Medewerkers zoeken op vaardigheden in Employee Directory

Het webonderdeel Vitextra Employee Directory vindt collega's niet alleen op naam, afdeling of functie, maar ook op hun kennis. Typ 'Power BI', 'SAP' of 'contractenrecht' in het zoekvak om personen te vinden met die vaardigheid in hun Microsoft 365-profiel. Dit artikel beschrijft de werking, het inschakelen en vullen van gegevens door beheerders en de zoekervaring voor gebruikers.

Hoe zoeken op vaardigheden werkt

Vaardigheden worden opgeslagen in het Microsoft 365-gebruikersprofiel van elke persoon in SharePoint, in Vakkennis. SharePoint Search indexeert deze eigenschap. Employee Directory doorzoekt de index bij elke zoekopdracht. De werking hangt af van het webonderdeel en de gegevensbron:

Bij de twee Entra ID-opties staan voor personen die op vaardigheden zijn gevonden de overeenkomende vaardigheden vooraan in Vakkennis. Zo is direct duidelijk waarom iemand wordt getoond. Een zoekopdracht op 'SQL' toont bijvoorbeeld 'SQL Server, Power BI, Projectmanagement' in plaats van de overeenkomst achteraan te zetten.

De zoektekst wordt als volgt verwerkt:

• Eén woord wordt als voorvoegsel gebruikt: 'Power' vindt 'Power BI', 'Power Automate' en 'PowerShell'.
• Een woordgroep met spaties wordt als exacte woordgroep gezocht: 'project management' vindt die woordgroep, niet elk profiel met alleen 'project'.
• De zoektekst moet minstens twee tekens bevatten. Aanhalingstekens en sterretjes worden genegeerd.

Waar vaardigheden vandaan komen

Alle webonderdelen lezen dezelfde gegevens: de profieleigenschap Vakkennis, intern SPS-Skills. Microsoft Graph biedt deze aan als skills. SharePoint Search stelt deze beschikbaar als de beheerde eigenschap Skills.

Het webonderdeel leest geen andere expertisevelden. Met name Ask Me About, SPS-Responsibility, weergegeven als Verantwoordelijkheden, Interesses en vaardigheden uit andere Microsoft 365-services worden niet doorzocht. Bewaart uw organisatie expertise daar, verplaats deze dan naar Vakkennis of voeg het veld als doorzoekbare kolom toe. Zie KB10049. Aangepaste gebruikersprofielkenmerken toevoegen aan het webonderdeel Employee Directory.

Zoeken op vaardigheden inschakelen

Deze functie is standaard ingeschakeld in nieuwe webonderdelen. Controleren of wijzigen:

1. Bewerk de pagina en open de eigenschappen van het webonderdeel.
2. Zoek Zoeken op vaardigheden in Gegevensbron.
3. Kies Ja om vaardigheidsovereenkomsten toe te voegen, of Nee om alleen de gewone kolommen te doorzoeken.
4. Publiceer de pagina opnieuw.

De schakeloptie is beschikbaar in Employee Directory en Employee Directory (Entra ID). Bij Entra ID blijft het zoekvak ook ingeschakeld als geen enkele kolom doorzoekbaar is, zolang Zoeken op vaardigheden aanstaat.

De kolom Vakkennis toevoegen

Vakkennis is standaard verborgen. Toon de kolom om direct duidelijk te maken waarom iemand is gevonden:

1. Selecteer Configureren bij Kolommen in de eigenschappen.
2. Zoek de rij Vakkennis en selecteer Toon in de lijst. Kies voor de kaartindeling na het opslaan van de kolominstellingen Vakkennis in een van de keuzelijsten onder Inhoudsvelden.
3. Pas eventueel Bijschrift en de positie van de kolom aan.
4. Selecteer Opslaan.

Zie KB10314. Employee Directory: details, kaarten, kaartgrootte, kaartvelden en groepering voor indelingen en kaartvelden.

Vaardigheden tonen in het detailvenster

Het detailvenster kan vaardigheden als labels tonen. Open Paneel en controleer of Vakkennis aanstaat, zoals standaard het geval is. Bij Entra ID worden vaardigheden bij het openen uit Microsoft Graph geladen. Bij Gebruikersprofielen worden de zoekresultaten gebruikt.

Elk vaardigheidslabel is een koppeling. Selecteer het, met de knopinfo Mensen met deze vaardigheid zoeken, om het venster te sluiten en iedereen met dezelfde vaardigheid te zoeken. Bij Gebruikersprofielen wordt de exacte query Skills:"<skill>" gebruikt.

Zie KB10199. Employee Directory: het detailvenster aanpassen voor de overige secties.

Vaardigheden invullen

De zoekkwaliteit hangt af van de profielgegevens. U kunt Vakkennis op verschillende manieren vullen.

Gebruikers bewerken hun eigen profiel. Als uw organisatie dit toestaat, kunnen medewerkers vaardigheden toevoegen op hun SharePoint-profielpagina: https://<tenant>-my.sharepoint.com/_layouts/15/editprofile.aspx. Stimuleer korte, consistente termen, zoals 'Power BI' in plaats van 'Ik weet iets van Power BI'.

Beheerders bewerken een profiel in het SharePoint-beheercentrum. Ga naar Meer functies > Gebruikersprofielen > Gebruikersprofielen beheren, zoek de persoon, selecteer Mijn profiel bewerken en vul Vakkennis in.

Beheerders werken meerdere profielen bij met PnP PowerShell. Een SharePoint-beheerder kan vaardigheden in bulk instellen, bijvoorbeeld vanuit een CSV-bestand:

Connect-PnPOnline -Url "https://contoso-admin.sharepoint.com" -Interactive -ClientId "<your-app-id>"

Set-PnPUserProfileProperty -Account "megan@contoso.com" `
    -PropertyName "SPS-Skills" `
    -Values "Power BI", "SQL Server", "Project management"

Microsoft Graph. skills kan via PATCH /users/{id} alleen worden bijgewerkt met gedelegeerde machtigingen: de aangemelde gebruiker bewerkt het eigen profiel. Updates met alleen toepassingsmachtigingen worden niet ondersteund. Gebruik voor bulkwijzigingen PnP PowerShell.

Zoeken op vaardigheden

Gebruikers hebben geen bijzondere syntaxis nodig. Typ een vaardigheid in Zoeken naar werknemers:

• Typ één woord, zoals 'Python', om vaardigheden te vinden die daarmee beginnen.
• Typ een woordgroep, zoals 'data analyse', om die exacte vaardigheid te vinden.
• Combineer de zoekopdracht met snelfilters: bij Mijn afdeling blijven alleen vaardigheidsovereenkomsten binnen uw afdeling over.

Personen die op vaardigheden zijn gevonden, worden toegevoegd aan overeenkomsten op naam, functie, afdeling en andere doorzoekbare kolommen. Als Vakkennis zichtbaar is, staat de overeenkomende vaardigheid vooraan.

U kunt ook vanuit het detailvenster zoeken: open het profiel van een collega en selecteer een vaardigheid om andere personen met dezelfde vaardigheid te bekijken.

Problemen oplossen: geen resultaten op vaardigheden

Controleer het volgende als u niemand vindt of verwachte personen ontbreken:

• Schakeloptie. Zorg bij Entra ID dat Zoeken op vaardigheden op Ja staat.
• Zoektekst. Gebruik minstens twee tekens. Een woordgroep moet exact overeenkomen; probeer anders één woord.
• Profielgegevens. Open het detailvenster. Een lege sectie Vakkennis betekent dat de eigenschap geen vaardigheden bevat. Ask Me About en Interesses worden niet doorzocht.
• Indexeringsvertraging. Nieuwe vaardigheden staan mogelijk nog niet in de index. Wacht op de volgende update van de personenindex.
• Vindbaarheid. De persoon moet vindbaar zijn via SharePoint Search. Verborgen profielen en accounts zonder gebruikersprofiel worden niet op vaardigheden gevonden.
• Bereik. In Employee Directory (Entra ID) kunnen alleen niet-uitgesloten personen binnen het filter verschijnen. Mijn afdeling beperkt ook vaardigheidsovereenkomsten.
• Veel overeenkomsten. Employee Directory met Entra ID voegt de eerste 45 gevonden personen toe. Verfijn de zoektekst als de vaardigheid veel voorkomt.