Employee Directory Обзор
Справочник сотрудников показывает данные о каждом сотруднике, поэтому его обычно проверяют тщательнее, чем другие веб-части. В этой статье для текущей версии Vitextra Employee Directory точно описано, что продукт читает, где он хранит параметры и персональные данные и что покидает браузер. Статья дополняет общую статью KB10363. Где продукты Vitextra хранят ваши данные: конфиденциальность, расположение данных и GDPR сведениями, относящимися только к Employee Directory.
Пакет решения содержит три веб-части: Employee Directory, Employee Directory (Entra ID) и New Employees. Если в разделе не сказано иное, сведения относятся ко всем трём. Приведённые ниже факты взяты из исходного кода продукта.
Кратко для специалистов по безопасности
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Где обрабатываются данные о людях? | В браузере вошедшего пользователя - на странице SharePoint или в клиенте Microsoft Teams |
| С чьими правами? | С правами вошедшего пользователя. Все разрешения Microsoft Graph делегированные; нет ни служебной учётной записи, ни доступа только для приложения |
| Что читается? | Профили каталога, фотографии, присутствие, сведения о занятости, руководитель и прямые подчинённые, «люди, с которыми я работаю» - из Microsoft Graph; профили пользователей, навыки и последние документы - из поиска SharePoint |
| Записывает ли продукт данные в Microsoft 365? | Читает данные сотрудников; при редактировании веб-части её конфигурация сохраняется на странице SharePoint |
| Где хранятся параметры? | В свойствах веб-части на странице; необязательная конфигурация по умолчанию для личного приложения Teams хранится на vitextra.com для каждого клиента |
| Что хранится в браузере? | Избранное пользователя (все веб-части) и сжатый кэш справочника (только Employee Directory (Entra ID)) в локальном хранилище браузера |
| Что получают службы Vitextra? | Идентификаторы для проверки лицензии, сохранённые параметры личного приложения Teams и телеметрию использования. Никаких данных каталога, профилей, фотографий, присутствия или календаря |
| Расположение данных | Источник данных каталога и профилей — Microsoft 365. Кэш браузера, избранное и скачанные файлы также содержат копии на устройствах пользователей; Vitextra не копирует и не индексирует справочник |
Какие данные читает Employee Directory
Веб-части обращаются к Microsoft Graph и к REST API поиска SharePoint прямо из браузера с маркером, выданным для вошедшего пользователя. Читаются следующие данные; в столбце разрешения указано делегированное разрешение Microsoft Graph, на которое опирается функция.
| Данные | Источник | Разрешение | Для чего используется |
|---|---|---|---|
| Учётные записи и атрибуты профиля: имя, должность, отдел, организация, расположение офиса, адрес электронной почты, номера телефонов, почтовый адрес, идентификатор и тип сотрудника, состояние учётной записи, тип пользователя, дата создания, назначенные лицензии, локальные атрибуты расширения и пользовательские атрибуты, добавленные редактором | Microsoft Graph /users | User.Read.All | Список справочника, поиск, уточнения, фильтры, New Employees |
| Сведения об одном человеке: «обо мне», увлечения, навыки, учебные заведения, прошлые проекты | Microsoft Graph /users/{id} | User.Read.All | Панель сведений |
| Руководитель и прямые подчинённые | Microsoft Graph /users/{id}/manager, /directReports, /me/manager, /me/directReports | User.Read.All | Столбец Руководитель, панель сведений, быстрый фильтр Моя команда |
| Фотографии профиля | Microsoft Graph /users/{id}/photo/$value | User.Read.All | Карточки, список и панель сведений |
| Участники ролей каталога и список групп | Microsoft Graph /directoryRoles, /groups | Directory.Read.All | Условия фильтра по роли пользователя и по группе |
| Присутствие и сообщение об отсутствии на работе | Microsoft Graph /users/{id}/presence | Presence.Read.All | Индикатор присутствия |
| Сведения о занятости и рабочие часы на сегодня | Microsoft Graph /me/calendar/getSchedule | Calendars.Read | Разделы Доступность и Местное время панели сведений |
| Люди, с которыми пользователь работает чаще всего | Microsoft Graph /me/people | People.Read | Быстрый фильтр Люди, с которыми я работаю |
| Профили пользователей | Поиск SharePoint (результаты по людям) | Не требуется (собственные права поиска пользователя) | Источник данных Профили пользователей веб-части Employee Directory |
| Навыки | Поиск SharePoint (результаты по людям) | Не требуется (собственные права поиска пользователя) | Поиск по навыкам |
| Последние документы человека | Поиск SharePoint: пять последних изменённых документов этого автора | Не требуется (собственные права поиска пользователя) | Раздел Последние документы панели сведений |
Разрешения запрашиваются пакетом решения и один раз одобряются глобальным администратором; см. KB10360. Как одобрить разрешения Microsoft Graph API для решений Vitextra в Центре администрирования SharePoint. Подробное описание каждого разрешения по функциям приведено в статье KB10463. Разрешения Microsoft Graph, необходимые для Employee Directory.
Поскольку каждый запрос выполняется от имени вошедшего пользователя:
- Доступ определяется делегированным маркером. Доступные данные зависят от одобренных разрешений API и действующих прав вошедшего пользователя. Набор людей и атрибутов может отличаться от отображаемого в другом интерфейсе Microsoft 365.
- Поиск SharePoint учитывает разрешения (security trimming). Профили пользователей, скрытые из адресной книги, исключаются, если редактор не включил Показывать скрытых пользователей, а в разделе Последние документы перечисляются только документы, которые просматривающий может открыть.
- Календари показывают только занятость. Раздел Доступность показывает состояние каждого получасового интервала (свободен, под вопросом, занят, нет на месте); темы и места встреч не отображаются.
📝 Заметка
Гостевые учётные записи исключаются из основного списка Entra ID: Employee Directory (Entra ID) фильтрует их в браузере, а источник Graph веб-части Employee Directory — в запросе. Результаты поиска профилей SharePoint зависят от индекса и запроса. Личные быстрые фильтры используют отдельные списки; веб-часть Entra ID пересекает их с загруженным каталогом после применения исключений и предопределённого фильтра.
Employee Directory читает данные сотрудников
Веб-части не изменяют профили сотрудников, учётные записи каталога и элементы календаря и не создают списков SharePoint. Для чтения данных нужны соответствующие разрешения Microsoft Graph и SharePoint. При редактировании веб-части её конфигурация сохраняется на странице SharePoint; для этого нужны права на редактирование страницы.
Пользователь может сохранить данные справочника на своё устройство двумя способами:
- Экспорт - если в группе Экспорт включён параметр Электронная таблица Microsoft Excel, пользователь может скачать результаты в виде файла employee-directory.xlsx. Файл формируется в браузере и содержит видимые столбцы, кроме фотографии и присутствия.
- vCard - действие Скачать vCard сохраняет карточку контакта одного человека в файл.
Действия Чат в Teams, Позвонить в Teams или Отправить сообщение только открывают Microsoft Teams или почтовую программу пользователя; сама веб-часть сообщений не отправляет.
Где хранятся параметры
Свойства веб-части. Все параметры, которые редактор задаёт в панели свойств, - источник данных, столбцы, фильтры, макет, быстрые фильтры, действия - хранятся в свойствах веб-части, внутри страницы в библиотеке Страницы сайта. Они хранятся в версиях вместе со страницей и доступны для чтения всем, кто может читать страницу. В них содержится только конфигурация, а не записи о сотрудниках.
Конфигурация по умолчанию для личного приложения Teams. В SharePoint панель свойств веб-частей Employee Directory и Employee Directory (Entra ID) содержит группу Личное приложение (Microsoft Teams) с текстом «Можно сохранить текущую конфигурацию как конфигурацию по умолчанию для тенанта. Персональное приложение в Microsoft Teams использует эту конфигурацию.» и кнопкой Сохранить параметры. По нажатию кнопки текущие параметры отправляются на vitextra.com, где хранятся для идентификатора вашего клиента и идентификатора продукта веб-части. Когда веб-часть открывается как личное приложение в Microsoft Teams (а не как вкладка канала), она читает эту запись и применяет её поверх собственных свойств.
Сохранённая запись содержит ровно следующие параметры и ничего больше:
| Область | Employee Directory | Employee Directory (Entra ID) |
|---|---|---|
| Источник данных | Источник данных, Сохраненный запрос, Показывать скрытых пользователей, Показывать только пользователей с непустым отделом | Параметры группы Исключить Сотрудников, условия фильтра |
| Столбцы и поиск | Столбцы (в том числе признак участия в поиске), пользовательские атрибуты, поле поиска и его подсказка, Поиск по навыкам | Столбцы (в том числе признак участия в поиске), пользовательские атрибуты, поле поиска, навигация A–Z, Поиск по навыкам |
| Макет | Представление, компактное представление, поля и размер карточки, группировка, сортировка, размер страницы, разбиение на страницы, максимальное число элементов, общее число результатов, панель сведений | Представление, компактное представление, поля и размер карточки, группировка, сортировка, размер страницы, показ всех элементов, общее число результатов |
| Панель уточнений | Включение, расположение, уточнения | Включение, расположение, уточнения |
| Панель сведений | Доступность, Местное время и рабочие часы, Последние документы | Доступность, Местное время и рабочие часы, Последние документы |
| Действия и фильтры | Шесть действий групп Контекстное меню и Быстрые действия, четыре фильтра группы Быстрые фильтры, параметр Экспорт | Шесть действий групп Контекстное меню и Быстрые действия, четыре фильтра группы Быстрые фильтры, параметр Экспорт |
Заголовок веб-части и остальные переключатели группы Панель (Руководитель, Прямые подчинённые, Обо мне, Увлечения, Умения и навыки) в сохранённую запись не входят. У веб-части New Employees конфигурации по умолчанию для Teams нет.
❗ Важно
Сохранённая запись не содержит данных каталога, но содержит всё, что редактор ввёл в параметры, - например, название отдела в условии фильтра, текст параметра Сохраненный запрос или имена пользовательских атрибутов. Не указывайте в этих параметрах персональные данные. Чтобы перестать использовать конфигурацию по умолчанию для Teams, сохраните устраивающую вас конфигурацию или попросите службу поддержки Vitextra удалить запись для вашего клиента.
Избранное в браузере
Быстрый фильтр Избранное (см. KB10214. Быстрые фильтры Employee Directory: мой отдел, моя команда, люди, с которыми я работаю, избранное) хранит людей, отмеченных пользователем командой Добавить в избранное, в локальном хранилище браузера. Ничего не записывается в Microsoft 365 и не отправляется в Vitextra.
- Ключ.
Vitextra.EmployeeDirectory.Favorites.<object ID>, где object ID - идентификатор объекта вошедшего пользователя в Microsoft Entra ID. Поэтому у каждого пользователя, входящего в один и тот же профиль браузера, свой список. - Содержимое. Снимок загруженных атрибутов профиля и пользовательских атрибутов каждого отмеченного человека. Перед сохранением удаляются присутствие, объект руководителя, назначенные лицензии, группы и роли. Снимок хранится до удаления из избранного. Employee Directory показывает сохранённые копии; Employee Directory (Entra ID) по их идентификаторам выбирает актуальные загруженные записи, прошедшие исключения и предопределённый фильтр. Поэтому сохранённый контакт может не отображаться.
- Область действия. Список общий для веб-частей Employee Directory на одном домене SharePoint в одном профиле браузера. Изменения передаются другим вкладкам браузера через событие хранилища. Другой веб-части на той же странице может потребоваться перезагрузка.
- Без перемещения между устройствами. Избранное не переносится на другое устройство, в другой браузер или профиль браузера. Клиент Microsoft Teams использует собственное хранилище, поэтому избранное, заданное в Teams, отделено от избранного в браузере.
- Удаление. Пользователь удаляет человека командой Удалить из избранного. Всё избранное удаляется при очистке данных браузера для сайта SharePoint (см. Как очистить данные, хранящиеся в браузере).
Кэш справочника веб-части Entra ID
Чтобы быстро открываться в крупных клиентах, веб-часть Employee Directory (Entra ID) загружает весь список пользователей из Microsoft Graph и хранит его в локальном хранилище браузера.
- Ключ.
Vitextra.EmployeeDirectory.Data. Значение - сжатый документ JSON со временем загрузки и списком пользователей. - Содержимое. Атрибуты профилей, возвращённые Microsoft Graph, включая руководителей, если они запрашивались. Гостевые учётные записи остаются в кэше, но исключаются при отображении. Заблокированные учётные записи исключаются при включённом параметре Исключать заблокированных пользователей; если он выключен, они могут храниться в кэше и отображаться в списке.
- Обновление. При следующем посещении список сразу показывается из кэша. Если кэш старше 24 часов, веб-часть перезагружает список из Microsoft Graph в фоновом режиме. Над результатами отображается Последнее обновление: с возрастом данных и ссылка Обновить, которая сразу перезагружает список. Изменение параметров исключения или пользовательских атрибутов веб-части также перезагружает список. Порог 24 часа проверяется при загрузке кэша: это не периодический таймер и не гарантированный интервал обновления. При сбое обновления уже загруженный непустой список с датой загрузки остаётся видимым с предупреждением; без таких данных показывается ошибка загрузки. Сохранённый кэш заменяется только после успешной загрузки и записи в хранилище браузера.
- Область действия. Один кэш на профиль браузера и домен SharePoint, без разделения по пользователям и веб-частям. При сбое сохранения текущий список остаётся доступным, а старая сохранённая копия может остаться в хранилище. Полная загрузка при следующем посещении нужна, только если нет пригодного кэша.
Веб-часть Employee Directory (с любым источником данных) и веб-часть New Employees кэш справочника не ведут: они запрашивают Microsoft 365 при каждом открытии страницы. Фотографии профилей хранятся только в памяти, пока открыта страница.
❗ Важно
На общих компьютерах и в киосках кэшированный справочник доступен для чтения следующему человеку, который пользуется тем же профилем браузера, и содержит такие атрибуты, как номера телефонов и адреса всех сотрудников. Выделите каждому человеку отдельную учётную запись Windows или профиль браузера, используйте окно InPrivate (режим инкогнито) или примените политику, которая очищает данные сайтов при закрытии браузера.
Как очистить данные, хранящиеся в браузере
Пользователи и администраторы могут в любой момент удалить избранное и кэш справочника:
- Для одного пользователя, в браузере. Очистите в параметрах браузера файлы cookie и данные сайта для вашего домена SharePoint (например,
https://contoso.sharepoint.com). При этом удаляются избранное, кэш справочника и файлы cookie входа на сайт, поэтому SharePoint снова попросит вас войти. - Для отдельного ключа. В Microsoft Edge или Google Chrome откройте средства разработчика (F12), выберите Application > Local storage > ваш домен SharePoint и удалите
Vitextra.EmployeeDirectory.DataилиVitextra.EmployeeDirectory.Favorites.<object ID>. - Только кэш. Нажмите Обновить, чтобы запросить актуальные данные. Это не удаляет сохранённую копию: она заменяется только при успешной загрузке и сохранении.
- В Microsoft Teams. Клиент Teams использует собственное хранилище; очистите его по процедуре Microsoft для очистки кэша Teams.
- Для парка устройств. На общих устройствах используйте политику браузера, очищающую данные сайтов при выходе, или режим InPrivate.
Что отправляется в Vitextra и Application Insights
Ни один запрос к Vitextra не содержит записей о сотрудниках, атрибутов профилей, фотографий, присутствия, данных календаря, избранного или поисковых запросов. Продукт отправляет только следующее:
| Назначение | Что отправляется | Куда |
|---|---|---|
| Проверка лицензии | Идентификатор клиента, идентификатор объекта вошедшего пользователя, адрес сайта (в Teams - имя узла SharePoint), идентификатор продукта, имя и версия веб-части | vitextra.com |
| Параметры личного приложения Teams | Когда редактор нажимает Сохранить параметры: идентификатор клиента, идентификатор продукта и параметры, перечисленные в разделе Где хранятся параметры. При открытии личного приложения: идентификатор клиента и идентификатор продукта, чтобы прочитать запись | vitextra.com |
| Телеметрия использования | Одно событие «Load Web Part» при каждой отрисовке: имя и версия веб-части, идентификатор и адрес сайта, идентификатор объекта пользователя, язык сайта и интерфейса, признак работы веб-части в Teams. Для ошибок: имя веб-части, идентификатор и версия решения, адрес сайта и сведения об ошибке | Azure Application Insights |
| Файлы продукта | Обычные запросы файлов скриптов веб-частей | static.vitextra.com |
Во всех этих запросах пользователь идентифицируется идентификатором объекта учётной записи - GUID, а не именем или адресом электронной почты. Как и любой клиент Application Insights, SDK телеметрии добавляет к каждой записи стандартный технический контекст, например анонимный идентификатор сеанса и сведения о браузере. Состояние лицензии показывается в группе Сведения панели свойств; если vitextra.com недоступен, веб-части продолжают работать.
📝 Заметка
Обработка идентификаторов лицензии и телеметрии компанией Vitextra описана в Политике конфиденциальности. Vitextra не получает содержимое вашего справочника.
Какие узлы нужно разрешить
Если исходящие подключения ограничены, браузерам и клиентам Teams пользователей нужен доступ по HTTPS к следующим узлам:
- ваш домен SharePoint (
<tenant>.sharepoint.com) иgraph.microsoft.com- все данные каталога, профилей, поиска, присутствия и календаря; static.vitextra.com- скрипты веб-частей (обязательно: без него веб-части не загружаются);vitextra.com- проверка лицензии и параметры личного приложения Teams;dc.services.visualstudio.com- телеметрия Application Insights (необязательно: если узел заблокирован, веб-части работают без неё);spoprod-a.akamaihd.netи сети доставки содержимого Microsoft, которые уже использует SharePoint, - значки типов файлов в разделе Последние документы и значки Fluent UI;teams.microsoft.com- только когда пользователи выбирают Чат в Teams, Позвонить в Teams или Назначить встречу.
Защита данных и GDPR
- Контролёр и обработчик. Данные каталога принадлежат вашему клиенту Microsoft 365; вы являетесь контролёром, а Microsoft - вашим обработчиком. Employee Directory показывает эти данные пользователям, которые уже имеют право видеть их в Microsoft 365.
- Минимизация данных. Администраторы решают, какие столбцы, пользовательские атрибуты и разделы панели сведений отображаются. Отключите ненужные разделы, например Доступность или Последние документы, и не добавляйте конфиденциальные пользовательские атрибуты.
- Хранение на устройствах. Избранное остаётся до удаления пользователем или очистки данных браузера. У кэша нет срока автоматического удаления: загрузка копии старше 24 часов запускает попытку фонового обновления. Успешная загрузка заменяет сохранённую копию, если хранилище браузера позволяет её записать; при сбое старая копия остаётся.
- Право на удаление. Удалённый в Microsoft Entra ID человек исчезает из справочника после следующей успешной загрузки данных; гарантированного срока удаления в 24 часа нет. Копии в избранном остаются до удаления пользователями. См. KB10363. Где продукты Vitextra хранят ваши данные: конфиденциальность, расположение данных и GDPR.
💡 Совет
Для анкеты по безопасности объедините эту статью со статьёй KB10463. Разрешения Microsoft Graph, необходимые для Employee Directory - обоснование разрешений - и статьёй KB10363. Где продукты Vitextra хранят ваши данные: конфиденциальность, расположение данных и GDPR - общие положения компании. Чтобы заключить соглашение об обработке данных, обратитесь в службу поддержки Vitextra.
Связанные статьи
- KB10363. Где продукты Vitextra хранят ваши данные: конфиденциальность, расположение данных и GDPR
- KB10463. Разрешения Microsoft Graph, необходимые для Employee Directory
- KB10360. Как одобрить разрешения Microsoft Graph API для решений Vitextra в Центре администрирования SharePoint
- KB10214. Быстрые фильтры Employee Directory: мой отдел, моя команда, люди, с которыми я работаю, избранное
