Policy Acknowledgement Archiveer een beleid wanneer het niet meer in de normale gepubliceerde catalogus moet verschijnen. Dit verandert de levenscyclusstatus van de kaart. Het is geen bewerking voor gegevensverwijdering, retentie, intrekking van toewijzingen of verwijdering van machtigingen. Bepaal vóór de statuswijziging wat met bestaand werk moet gebeuren.
Eerst de gevolgen beoordelen
Open de kaart als beheerder, compliancemanager of eigenaar met beheertoegang. Controleer huidige versie, actieve campagnes, openstaande toewijzingen en relevante ontvangstbewijzen. Als u het beleid vervangt, leg dan vast welke kaart en versie de vervangende campagne gebruikt.
Ga er niet van uit dat archiveren het brondocument verbergt. De bron blijft op de ingestelde URL met de eigen machtigingen. Bestaand bewijs en versiebestanden blijven eveneens op hun opslaglocaties.
Het beleid archiveren
- Selecteer in Policy Manager het bedoelde beleid en controleer titel en huidige versie.
- Selecteer Archiveren. De statuswijziging wordt direct toegepast; de huidige interface heeft geen afzonderlijke bevestigingswerkstroom.
- Zet het beleidsstatusfilter op Gearchiveerd of Alle statussen als de kaart uit de standaardweergave verdwijnt.
- Controleer de gearchiveerde status en inspecteer het beleid in de bibliotheek en beheerpagina's.
De bibliotheek laadt gepubliceerd beleid en beleid in beoordeling; gearchiveerde kaarten maken daarom geen deel meer uit van die catalogus. Publiceren en nieuwe campagnes zijn op de gearchiveerde kaart uitgeschakeld. Deze interface-effecten wissen de versiegeschiedenis niet.
Campagnes en toewijzingen afzonderlijk controleren
Archiveren verandert de beleidsstatus; het stopt niet automatisch campagnes, annuleert geen toewijzingen en verwijdert geen bevestigingen. Een campagne stoppen is een afzonderlijke actie met eigen beperkingen, beschreven in KB10523. Beleidscampagnes volgen en stoppen.
My Policies is gebaseerd op toewijzingen en een directe lezerlink kan een beleid nog op ID laden. Een oude toewijzing kan dus na archiveren zichtbaar of bereikbaar blijven. Rapportages kunnen ook toewijzingsrijen blijven opnemen wanneer het beleid niet meer in een matrix van gepubliceerd beleid verschijnt. Controleer het echte medewerkers- en rapportagegedrag in plaats van archiveren als toegangsgrens te gebruiken.
❗ Belangrijk
Verwijder geen onderliggende lijsten, bewijsrecords of bronbestanden als snelle oplossing voor openstaande toewijzingen. Archiveren is een levenscycluslabel, geen volledige intrekkingswerkstroom. Als uw organisatie intrekkings- of retentiegaranties vereist die verder gaan dan de huidige controles, spreek dan eerst een ondersteunde procedure af voordat u inhoud ontoegankelijk maakt.
De kaart als concept herstellen
Selecteer het gearchiveerde beleid en kies Herstellen als concept. Controleer of de status concept wordt en pas het filter aan om de kaart terug te vinden. Herstel wist de huidige versie niet, verwijdert eerdere campagnes niet en stelt historisch bewijs niet opnieuw in. Beoordeel de kaart daarom als bestaand beleid en niet als een volledig nieuw leeg item.
Inspecteer eigenaar, bron, leesvoorwaarden, datums en geschiedenis. Publiceer een passende nieuwe versie vóór normale herdistributie en configureer vervolgens de campagne. Omdat een oude huidige-versiewaarde kan blijven staan, mag u niet alleen uit de beschikbaarheid van een campagneactie afleiden dat de herstelde kaart gereed is.
De voltooide wijziging controleren
Controleer beleidsstatus, bibliotheekzichtbaarheid en een representatieve medewerkerstoewijzing. Bevestig dat de bewaarde geschiedenis beschikbaar blijft voor bevoegde gebruikers en dat het vervangende of herstelde beleid het juiste publicatie- en distributiepad heeft. Gebruik KB10515. Beleidsversiegeschiedenis en documentmomentopnamen onderzoeken voor historisch onderzoek en KB10514. Een nieuwe beleidsversie publiceren en opnieuw om bevestiging vragen voor herpublicatie.
