Quick Poll: overzicht van het pollwebonderdeel voor SharePoint

Wat is Quick Poll

Vitextra Quick Poll is een webonderdeel voor SharePoint Online en Microsoft Teams waarmee u binnen enkele minuten een interactieve poll rechtstreeks op een SharePoint-pagina kunt maken en publiceren. U verzamelt hiermee snel feedback, meningen en voorkeuren van uw team: van het kiezen van een activiteit voor een bedrijfsfeest tot het beoordelen van een bedrijfsinitiatief.

Een poll maken vereist geen code of hulp van een beheerder: een paginaredacteur voegt het webonderdeel toe en voert een vraag en antwoordopties in. De poll is vervolgens direct beschikbaar voor paginabezoekers. De resultaten worden in realtime bijgewerkt en als een overzichtelijke, interactieve grafiek weergegeven.

Quick Poll is gebaseerd op drie uitgangspunten:

• Eenvoud - u maakt een poll met een kort formulier met enkele velden; stemmen duurt slechts enkele seconden.
• Duidelijkheid - vijf grafiektypen, een legenda, percentages en vloeiende animatie; de weergave neemt het thema van de SharePoint-site over.
• Privacy - alle gegevens worden opgeslagen in SharePoint-lijsten op uw eigen site en verlaten de tenant van uw organisatie niet.

Een poll maken

Nadat het webonderdeel aan een pagina is toegevoegd, ziet de redacteur het aanmaakformulier. Er zijn twee mogelijkheden: Nieuwe poll maken (een nieuwe poll) en Bestaand item selecteren (een poll gebruiken die al op deze site bestaat, bijvoorbeeld om dezelfde poll op meerdere pagina's te tonen).

Het formulier bevat een vraag, een optionele beschrijving, schakelaars voor de werking (meerdere antwoorden selecteren, anonieme antwoorden, stemmen wijzigen), een optionele begin- en einddatum en de lijst met antwoordopties. U kunt opties toevoegen, verwijderen, verslepen om de volgorde te wijzigen en een kleur uit het Fluent-palet toewijzen. Die kleur wordt voor de optie in de resultaatgrafiek gebruikt.

Het formulier controleert de invoer: de vraag en alle antwoordopties moeten tekst bevatten en de einddatum mag niet vóór de begindatum liggen.

Stemmen

Een paginabezoeker ziet de vraag, de beschrijving en de antwoordopties: keuzerondjes voor één antwoord of selectievakjes als meerdere antwoorden zijn toegestaan. Bij een anonieme poll staat onder de opties de melding «Uw antwoord is anoniem».

Na het verzenden van een antwoord ziet de deelnemer een bedanktbericht (aanpasbaar in de eigenschappen van het webonderdeel), gevolgd door de resultaatgrafiek. Elke deelnemer kan slechts eenmaal stemmen. Dubbele stemmen worden zowel bij anonieme als bij niet-anonieme polls geblokkeerd.

Als Gebruikers toestaan hun stem te wijzigen is ingeschakeld, kan een deelnemer met Stem wijzigen het antwoord intrekken en opnieuw stemmen zolang de poll open is. Dit werkt ook bij anonieme polls.

Resultaten in realtime

De pollresultaten worden als grafiek weergegeven en automatisch elke 10 seconden vernieuwd. Deelnemers zien zo nieuwe stemmen binnenkomen zonder de pagina opnieuw te laden. Om onnodige belasting te voorkomen, pauzeert de vernieuwing wanneer het browsertabblad verborgen is. De vernieuwing wordt hervat zodra de gebruiker terugkeert.

De resultaatweergave is uitgebreid instelbaar. Er zijn vijf grafiektypen: Balk, Kolom, Ring, Cirkel en Radarvlak. Daarnaast kunt u het aandeel stemmen als percentage direct op de grafiek tonen, een legenda weergeven en de positie daarvan kiezen (bij Cirkel- en Ringgrafieken), en de animatieduur instellen. De grafiek gebruikt de kleuren die bij het maken van de poll aan de opties zijn toegewezen en neemt lettertypen en kleuren van het SharePoint-sitethema over, inclusief donkere thema's en thema's in de huisstijl.

Standaard worden resultaten pas na het stemmen weergegeven. Als Resultaten tonen vóór het stemmen is ingeschakeld, zien deelnemers die nog niet hebben gestemd de knop Resultaten weergeven. Zij kunnen de actuele resultaten bekijken en op elk moment terugkeren naar het stemformulier.

Een poll plannen

U kunt optioneel datums voor Starten en Einde instellen (op beide grensdatums kan worden gestemd):

• vóór de begindatum zien bezoekers de melding «De poll is nog niet gestart»;
• gedurende de ingestelde periode staat de poll open om te stemmen;
• na de einddatum sluit de poll automatisch: de pagina toont de resultaten met de melding «De poll is gesloten» en stemmen is niet meer mogelijk.

Een poll beheren

In de bewerkingsmodus van de pagina ziet de eigenaar van de poll een beheerwerkbalk:

• Enquête sluiten - beëindigt het stemmen direct; bezoekers zien de definitieve resultaten.
• Peiling opnieuw openen - opent een gesloten of nog niet gestarte poll opnieuw.
• Poll verwijderen - verwijdert de poll na bevestiging; het webonderdeel toont weer het aanmaakformulier.

Exporteren naar Excel

Als Exporteren naar Excel is ingeschakeld, verschijnt onder de resultaatgrafiek een exportknop. Deze maakt een Excel-werkmap met een samenvattingsblad (optie, aantal stemmen en percentage, opgemaakt als Excel-tabel) en bij niet-anonieme polls een antwoordblad (wie heeft gestemd, welke optie is gekozen en wanneer). Het bestand wordt rechtstreeks in de browser gegenereerd en direct gedownload. Er worden geen gegevens naar een externe service verzonden.

Gegevensopslag en privacy

Quick Poll gebruikt geen externe servers om gegevens op te slaan. Wanneer het webonderdeel voor het eerst wordt toegevoegd, worden op de site automatisch twee SharePoint-lijsten aangemaakt:

• Vitextra Quick Poll Questions - pollvragen, opties, kleuren, instellingen en planning;
• Vitextra Quick Poll Responses - antwoorden van deelnemers.

Omdat de gegevens in gewone SharePoint-lijsten staan, gelden hiervoor de beleidsregels voor beveiliging, bewaring en naleving van uw Microsoft 365-tenant. De toegang wordt beheerd met standaardmachtigingen van SharePoint. U kunt de resultaten ook benaderen met vertrouwde hulpmiddelen, zoals Excel, Power BI en Power Automate.

Bij anonieme polls wordt een antwoord opgeslagen zonder verwijzing naar het gebruikersprofiel. In plaats daarvan wordt een technische sleutel gebruikt die dubbele stemmen voorkomt, maar de deelnemer niet zichtbaar maakt in de antwoordenlijst. De systeemvelden «Gemaakt door» en «Gewijzigd door» zijn eveneens verborgen in de antwoordenlijst.

Talen en platformondersteuning

Quick Poll biedt 44 interfacetalen, waaronder Engels, Russisch, Duits en Lets. De taal wordt automatisch bepaald op basis van de taal van de SharePoint-site of de Teams-client. Het werkt op moderne pagina's in SharePoint Online, met volledige ondersteuning voor thema's (inclusief donkere thema's) en indelingen over de volledige breedte, en in Microsoft Teams, waar een poll als kanaaltabblad kan worden vastgemaakt.

Systeemvereisten

Meer informatie over het product: https://vitextra.com/nl/products/quick-poll