Policy Acknowledgement Policy Manager verzamelt vragen en meldingen van medewerkers die een beleid niet kunnen bevestigen. Open dit met een beheerders-, compliancemanager- of auteursaccount. Auteurs werken met beleid waarvan zij eigenaar zijn; vrijstellingsacties zijn beschikbaar voor beheerders en compliancemanagers.
Bekijk de wachtrij
Open Moet worden beoordeeld. De wachtrij toont open vragen met de medewerker, het beleid, het type, het bericht en de aanmaakdatum. Een gewone vraag en een melding dat bevestiging niet mogelijk is, zijn verschillende gevallen.
Een gewone vraag wijzigt de toewijzingsstatus niet automatisch. Een melding dat bevestiging niet mogelijk is, wijzigt de toewijzing naar Moet worden beoordeeld, waardoor de medewerker de normale bevestigingsprocedure niet kan voltooien totdat de kwestie is opgelost.
De actie kiezen die de kwestie oplost
Lees het medewerkersbericht samen met beleidsversie en toewijzingsstatus. Een vraag kan om verduidelijking verzoeken terwijl de taak actief blijft. Een melding dat bevestigen niet mogelijk is betekent dat het normale bevestigingsvenster geblokkeerd is totdat de toewijzing is opgelost. De vraag sluiten en de toewijzing wijzigen zijn samenhangende maar afzonderlijke beslissingen.
| Situatie | Te overwegen passende actie | Te controleren resultaat |
|---|---|---|
| De medewerker heeft uitleg nodig en de toewijzing is nog actief | Beantwoord de vraag. | Het antwoord is opgeslagen en de vraag staat niet meer als open. |
| Het obstakel is opgelost en de medewerker moet nu bevestigen | Heropen de betrokken toewijzing met een antwoord. | De taak is opnieuw toegewezen en beschikbaar voor de medewerker. |
| Een bevoegde beslissing bepaalt dat deze medewerker deze toewijzing niet hoeft te bevestigen | Leg een vrijstelling met reden vast. | Vrijstellingsstatus en bijbehorende bewijsgebeurtenis zijn aanwezig. |
| De beleidsinhoud zelf is onjuist of verouderd | Los inhoud en publicatie op als afzonderlijke beleidswijziging. | Bedoelde versie en resterende toewijzingen zijn op elkaar afgestemd. |
Een medewerker kan bijvoorbeeld melden dat een procedure verwijst naar apparatuur die hij niet gebruikt. Onderzoek of de doelgroep te breed was, de tekst verduidelijking nodig heeft of de medewerker van deze specifieke toewijzing moet worden vrijgesteld. Stel niet automatisch iedereen vrij die een vraag stelt en beantwoord niet alleen de vraag als het doel is een geblokkeerde toewijzing beschikbaar te maken.
Een antwoord schrijven dat de volgende stap ondersteunt
Leg uit wat is besloten, welk probleem is opgelost en wat de medewerker vervolgens moet doen. Vertel bij heropenen dat de medewerker de persoonlijke pagina moet herladen en de toewijzing opnieuw moet openen. De oorspronkelijke deadline blijft behouden; als die is verstreken, kan de heropende taak meteen te laat zijn. Beloof geen verlenging die de actie niet uitvoert.
Het antwoord wordt in het vraagrecord opgeslagen. De huidige actie stuurt zelf geen e-mail en biedt geen volledig gespreksvak voor medewerkers. Regel eventuele opvolging via het normale communicatieproces van de organisatie en controleer of de medewerker de volgende stap begrijpt. Een verdwenen rij uit de open wachtrij bewijst niet dat een bericht is afgeleverd.
Voer bij vrijstelling een reden in die de beslissing uitlegt in plaats van een algemeen “klaar”. Het bewijs beschrijft een vrijstelling, geen medewerkersbevestiging. Behoud dat onderscheid in rapporten en communicatie zodat een lagere noemer niet wordt verward met meer medewerkers die het beleid bevestigen.
Beantwoord een vraag
- Selecteer Antwoorden op de betreffende rij.
- Voer uw antwoord in bij Antwoord.
- Selecteer Opslaan.
De vraag wordt als beantwoord gemarkeerd en verdwijnt uit de wachtrij met open vragen. Het opslaan van een antwoord heropent op zichzelf geen toewijzing die op beoordeling wacht. Ga er niet van uit dat deze handeling een e-mail verstuurt: het antwoord wordt in het vraagrecord opgeslagen.
Open een toewijzing opnieuw
Selecteer bij een melding dat bevestiging niet mogelijk is Heropen de opdracht, voer een antwoord in en sla op. De toewijzing krijgt weer de status toegewezen, de toewijzingsopmerking wordt gewist en de vraag wordt als beantwoord gemarkeerd.
Opnieuw openen verlengt de vervaldatum niet. Als die datum is verstreken, verschijnt de toewijzing als verlopen. Vraag de medewerker My Policies opnieuw te laden en de toewijzing opnieuw te openen.
Leg een vrijstelling vast
- Selecteer Vrijstellen bij de melding dat bevestiging niet mogelijk is.
- Voer Reden van de vrijstelling in. Een niet-lege reden is vereist.
- Sla op en controleer de resulterende toewijzing en gebeurtenis.
De handeling zet de toewijzing op vrijgesteld, voegt een vrijstellingsgebeurtenis toe aan het bevestigingslogboek, legt een auditvermelding vast en sluit de vraag. Er wordt geen bevestiging namens de medewerker aangemaakt.
❗ Belangrijk
In de huidige implementatie worden vrijstellingsgebeurtenissen rechtstreeks naar SharePoint geschreven, ook wanneer normale bevestigingen de modus Service gebruiken. De rolmatrix geeft de compliancemanagergroep leestoegang tot de lijst met bewijsrecords, waardoor deze schrijfactie kan mislukken tenzij het account extra rechten heeft. Controleer bij een fout de toewijzing en gebeurtenis voordat u opnieuw probeert: dit zijn afzonderlijke bewerkingen die gedeeltelijk voltooid kunnen zijn. Verleen geen brede schrijftoegang alleen om de fout te omzeilen.
