Employee Directory: gelezen gegevens en opslag van favorieten en instellingen

Overzicht

Een personeelsgids toont gegevens over iedere medewerker en wordt daarom vaak grondiger beoordeeld dan andere webonderdelen. Dit artikel beschrijft voor de huidige versie van Vitextra Employee Directory precies welke gegevens het product leest, waar instellingen en persoonsgegevens worden opgeslagen en welke gegevens de browser verlaten. Het vult KB10363. Waar Vitextra-producten uw gegevens opslaan: privacy, gegevenslocatie en AVG aan met productspecifieke informatie.

Het oplossingspakket bevat drie webonderdelen: Employee Directory, Employee Directory (Entra ID) en New Employees. Tenzij anders aangegeven geldt de informatie voor alle drie. De onderstaande feiten zijn gebaseerd op de broncode.

Overzicht voor beveiligingsbeoordelaars

Wat Employee Directory leest

De webonderdelen roepen Microsoft Graph en de SharePoint Search REST API rechtstreeks vanuit de browser aan met een token voor de aangemelde gebruiker. De onderstaande gegevens worden gelezen. De kolom Machtiging vermeldt de gedelegeerde Microsoft Graph-machtiging waarop de functie berust.

Het pakket vraagt de machtigingen aan; een globale beheerder keurt ze eenmaal goed. Zie KB10360. Microsoft Graph API-machtigingen voor Vitextra-oplossingen goedkeuren in het SharePoint-beheercentrum. KB10463. Vereiste Microsoft Graph-machtigingen voor Employee Directory licht iedere machtiging per functie toe.

Omdat iedere aanvraag met de identiteit van de aangemelde gebruiker wordt uitgevoerd:

• Toegang volgt het gedelegeerde token. De beschikbare gegevens hangen af van de goedgekeurde API-machtigingen en de effectieve toegangsrechten van de aangemelde gebruiker. De getoonde personen en kenmerken hoeven niet overeen te komen met die in een andere Microsoft 365-interface.
• SharePoint-zoekresultaten worden op toegangsrechten gefilterd. Profielen die verborgen zijn voor het adresboek worden uitgesloten, tenzij Verborgen gebruikers tonen is ingeschakeld. Recente documenten toont alleen documenten die de bezoeker mag openen.
• Agenda’s tonen alleen vrij/bezet. Beschikbaarheid toont de status van ieder halfuur: vrij, voorlopig, bezet of afwezig. Onderwerpen en locaties van vergaderingen worden niet getoond.

Employee Directory leest medewerkersgegevens

De webonderdelen wijzigen geen medewerkersprofielen, directoryaccounts of agenda-items en maken geen SharePoint-lijsten. Voor het lezen zijn de bijbehorende Microsoft Graph- en SharePoint-machtigingen nodig. Bij het bewerken van een webonderdeel wordt de configuratie op de SharePoint-pagina opgeslagen; daarvoor zijn bewerkingsrechten voor die pagina nodig.

Gebruikers kunnen directorygegevens op twee manieren op hun eigen apparaat opslaan:

• Exporteren: wanneer de optie voor een Microsoft Excel-spreadsheet in Exporteren is ingeschakeld, kan de gebruiker de resultaten downloaden als employee-directory.xlsx. Het bestand wordt in de browser opgebouwd en bevat de zichtbare kolommen, behalve foto en aanwezigheid.
• vCard: VCard downloaden slaat de contactkaart van één persoon op als bestand.

Acties als Chatten in Teams, Bellen in Teams en E-mail verzenden openen alleen Microsoft Teams of het e-mailprogramma van de gebruiker. Het webonderdeel verstuurt zelf geen berichten.

Waar de instellingen worden opgeslagen

Eigenschappen van het webonderdeel. Alle instellingen uit het eigenschappenvenster, zoals gegevensbron, kolommen, filters, opmaak, snelfilters en acties, staan in de eigenschappen van het webonderdeel op de pagina in de bibliotheek Sitepagina’s. Ze vallen onder het versiebeheer van de pagina en zijn leesbaar voor iedereen met leestoegang tot de pagina. Ze bevatten alleen configuratie, geen medewerkersrecords.

Standaard voor de persoonlijke Teams-app. In SharePoint bevat het eigenschappenvenster van Employee Directory en Employee Directory (Entra ID) een groep voor de persoonlijke Microsoft Teams-app. De toelichting luidt: “U kunt de huidige configuratie opslaan als standaard voor uw tenant. De persoonlijke app in Microsoft Teams gebruikt deze configuratie.” Met Instellingen opslaan worden de huidige instellingen naar vitextra.com gestuurd en opgeslagen onder uw tenant-ID en de product-ID van het webonderdeel. Bij openen als persoonlijke app in Microsoft Teams, niet als kanaaltabblad, leest het webonderdeel dit record en past het boven op de eigen eigenschappen toe.

Het opgeslagen record bevat uitsluitend de volgende instellingen:

De titel en de overige schakelaars van Paneel, voor manager, direct ondergeschikten, over mij, interesses en vaardigheden, vallen buiten het record. New Employees heeft geen Teams-standaardconfiguratie.

Favorieten in de browser

Het snelfilter voor favorieten bewaart personen die de gebruiker met Toevoegen aan favorieten heeft gemarkeerd in de lokale browseropslag. Zie KB10214. Snelfilters in Employee Directory: Mijn afdeling, Mijn team, Mensen met wie ik samenwerk en Favorieten. Er wordt niets naar Microsoft 365 geschreven of naar Vitextra gestuurd.

• Sleutel. Vitextra.EmployeeDirectory.Favorites.<object ID>, met de Microsoft Entra ID-object-ID van de aangemelde gebruiker. Gebruikers van hetzelfde browserprofiel hebben dus elk een eigen lijst.
• Inhoud. Een momentopname van de geladen profielkenmerken en aangepaste kenmerken van iedere gemarkeerde persoon. Aanwezigheid, managerobject, toegewezen licenties, groepen en rollen worden vóór opslag verwijderd. De kopie blijft bewaard totdat de favoriet wordt verwijderd. Employee Directory toont deze kopieën; Employee Directory (Entra ID) gebruikt hun ID’s om actuele geladen records te selecteren die voldoen aan de uitsluitingen en het vooraf ingestelde filter. Een opgeslagen favoriet hoeft dus niet zichtbaar te zijn.
• Bereik. Employee Directory-webonderdelen op hetzelfde SharePoint-domein in hetzelfde browserprofiel delen de lijst. Andere browsertabbladen ontvangen wijzigingen via de opslaggebeurtenis. Een ander webonderdeel op dezelfde pagina moet mogelijk opnieuw worden geladen.
• Geen synchronisatie tussen apparaten. Favorieten worden niet meegenomen naar een ander apparaat, andere browser of ander browserprofiel. De Teams-client heeft eigen opslag; Teams-favorieten staan los van browserfavorieten.
• Verwijderen. Gebruik Verwijderen uit favorieten voor één persoon. Alle favorieten verdwijnen als de sitegegevens worden gewist; zie Browsergegevens wissen.

Directorycache van het Entra ID-webonderdeel

Om ook in grote tenants snel te openen, laadt Employee Directory (Entra ID) de volledige gebruikerslijst uit Microsoft Graph en bewaart deze in lokale browseropslag.

• Sleutel. Vitextra.EmployeeDirectory.Data. De waarde is een gecomprimeerd JSON-document met de laadtijd en gebruikerslijst.
• Inhoud. De profielkenmerken die Microsoft Graph retourneert, inclusief managers wanneer deze worden opgevraagd. Gastaccounts blijven in de cache maar worden niet getoond. Geblokkeerde accounts worden uitgesloten als Geblokkeerde gebruikers uitsluiten aanstaat; anders kunnen ze in de cache blijven en in de lijst verschijnen.
• Vernieuwen. Bij het volgende bezoek verschijnt de lijst direct uit de cache. Is deze ouder dan 24 uur, dan wordt de lijst op de achtergrond opnieuw uit Microsoft Graph geladen. De balk boven de resultaten toont de ouderdom van de gegevens en de koppeling Vernieuwen, die de lijst direct opnieuw laadt. Ook wijzigingen in uitsluitingsopties of aangepaste kenmerken laden de lijst opnieuw. De grens van 24 uur wordt gecontroleerd bij het laden van de cache; dit is geen periodieke timer of gegarandeerd vernieuwingsinterval. Mislukt het vernieuwen en is er al een niet-lege lijst met een laaddatum beschikbaar, dan blijft die lijst zichtbaar met een waarschuwing. Zonder zulke gegevens verschijnt een laadfout. De opgeslagen cache wordt alleen vervangen na succesvol laden en opslaan in de browser.
• Bereik. Eén cache per browserprofiel en SharePoint-domein, zonder scheiding per gebruiker of webonderdeel. Als opslaan mislukt, blijft de huidige lijst bruikbaar, maar kan een oudere opgeslagen kopie behouden blijven. Bij een volgend bezoek is alleen een volledige laadactie nodig als er geen bruikbare cache is.

Employee Directory, met beide gegevensbronnen, en New Employees bewaren geen directorycache. Ze vragen Microsoft 365 bij iedere keer openen opnieuw op. Profielfoto’s blijven alleen in het geheugen zolang de pagina geopend is.

Browsergegevens wissen

Gebruikers en beheerders kunnen favorieten en directorycache op ieder moment verwijderen:

1. In de browser voor één gebruiker. Wis cookies en sitegegevens van uw SharePoint-domein, bijvoorbeeld https://contoso.sharepoint.com, in de browserinstellingen. Favorieten, cache en aanmeldcookies verdwijnen. U moet zich opnieuw aanmelden.
2. Eén sleutel. Open in Edge of Chrome de ontwikkelhulpmiddelen met F12. Selecteer Application > Local storage > uw SharePoint-domein en verwijder Vitextra.EmployeeDirectory.Data of Vitextra.EmployeeDirectory.Favorites.<object ID>.
3. Alleen de cache. Selecteer Vernieuwen om actuele gegevens op te vragen. Dit verwijdert de opgeslagen kopie niet; deze wordt alleen vervangen als laden en opslaan slagen.
4. In Microsoft Teams. Teams heeft eigen opslag. Gebruik Microsofts procedure voor het wissen van de Teams-cache.
5. Meerdere apparaten. Gebruik op gedeelde apparaten privébrowsen of browserbeleid dat sitegegevens bij afsluiten wist.

Wat naar Vitextra en Application Insights wordt verzonden

Aanvragen naar Vitextra bevatten geen medewerkersrecords, profielkenmerken, foto’s, aanwezigheid, agendagegevens, favorieten of zoektermen. Het product verstuurt uitsluitend het volgende:

De gebruiker wordt daarbij geïdentificeerd met de object-ID van het account, een GUID, en niet met naam of e-mailadres. De Application Insights-SDK voegt standaard technische context toe, zoals een anonieme sessie-ID en browserinformatie. De licentiestatus staat onder Over in het eigenschappenvenster. De webonderdelen blijven werken als vitextra.com niet bereikbaar is.

Toegestane netwerkhosts

Bij beperkte uitgaande verbindingen hebben browsers en Teams-clients HTTPS-toegang nodig tot:

• uw SharePoint-domein (<tenant>.sharepoint.com) en graph.microsoft.com: directory-, profiel-, zoek-, aanwezigheids- en agendagegevens;
• static.vitextra.com: scripts; vereist om de webonderdelen te laden;
• vitextra.com: licentiecontrole en instellingen van de persoonlijke Teams-app;
• dc.services.visualstudio.com: optionele Application Insights-telemetrie; zonder deze host blijven de webonderdelen werken;
• spoprod-a.akamaihd.net en de Microsoft-CDN’s die SharePoint al gebruikt: bestandstypepictogrammen voor recente documenten en Fluent UI-pictogrammen;
• teams.microsoft.com: alleen bij Chatten in Teams, Bellen in Teams en Vergadering plannen.

Gegevensbescherming en AVG

• Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker. Directorygegevens behoren tot uw Microsoft 365-tenant. U bent verwerkingsverantwoordelijke en Microsoft is uw verwerker. Employee Directory toont de gegevens aan gebruikers die deze al in Microsoft 365 mogen zien.
• Dataminimalisatie. Beheerders kiezen de kolommen, aangepaste kenmerken en onderdelen van het detailvenster. Schakel onnodige onderdelen uit, zoals beschikbaarheid en recente documenten, en voeg geen gevoelige aangepaste kenmerken toe.
• Bewaring op apparaten. Favorieten blijven totdat de gebruiker ze verwijdert of de browsergegevens wist. De cache wordt niet automatisch verwijderd: het laden van een kopie ouder dan 24 uur start een poging tot vernieuwing op de achtergrond. Na succesvol laden wordt de opgeslagen kopie vervangen als de browseropslag dit toestaat; bij een fout blijft de oude kopie behouden.
• Recht op gegevenswissing. Een in Microsoft Entra ID verwijderde persoon verdwijnt na de volgende geslaagde gegevenslaadactie uit de directory; verwijdering binnen 24 uur is niet gegarandeerd. Kopieën in favorieten blijven totdat gebruikers ze verwijderen. Zie KB10363. Waar Vitextra-producten uw gegevens opslaan: privacy, gegevenslocatie en AVG voor Vitextra-records over licenties, Teams-instellingen en telemetrie.

Verwante artikelen

• KB10363. Waar Vitextra-producten uw gegevens opslaan: privacy, gegevenslocatie en AVG
• KB10463. Vereiste Microsoft Graph-machtigingen voor Employee Directory
• KB10360. Microsoft Graph API-machtigingen voor Vitextra-oplossingen goedkeuren in het SharePoint-beheercentrum
• KB10214. Snelfilters in Employee Directory: Mijn afdeling, Mijn team, Mensen met wie ik samenwerk en Favorieten