Employee Directory: kādus datus tā nolasa un kur tiek glabāta izlase un iestatījumi

Pārskats

Darbinieku katalogs rāda datus par katru darbinieku, tāpēc to parasti pārbauda rūpīgāk nekā citas tīmekļa daļas. Šajā rakstā Vitextra Employee Directory pašreizējai versijai precīzi aprakstīts, ko produkts nolasa, kur tas glabā iestatījumus un personas datus un kas atstāj pārlūkprogrammu. Raksts papildina vispārīgo rakstu KB10363. Kur Vitextra produkti glabā jūsu datus: konfidencialitāte, datu atrašanās vieta un VDAR ar informāciju, kas attiecas tieši uz Employee Directory.

Risinājuma pakotnē ir trīs tīmekļa daļas: Employee Directory, Employee Directory (Entra ID) un New Employees. Ja sadaļā nav norādīts citādi, apgalvojumi attiecas uz visām trim. Tālāk minētie fakti ir ņemti no produkta pirmkoda.

Kopsavilkums drošības pārbaudītājiem

Kādus datus nolasa Employee Directory

Tīmekļa daļas izsauc Microsoft Graph un SharePoint meklēšanas REST API tieši no pārlūkprogrammas ar pierakstījušajam lietotājam izsniegtu marķieri. Tiek nolasīti šādi dati; atļaujas kolonnā norādīta deleģētā Microsoft Graph atļauja, uz kuru balstās funkcija.

Atļaujas pieprasa risinājuma pakotne, un globālais administrators tās apstiprina vienreiz; skatiet rakstu KB10360. Kā apstiprināt Microsoft Graph API atļaujas Vitextra risinājumiem SharePoint administrēšanas centrā. Katras atļaujas skaidrojums pa funkcijām ir sniegts rakstā KB10463. Employee Directory nepieciešamās Microsoft Graph atļaujas.

Tā kā katrs pieprasījums tiek izpildīts pierakstījušā lietotāja vārdā:

• Piekļuvi nosaka deleģētais marķieris. Pieejamie dati ir atkarīgi no apstiprinātajām API atļaujām un pierakstījušā lietotāja faktiskajām piekļuves tiesībām. Personas un atribūti var atšķirties no citā Microsoft 365 saskarnē parādītajiem.
• SharePoint meklēšana ņem vērā atļaujas (security trimming). Lietotāju profili, kas paslēpti no adrešu grāmatas, tiek izslēgti, ja vien redaktors nav ieslēdzis Rādīt slēptos lietotājus, un sadaļā Nesenie dokumenti ir uzskaitīti tikai tie dokumenti, kurus skatītājs drīkst atvērt.
• Kalendāri rāda tikai aizņemtību. Sadaļa Pieejamība rāda katra pusstundas intervāla statusu (brīvs, provizorisks, aizņemts, ārpus biroja); sapulču tēmas un norises vietas netiek rādītas.

Employee Directory nolasa darbinieku datus

Tīmekļa daļas nemaina darbinieku profilus, kataloga kontus vai kalendāra ierakstus un neveido SharePoint sarakstus. Datu lasīšanai ir vajadzīgas attiecīgās Microsoft Graph un SharePoint atļaujas. Rediģējot tīmekļa daļu, tās konfigurācija tiek saglabāta SharePoint lapā; tam ir vajadzīgas lapas rediģēšanas tiesības.

Lietotāji var saglabāt kataloga datus savā ierīcē divos veidos:

• Eksportēšana - ja grupā Eksportēšana ir ieslēgta opcija Microsoft Excel izklājlapa, lietotājs var lejupielādēt rezultātus kā failu employee-directory.xlsx. Fails tiek izveidots pārlūkprogrammā un satur redzamās kolonnas, izņemot fotoattēlu un klātbūtni.
• vCard - darbība Lejupielādēt vCard saglabā vienas personas kontaktkartīti failā.

Darbības Tērzēšana programmā Teams, Zvanīt programmā Teams vai E-pasta nosūtīšana tikai atver Microsoft Teams vai lietotāja e-pasta programmu; tīmekļa daļa pati ziņojumus nesūta.

Kur tiek glabāti iestatījumi

Tīmekļa daļas rekvizīti. Visi iestatījumi, ko redaktors veic rekvizītu rūtī, - datu avots, kolonnas, filtri, izkārtojums, ātrie filtri, darbības - tiek glabāti tīmekļa daļas rekvizītos, lapas iekšienē bibliotēkā Vietnes lapas. Tie tiek versijoti kopā ar lapu, un tos var izlasīt ikviens, kurš var lasīt lapu. Tajos ir tikai konfigurācija, nevis darbinieku ieraksti.

Teams personiskās programmas noklusējums. Pakalpojumā SharePoint tīmekļa daļu Employee Directory un Employee Directory (Entra ID) rekvizītu rūtī ir grupa Personiskā programma (Microsoft Teams) ar tekstu “Pašreizējo konfigurāciju varat saglabāt kā nomnieka noklusējumu. Microsoft Teams personiskā programma izmanto šo konfigurāciju.” un pogu Saglabāt iestatījumus. Noklikšķinot uz pogas, pašreizējie iestatījumi tiek nosūtīti uz vitextra.com, kur tie tiek glabāti jūsu nomnieka ID un tīmekļa daļas produkta ID. Kad tīmekļa daļa tiek atvērta kā personiskā programma pakalpojumā Microsoft Teams (nevis kā kanāla cilne), tā nolasa šo ierakstu un piemēro to pāri saviem rekvizītiem.

Saglabātajā ierakstā ir tieši šādi iestatījumi un nekas cits:

Tīmekļa daļas nosaukums un pārējie grupas Panelis slēdži (Vadītājs, Padotie, Par mani, Intereses, Prasmes) saglabātajā ierakstā neietilpst. Tīmekļa daļai New Employees nav Teams noklusējuma.

Izlase pārlūkprogrammā

Ātrais filtrs Izlase (skatiet rakstu KB10214. Employee Directory ātrie filtri: mana nodaļa, mana komanda, cilvēki, ar kuriem strādāju, izlase) glabā cilvēkus, kurus lietotājs atzīmējis ar Pievienot izlasei, pārlūkprogrammas lokālajā krātuvē. Nekas netiek ierakstīts pakalpojumā Microsoft 365 vai nosūtīts uz Vitextra.

• Atslēga. Vitextra.EmployeeDirectory.Favorites.<object ID>, kur object ID ir pierakstījušā lietotāja Microsoft Entra ID objekta ID. Tāpēc katram lietotājam, kurš pierakstās tajā pašā pārlūkprogrammas profilā, ir atsevišķs saraksts.
• Saturs. Katras atzīmētās personas ielādēto profila un pielāgoto atribūtu momentuzņēmums. Pirms saglabāšanas tiek noņemta klātbūtne, vadītāja objekts, piešķirtās licences, grupas un lomas. Kopija paliek līdz noņemšanai no izlases. Employee Directory rāda saglabātās kopijas; Employee Directory (Entra ID) pēc to ID atlasa pašreizējos ielādētos ierakstus, kas atbilst izslēgšanas opcijām un iepriekš definētajam filtram. Tāpēc saglabāta persona var nebūt redzama.
• Tvērums. Sarakstu koplieto Employee Directory tīmekļa daļas vienā SharePoint domēnā un pārlūkprogrammas profilā. Izmaiņas tiek paziņotas citām pārlūkprogrammas cilnēm ar krātuves notikumu. Citai tīmekļa daļai tajā pašā lapā var būt vajadzīga pārlāde.
• Bez viesabonēšanas. Izlase nepāriet uz citu ierīci, pārlūkprogrammu vai pārlūkprogrammas profilu. Microsoft Teams klients izmanto savu krātuvi, tāpēc pakalpojumā Teams izveidotā izlase ir atsevišķa no pārlūkprogrammā izveidotās.
• Noņemšana. Lietotājs noņem personu ar Noņemt no izlases. Visa izlase tiek noņemta, kad tiek notīrīti SharePoint vietnes pārlūkprogrammas dati (skatiet sadaļu Kā notīrīt pārlūkprogrammā glabātos datus).

Entra ID tīmekļa daļas kataloga kešatmiņa

Lai lielos nomniekos atvērtos ātri, tīmekļa daļa Employee Directory (Entra ID) ielādē visu lietotāju sarakstu no Microsoft Graph un glabā to pārlūkprogrammas lokālajā krātuvē.

• Atslēga. Vitextra.EmployeeDirectory.Data. Vērtība ir saspiests JSON dokuments ar ielādes laiku un lietotāju sarakstu.
• Saturs. Microsoft Graph atgrieztie profilu atribūti, tostarp vadītāji, ja tie tika pieprasīti. Viesu konti paliek kešatmiņā, taču netiek rādīti. Bloķētie konti tiek izslēgti, ja ir ieslēgta opcija Izslēgt bloķētos lietotājus; ja tā ir izslēgta, tie var palikt kešatmiņā un parādīties sarakstā.
• Atsvaidzināšana. Nākamajā apmeklējumā saraksts tiek nekavējoties parādīts no kešatmiņas. Ja kešatmiņa ir vecāka par 24 stundām, tīmekļa daļa fonā atkārtoti ielādē sarakstu no Microsoft Graph. Virs rezultātiem tiek rādīts Pēdējoreiz atjaunināts: ar datu vecumu un saite Atsvaidzināt, kas uzreiz atkārtoti ielādē sarakstu. Arī tīmekļa daļas izslēgšanas opciju vai pielāgoto atribūtu maiņa atkārtoti ielādē sarakstu. 24 stundu slieksnis tiek pārbaudīts, ielādējot kešatmiņu; tas nav periodisks taimeris vai garantēts atsvaidzināšanas intervāls. Ja atsvaidzināšana neizdodas un jau ir pieejams netukšs saraksts ar ielādes datumu, tas paliek redzams ar brīdinājumu. Ja šādu datu nav, tiek parādīta ielādes kļūda. Saglabātā kešatmiņa tiek aizstāta tikai pēc veiksmīgas datu ielādes un saglabāšanas pārlūkprogrammas krātuvē.
• Tvērums. Viena kešatmiņa katram pārlūkprogrammas profilam un SharePoint domēnam, bez nodalīšanas pa lietotājiem vai tīmekļa daļām. Ja saglabāšana neizdodas, pašreizējo sarakstu var izmantot, bet krātuvē var palikt vecā kopija. Pilna ielāde nākamajā apmeklējumā ir vajadzīga tikai tad, ja nav izmantojamas kešatmiņas.

Tīmekļa daļa Employee Directory (ar jebkuru datu avotu) un tīmekļa daļa New Employees kataloga kešatmiņu neveido; tās vaicā pakalpojumam Microsoft 365 katru reizi, kad tiek atvērta lapa. Profila fotoattēli tiek glabāti tikai atmiņā, kamēr lapa ir atvērta.

Kā notīrīt pārlūkprogrammā glabātos datus

Lietotāji un administratori jebkurā laikā var noņemt izlasi un kataloga kešatmiņu:

1. Vienam lietotājam, pārlūkprogrammā. Pārlūkprogrammas iestatījumos notīriet sava SharePoint domēna (piemēram, https://contoso.sharepoint.com) sīkfailus un vietnes datus. Tādējādi tiek noņemta izlase, kataloga kešatmiņa un vietnes pierakstīšanās sīkfaili, tāpēc SharePoint lūgs jums pierakstīties vēlreiz.
2. Vienai atslēgai. Pārlūkprogrammā Microsoft Edge vai Google Chrome atveriet izstrādātāja rīkus (F12), atlasiet Application > Local storage > savu SharePoint domēnu un izdzēsiet Vitextra.EmployeeDirectory.Data vai Vitextra.EmployeeDirectory.Favorites.<object ID>.
3. Tikai kešatmiņu. Atlasiet Atsvaidzināt, lai pieprasītu aktuālus datus. Saglabātā kopija netiek dzēsta; tā tiek aizstāta tikai pēc veiksmīgas ielādes un saglabāšanas.
4. Pakalpojumā Microsoft Teams. Teams klients izmanto savu krātuvi; notīriet to saskaņā ar Microsoft procedūru Teams kešatmiņas notīrīšanai.
5. Ierīču parkam. Koplietotās ierīcēs izmantojiet pārlūkprogrammas politiku, kas iziešanas brīdī notīra vietnes datus, vai privāto pārlūkošanu.

Kas tiek sūtīts uz Vitextra un Application Insights

Neviens pieprasījums uz Vitextra nesatur darbinieku ierakstus, profila atribūtus, fotoattēlus, klātbūtni, kalendāra datus, izlasi vai meklēšanas vaicājumus. Produkts sūta tikai tālāk norādīto:

Visos šajos pieprasījumos lietotājs tiek identificēts ar konta objekta ID - GUID, nevis ar vārdu vai e-pasta adresi. Tāpat kā jebkurš Application Insights klients, telemetrijas SDK katram ierakstam pievieno savu standarta tehnisko kontekstu, piemēram, anonīmu sesijas identifikatoru un pārlūkprogrammas informāciju. Licences statuss tiek rādīts rekvizītu rūts grupā Par; ja vitextra.com nav sasniedzams, tīmekļa daļas turpina darboties.

Atļaujamie tīkla resursdatori

Ja izejošie savienojumi ir ierobežoti, lietotāju pārlūkprogrammām un Teams klientiem ir nepieciešama HTTPS piekļuve:

• jūsu SharePoint domēnam (<tenant>.sharepoint.com) un graph.microsoft.com - visi kataloga, profilu, meklēšanas, klātbūtnes un kalendāra dati;
• static.vitextra.com - tīmekļa daļu skripti (obligāti: bez tā tīmekļa daļas nevar ielādēt);
• vitextra.com - licences pārbaude un Teams personiskās programmas iestatījumi;
• dc.services.visualstudio.com - Application Insights telemetrija (neobligāti: ja tas ir bloķēts, tīmekļa daļas darbojas bez tās);
• spoprod-a.akamaihd.net un Microsoft satura piegādes tīkliem, ko SharePoint jau izmanto, - failu tipu ikonas sadaļā Nesenie dokumenti un Fluent UI ikonas;
• teams.microsoft.com - tikai tad, kad lietotāji atlasa Tērzēšana programmā Teams, Zvanīt programmā Teams vai Ieplānot sapulci.

Datu aizsardzība un VDAR

• Pārzinis un apstrādātājs. Kataloga dati pieder jūsu Microsoft 365 nomniekam; jūs esat pārzinis, un Microsoft ir jūsu apstrādātājs. Employee Directory rāda šos datus lietotājiem, kuriem jau ir tiesības tos redzēt pakalpojumā Microsoft 365.
• Datu minimizēšana. Administratori izlemj, kuras kolonnas, pielāgotie atribūti un detalizētās informācijas rūts sadaļas tiek rādītas. Izslēdziet nevajadzīgās sadaļas, piemēram, Pieejamība vai Nesenie dokumenti, un nepievienojiet sensitīvus pielāgotos atribūtus.
• Glabāšana ierīcēs. Izlase paliek līdz lietotāja veiktai noņemšanai vai pārlūkprogrammas datu notīrīšanai. Kešatmiņai nav automātiskas dzēšanas termiņa: ielādējot kopiju, kas vecāka par 24 stundām, tiek sākts fona atsvaidzināšanas mēģinājums. Pēc veiksmīgas ielādes saglabātā kopija tiek aizstāta, ja pārlūkprogrammas krātuve to atļauj; kļūmes gadījumā vecā kopija paliek.
• Tiesības uz dzēšanu. Microsoft Entra ID izdzēsta persona pazūd no kataloga pēc nākamās veiksmīgās datu ielādes; dzēšana 24 stundu laikā netiek garantēta. Kopijas izlasē paliek, līdz lietotāji tās noņem. Skatiet KB10363. Kur Vitextra produkti glabā jūsu datus: konfidencialitāte, datu atrašanās vieta un VDAR.

Saistītie raksti

• KB10363. Kur Vitextra produkti glabā jūsu datus: konfidencialitāte, datu atrašanās vieta un VDAR
• KB10463. Employee Directory nepieciešamās Microsoft Graph atļaujas
• KB10360. Kā apstiprināt Microsoft Graph API atļaujas Vitextra risinājumiem SharePoint administrēšanas centrā
• KB10214. Employee Directory ātrie filtri: mana nodaļa, mana komanda, cilvēki, ar kuriem strādāju, izlase