Absence & Coverage Обзор
Заявка на отсутствие говорит, когда человека нет. Замещение говорит, кто его заменяет. В Vitextra Absence & Coverage это две отдельные записи, которые можно связать: замещение, созданное для заявки, следует судьбе этой заявки, а замещение, созданное само по себе, — нет.
В статье по шагам описан жизненный цикл обеих записей, чтобы сотрудники, согласующие и руководители знали, чего ожидать после каждого действия. Инструкции для отдельных экранов здесь не повторяются; ссылки на них собраны в последнем разделе.
Что связано, а что нет
| Заявка на отсутствие | Замещение, связанное с заявкой | |
|---|---|---|
| Где создаётся | Новая заявка в веб-части My Absences | Автоматически, из поля Замещающий заявки, либо кнопкой Назначить на вкладке Без замещения |
| Чьё согласие нужно | Согласующего (не нужно для типов без согласования) | Замещающего, который принимает или отклоняет |
| Даты | Начало и окончание отсутствия | Копируются из заявки при создании замещения; половины дней не переносятся |
| Вид | – | Всегда Временное, если создано из заявки |
| Обязанности | – | Пусто, если создано из заявки; текст вводится только на панели Назначение замещающего |
| Связь | – | Замещение хранит номер заявки |
Замещение, созданное кнопкой Назначить замещающего на панели инструментов веб-части Substitutions, не связано с заявкой. В статье оно называется самостоятельным.
Связь односторонняя. Заявка меняет свои замещения; замещение никогда не меняет заявку. Принятие, отклонение или отмена замещения не меняет статус заявки.
Жизненный цикл по шагам
| Событие | Заявка | Замещение | Что видят люди |
|---|---|---|---|
| Сотрудник отправляет заявку типа с согласованием и называет замещающего | Ожидает согласования | Ещё не создано. Имя только хранится в заявке | Замещающий: с именем в строке заявки; согласующий видит ту же строку на вкладке Согласование |
| Согласующий нажимает Согласовать | Согласовано | Создаётся замещение со статусом Ожидает подтверждения и датами заявки | У замещающего появляется счётчик на вкладке Я замещаю |
| Сотрудник отправляет заявку типа без согласования или сам является своим согласующим и называет замещающего | Сразу Согласовано | Замещение создаётся немедленно со статусом Ожидает подтверждения | То же, что выше, без ожидания |
| Замещающий нажимает Принять | Без изменений | Принято | Отсутствие уходит с вкладки Без замещения; метка показывает Запланировано или Идёт |
| Замещающий нажимает Отклонить | Без изменений | Отклонено | Отсутствие остаётся на вкладке Без замещения со статусом «отказался» после имени; руководитель может нажать Назначить |
| Согласующий нажимает Отклонить | Отклонено | Замещения ещё нет; если бы оно было, оно стало бы Отменено. Названного в заявке замещающего никто не спрашивает | Замещающий ничего не видит |
| Сотрудник нажимает Отменить заявку | Отменено | Каждое замещение этой заявки становится Отменено, включая принятые и отклонённые | Замещения исчезают из списков замещающего и отсутствующего |
| Отсутствующий нажимает Отменить замещение | Без изменений. Заявка остаётся Согласовано | Отменено | Отсутствие возвращается на вкладку Без замещения |
| Сотрудник не называет замещающего | Без изменений | Нет | Согласованное отсутствие появляется на вкладке Без замещения у руководителя, если у его типа нет категории Remote |
📝 Заметка
Продукт не отправляет письма и сообщения Teams. Каждый видит изменения, когда открывает веб-часть: согласующий — по счётчику на вкладке Согласование, замещающий — по счётчику на вкладке Я замещаю.
Типичный сценарий
- Anna Berzina подаёт заявку на отпуск с 2 по 13 ноября 2026 года и называет Jonas Kalns замещающим.
- Заявка получает статус Ожидает согласования. Peter Hansen, её руководитель, видит её на вкладке Согласование вместе со строкой «Замещающий: Jonas Kalns».
- Peter нажимает Согласовать. Заявка становится Согласовано, и создаётся замещение со 2 по 13 ноября со статусом Ожидает подтверждения.
- Jonas открывает веб-часть Substitutions, видит счётчик на вкладке Я замещаю и нажимает Принять. Замещение получает статус Запланировано.
- 2 ноября метка меняется на Идёт, а Team Absence Calendar показывает в блоке Сегодня отсутствуют для Anna надпись «Замещает» с именем Jonas Kalns.
- Если Anna отменит отпуск до его окончания, заявка станет Отменено, а замещение исчезнет.
Отсутствия без замещающего
Вкладка Без замещения содержит согласованные отсутствия непосредственных подчинённых руководителя на ближайшие 120 дней (включая уже идущие), кроме отсутствий, тип которых относится к категории Remote. Отсутствие остаётся на вкладке, пока для него не появится принятое замещение, связанное с этим отсутствием.
❗ Важно
Отсутствие без замещающего закрывает только замещение, связанное с этим отсутствием. Самостоятельное замещение для того же сотрудника и тех же дат, созданное кнопкой Назначить замещающего на панели инструментов, показывается в списках, но не убирает отсутствие с вкладки Без замещения. Чтобы закрыть такое отсутствие, используйте кнопку Назначить в строке отсутствия: она открывает панель с сотрудником и датами отсутствия и связывает новое замещение с ним.
Самостоятельные замещения
Самостоятельное замещение нужно, когда заявки нет: передача дел увольняющегося сотрудника, замещение должности или замещающий, о котором договорились после согласования заявки без него. Такое замещение:
- действует в указанные вами даты, и отклонение или отмена любой заявки на него не влияют;
- всё равно должно быть принято замещающим;
- может быть отменено только отсутствующим с помощью Отменить замещение;
- не попадает в список отсутствий без замещающего и не закрывает их.
О бессрочном замещении см. KB10349. Как передать дела при увольнении сотрудника (без даты окончания).
💡 Совет
Если сотрудник забыл назвать замещающего, руководителю не нужно отклонять заявку. Достаточно открыть вкладку Без замещения, нажать Назначить в строке отсутствия и выбрать замещающего. Новое замещение связано с заявкой и с этого момента следует за ней.
