moderēt. Parastajiem dalībniekiem izmantojiet Līdzdalība, bet ieceltajiem moderatoriem piešķiriet Sarakstu pārvaldība atsevišķā grupā.

2. solis. Foruma izveide jautājumu un atbilžu režīmā

1. Atveriet iekštīkla lapu, kurā jāatrodas forumam, pārslēdziet to rediģēšanas režīmā un pievienojiet tīmekļa daļu Discussions (grupa Communication and collaboration).
2. Tīmekļa daļa rāda vietturi Nav konfigurēts ar foruma iestatīšanas formu. Sadaļā Forums atstājiet atlasītu Jauns forums.
3. Laukā Foruma nosaukums ievadiet nosaukumu, piemēram, IT palīdzības dienests.
4. Laukā Režīms izvēlieties Tikai jautājumi un atbildes. Šajā režīmā katra jauna tēma ir jautājums, un ir pieejami skati Bez atbildes un Ar atbildi.
5. Laukā Kategorijas (viena katrā rindā) ierakstiet kategorijas no sava plāna, pa vienai katrā rindā.
6. Palīdzības dienestam atstājiet Pieprasīt jaunu ziņu apstiprinājumu vērtībā Nē: jautājumiem jāparādās nekavējoties. Pārslēdziet to uz Jā, ja jūsu organizācija vēlas, lai moderators redz katru ierakstu, pirms tas kļūst publisks. Pašu moderatoru ziņas tiek publicētas uzreiz.
7. Noklikšķiniet Izveidot forumu. Pirmajā lietošanas reizē tīmekļa daļa izveido vietnes sarakstus - Diskusiju forumi, Diskusiju tēmas, Diskusiju ziņas, Diskusiju abonementi un bibliotēku Diskusiju resursi - un atver tukšo forumu.

Katras opcijas detaļas ir rakstā KB10392. Pirmā foruma izveide: režīmi, kategorijas un apstiprināšana.

3. solis. Neatbildēto jautājumu skats kā noklusējums

Palīdzības dienesta forums darbojas tad, ja atvērtie jautājumi ir pirmais, ko eksperts ierauga. Atveriet tīmekļa daļas rekvizītu rūti (zīmuļa ikona) un grupā Izskats:

• iestatiet Noklusējuma skats uz Bez atbildes - saraksts atveras ar jautājumiem, kuriem vēl nav pieņemtas atbildes; apmeklētāji joprojām var pārslēgties uz Nesenās, Ar atbildi, Ieteicams vai Manas tēmas;
• iestatiet Tēmas lapā uz vērtību, kas atbilst lapai (noklusējums ir 20; vairāk tiek ielādēts ar Ielādēt vairāk);
• atstājiet ieslēgtus Rādīt kategorijas, Rādīt atbilžu un skatījumu skaitītājus un Rādīt meklēšanas lodziņu, lai cilvēki varētu filtrēt pēc kategorijas, redzēt, kuri jautājumi ir aktīvi, un meklēt tēmu nosaukumos.

Publicējiet lapu. Katrs tīmekļa daļas iestatījums ir aprakstīts rakstā KB10422. Skati, lapošana, meklēšana un skaitītāji: Discussions tīmekļa daļas attēlošanas iestatījumi.

4. solis. Lūdziet ekspertus sekot forumam

Ekspertiem nevajadzētu atvērt lapu, lai uzzinātu par jaunu jautājumu. Katrs no viņiem atver forumu un komandjoslā noklikšķina Sekot. Poga sāk sekot forumam ar biežumu Nekavējoties; pogas nolaižamā daļa pārslēdz uz Dienas kopsavilkums vai Nedēļas kopsavilkums vai piedāvā Pārtraukt sekot. Pēc tam uz pogas ir rakstīts Sekojat · Nekavējoties.

Jums par labu darbojas vēl divi noteikumi:

• persona, kas uzdod jautājumu, seko tam automātiski, tāpēc uzzina, kad pienāk atbilde;
• ekspertu var piesaistīt konkrētam jautājumam ar @pieminējumu atbildē.

5. solis. Atbildiet un atzīmējiet labāko atbildi

Eksperts atver jautājumu, uzraksta atbildi atbilžu redaktorā - ar formatējumu, saitēm, tekstā ielīmētiem ekrānuzņēmumiem un pievienotiem failiem, ja nepieciešams, - un noklikšķina Publicēt. Ja atbilde atrisina jautājumu, jautājuma autors vai jebkurš moderators zem atbildes noklikšķina Atzīmēt kā atbildi. No šī brīža:

• atbildei ir emblēma Pieņemtā atbilde, un tā tiek rādīta pavediena augšpusē neatkarīgi no datuma;
• jautājums saņem emblēmu Ar atbildi, pazūd no skata Bez atbildes un parādās skatā Ar atbildi; stāvoklis seko pieņemtajai atbildei, tāpēc tas saglabājas, slēdzot jautājumu, bet pieņemtās atbildes dzēšana atgriež jautājumu skatā Bez atbildes;
• atzīmi var noņemt ar Noņemt atzīmi, un tās vietā var pieņemt citu atbildi - jautājumam vienlaikus ir viena pieņemtā atbilde.

Pieņemt var tikai augšējā līmeņa atbildes; atbilde uz atbildi ir komentārs pie šīs atbildes, nevis patstāvīga atbilde. Kā tas izskatās jautātājam, ir aprakstīts rakstā KB10400. Labākās atbildes atzīmēšana jautājumu un atbilžu tēmās.

6. solis. Rādiet jaunākos jautājumus sākumlapā

Forumam jābūt redzamam tur, kur darbinieki jau tā dodas. Pievienojiet iekštīkla sākumlapai tīmekļa daļu Discussions Activity un tās rekvizītu rūtī:

• sadaļā Forums izvēlieties palīdzības dienesta forumu vai atstājiet Visi forumi, lai apvienotu visu vietnes forumu jaunākās tēmas;
• laukā Foruma lapas URL ievadiet lapas adresi, kurā atrodas Discussions tīmekļa daļa - tad nosaukumi ved uz tēmu (?topic=ID) šajā lapā;
• grupā Izskats iestatiet Maksimālais elementu skaits (pēc noklusējuma pieci) un atstājiet ieslēgtu Rādīt foruma nosaukumu, ja tiek rādīti vairāki forumi.

Katra tēma tiek rādīta ar foruma nosaukumu, autoru, pēdējās aktivitātes laiku, atbilžu skaitu un emblēmu Ar atbildi atrisinātajiem jautājumiem. Kamēr tēmu nav, tīmekļa daļa lasīšanas režīmā sevi paslēpj. Skatiet KB10415. Jaunāko diskusiju rādīšana jebkurā lapā ar Discussions Activity tīmekļa daļu.

Foruma uzturēšana kārtībā

Daži moderatora ieradumi saglabā palīdzības dienesta forumu noderīgu, tam augot:

• Piespraudiet ilgstoši noderīgās atbildes. Atveriet jautājumu, ko uzdod visi, - „Kā atiestatīt paroli?” - un noklikšķiniet Piesprausts; piespraustās tēmas tiek rādītas pirmās starp tēmām, kas atbilst pašreizējam skatam un filtriem. Noklikšķiniet Ieteicams, lai pievienotu to skatam Ieteicams, kas darbojas kā kūrēts FAQ.
• Slēdziet to, kas ir atrisināts. Kad jautājums ir atbildēts un pavediens sāk novirzīties no tēmas, noklikšķiniet Bloķēts: tēma paliek lasāma, bet jaunas atbildes netiek pieņemtas. Slēgts jautājums saglabā emblēmu Ar atbildi un savu vietu skatā Ar atbildi; pogas Atzīmēt kā atbildi un Noņemt atzīmi ir paslēptas, kamēr tēma ir slēgta, tāpēc, ja atbilde jāmaina, vispirms atslēdziet tēmu. Skatiet KB10410. Tēmu piespraušana, izcelšana un slēgšana.
• Sekojiet moderēšanas rindai. Poga Moderēšana atver rindu ar ierakstiem, kas gaida apstiprināšanu (ja apstiprināšana ir ieslēgta), ierakstiem, par kuriem dalībnieki ir ziņojuši, un noraidītajiem ierakstiem. Apstipriniet vai noraidiet ziņas, noraidiet sūdzības vai dzēsiet saturu.
• Pielāgojiet kategorijas. Noklikšķiniet Foruma iestatījumi foruma komandjoslā - poga tiek rādīta moderatoriem - un mainiet Kategorijas (viena katrā rindā); Saglabāt izmaiņas piemēro uzreiz. Foruma nosaukumu, aprakstu, režīmu un apstiprināšanas iestatījumu maina tajā pašā sānpanelī. Tēmas, kas jau izmanto pārdēvētu kategoriju, saglabā veco nosaukumu; autors vai moderators pārvieto šādu tēmu ar Rediģēt tēmas skatā - skatiet KB10423. Tēmu kārtošana ar kategorijām.
• Kopīgojiet saites uz atbildēm. Katrai tēmai ir adrese ar ?topic=ID; palīdzības dienesta darbinieks var atbildēt uz e-pastu ar saiti uz gatavo atbildi.