Policy Acknowledgement Policy Manager apkopo jautājumus un ziņojumus no darbiniekiem, kuri nevar apliecināt iepazīšanos ar politiku. Atveriet to ar administratora, atbilstības vadītāja vai autora kontu. Autori strādā ar viņiem piederošajām politikām; atbrīvošanas darbības ir pieejamas administratoriem un atbilstības vadītājiem.
Pārskatiet rindu
Atveriet Jāizskata. Rindā ir atvērtie jautājumi ar darbinieku, politiku, veidu, ziņojumu un izveides datumu. Parasts jautājums un ziņojums par nespēju apliecināt ir atšķirīgi gadījumi.
Parasts jautājums automātiski nemaina uzdevuma statusu. Ziņošana par nespēju apliecināt maina uzdevumu uz Jāizskata, tāpēc darbinieks nevar pabeigt parasto apliecināšanu, kamēr gadījums nav atrisināts.
Izvēlieties darbību, kas atrisina gadījumu
Lasiet darbinieka ziņojumu kopā ar politikas versiju un uzdevuma statusu. Jautājums var prasīt skaidrojumu, kamēr darbinieka uzdevums paliek aktīvs. Nespējas apliecināt gadījums nozīmē, ka parastais apstiprinājuma panelis ir bloķēts līdz uzdevuma atrisināšanai. Jautājuma aizvēršana un uzdevuma maiņa ir saistīti, bet atsevišķi lēmumi.
| Situācija | Apsveramā darbība | Pārbaudāmais rezultāts |
|---|---|---|
| Darbiniekam vajadzīgs skaidrojums un uzdevums joprojām aktīvs | Atbildēt uz jautājumu. | Atbilde saglabāta un jautājums vairs nav atvērts. |
| Šķērslis novērsts un darbiniekam tagad jāapstiprina | Atkārtoti atvērt skarto uzdevumu ar atbildi. | Uzdevums atkal piešķirts un darbiniekam pieejams. |
| Pilnvarots lēmums nosaka, ka šim darbiniekam nav jāapstiprina šis uzdevums | Reģistrēt atbrīvojumu ar iemeslu. | Ir atbrīvojuma statuss un tā pierādījuma notikums. |
| Pats politikas saturs ir kļūdains vai novecojis | Atrisināt satura un publicēšanas problēmu kā atsevišķu politikas izmaiņu. | Paredzētā versija un atlikušie uzdevumi ir saskaņoti. |
Piemēram, darbinieks var ziņot, ka procedūra atsaucas uz aprīkojumu, kuru viņš neizmanto. Izmeklējiet, vai auditorija bijusi pārāk plaša, formulējumam vajadzīgs skaidrojums vai darbinieks jāatbrīvo no šī konkrētā uzdevuma. Automātiski neatbrīvojiet katru jautātāju un neatbildiet tikai uz jautājumu, ja paredzētais rezultāts ir bloķēta uzdevuma iespējošana.
Rakstiet atbildi, kas atbalsta nākamo soli
Izskaidrojiet pieņemto lēmumu, atrisināto problēmu un darbinieka nākamo darbību. Atkārtoti atverot, lūdziet darbiniekam pārlādēt personīgo lapu un vēlreiz atvērt uzdevumu. Sākotnējais termiņš paliek; ja tas pagājis, atkārtoti atvērtais uzdevums var uzreiz būt nokavēts. Nesoliet termiņa pagarinājumu, ko darbība neveic.
Atbilde tiek saglabāta jautājuma ierakstā. Pašreizējā darbība pati nesūta e-pastu un nenodrošina pilnu darbinieka sarunu iesūtni. Vajadzīgo turpmāko saziņu organizējiet ar organizācijas parasto komunikācijas procesu un pārbaudiet, vai darbinieks saprot nākamo soli. Rindas pazušana no atvērtās rindas nepierāda ziņojuma piegādi.
Atbrīvojumam ievadiet iemeslu, kas izskaidro lēmumu, nevis vispārīgu “pabeigts”. Pierādījums apraksta atbrīvojumu, nevis darbinieka apliecinājumu. Saglabājiet šo nošķīrumu jebkurā atskaitē vai saziņā, lai samazinātu saucēju nesajauktu ar vairāk darbiniekiem, kas apliecinājuši politiku.
Atbildiet uz jautājumu
- Attiecīgajā rindā atlasiet Atbildēt.
- Ievadiet atbildi laukā Atbilde.
- Atlasiet Saglabāt.
Jautājums kļūst atbildēts un pazūd no atvērto jautājumu rindas. Atbildes saglabāšana pati par sevi neatver atkārtoti uzdevumu, kas gaida izskatīšanu. Nepieņemiet, ka šī darbība nosūta e-pastu: tā saglabā atbildi jautājuma ierakstā.
Atkārtoti atveriet uzdevumu
Ziņojumam par nespēju apliecināt atlasiet Atkārtoti atvērt piešķīrumu, ievadiet atbildi un saglabājiet. Uzdevums atgriežas piešķirtā statusā, tā komentārs tiek notīrīts, un jautājums tiek atzīmēts kā atbildēts.
Atkārtota atvēršana nepagarina termiņu. Ja datums ir pagājis, uzdevums parādās kā kavēts. Lūdziet darbiniekam pārlādēt My Policies un atkal atvērt uzdevumu.
Reģistrējiet atbrīvojumu
- Gadījumam par nespēju apliecināt atlasiet Atbrīvot.
- Ievadiet Atbrīvojuma iemesls. Nepieciešams netukšs iemesls.
- Saglabājiet un pārbaudiet iegūto uzdevumu un notikumu.
Darbība iestata uzdevumu kā atbrīvotu, pievieno atbrīvojuma notikumu apliecinājumu žurnālam, ieraksta audita ierakstu un aizver jautājumu. Tā neveido apliecinājumu darbinieka vārdā.
❗ Svarīgi
Pašreizējā realizācijā atbrīvojuma notikumus raksta tieši SharePoint pat tad, ja parastie apliecinājumi izmanto Service režīmu. Lomu matrica atbilstības vadītāju grupai dod lasīšanas piekļuvi pierādījumu sarakstam, tādēļ rakstīšana var neizdoties, ja kontam nav papildu tiesību. Ja rodas kļūda, pirms atkārtošanas pārbaudiet uzdevumu un notikumu: šie atjauninājumi ir atsevišķas darbības un var būt izpildīti tikai daļēji. Nepiešķiriet plašas rakstīšanas tiesības tikai kļūdas apiešanai.
